2.2. Документальний облік руху виробничих запасів

Всі види матеріалів, напівфабрикатів і комплектуючих виробів для основного виробництва, а також для ремонтно-експлуатаційних потреб, що надходять на ПАТ “КВБЗ” закріпляються за відповідними складами ЦСГ (цеху складського господарства) розпорядженням директора по закупкам-начальника УЗіМ (управління закупок і маркетингу):

№ 1- “ Лакофарбувальні матеріали”, № 2 “ Метал, труби”, №3 “Допоміжні матеріали”, № 4 “Литво для вагонобудування”, № 5 “Лісоматеріали”, № 6 “Інструмент”, №8 “Запасні частини”, №9 “Комплектуючі для вагонобудування”, №11 “Паливо”, №12 “Осі, колеса”.

Правильна і раціональна організація обліку матеріальних цінностей забезпечується чіткою системою документообігу і суворим порядком оформлення операцій по руху матеріалів. Всі операції, пов’язанні знадходженням, переміщенням і відпуском матеріальних цінностей на ПАТ «КВБЗ» оформляються первинними документами.

Форми документів, які використовуються в оформленні обліку сировини і матеріалів затверджені Наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 р. № 193 “Про затвердження типових форм первинних документів по обліку сировини і матеріалів“.

Основні з них:

форма № М-4 «Прибутковий ордер»;

форма № М-7 «Акт про прийом матеріалів»;

форми № М-8, № М-9 «Лімітно-забірна картка»;

форма № М-11 «Накладні-вимога на відпустку (внутрішнє переміщення) матеріалів» і інші форми, затверджені названим Наказом.

На ПАТ “КВБЗ” всі матеріали, напівфабрикати і комплектуючі вироби для основного виробництва, ремонтно-експлуатаційних потреб закріплюються за визначеними складами цеху складського господарства розпорядженням директора Управління по закупкам і маркетингу.

На матеріали, що надходять по договорах закупки, постачання й інших аналогічних договорах, підприємство одержує від постачальника (відправника вантажу) розрахункові і супровідні документи.

Розрахункові документи на матеріали (рахунки-фактури, накладні, податкові накладні), передаються відповідному підрозділу організації як підстава для приймання і прийняття до бухгалтерського обліку матеріалів. При прийманні матеріалів необхідно:

- зареєструвати документи в “Журналі обліку вантажів, що надходять”;

- перевіряти відповідність даних цих документів договорам постачання по асортименту, цінам і кількості матеріалів, способу і термінам відвантаження й інших умов постачання, передбаченим договором;

- перевіряти правильність розрахунків у розрахункових документах;

- оплатити розрахункові документи чи цілком чи частково;

- визначати фактичні розміри відповідальності у випадку порушення умов договору;

- передавати документи в підрозділи організації в терміни, передбачені правилами документообігу організації.

Для одержання матеріалів зі складу чи постачальника від транспортної організації уповноваженій особі видаються відповідні документи і доручення на одержання матеріалів.

Оформлення доручень відбувається в порядку, установленому чинним законодавством по формах № М-2. Доручення видається звичайно терміном на 10 днів (Додаток Г).

При прийнятті матеріали піддаються ретельній перевірці у відношенні відповідності асортименту, кількості і якості. Порядок і терміни приймання матеріалів по кількості і якості встановлюються спеціальними нормативними документами.

Прийняття й оприбуткування матеріалів, що надходять, оформляється відповідними складами, як правило, шляхом складання прибуткових ордерів форми № М-4 (Додаток Д), при відсутності розбіжностей між даними постачальника і фактичних даних. Прибутковий ордер форми № М-4 в одному екземплярі складає матеріально відповідальна особа в день надходження матеріалів на склад.

Прибутковий ордер повинний виписуватися на фактично прийняту кількість матеріалів.

У випадку невідповідності матеріалів, що надійшли, асортименту, кількості і якості, зазначеним у документах постачальника, а також у випадках, коли якість матеріалів не відповідає пропонованим вимогам (ум'ятини, подряпини, поломка, бій, і т.д.), приймання здійснює приймальна комісія, що оформляє її актом про приймання матеріалів форми № М-7 (Додаток Ж).

Акт у двох екземплярах складається членами приймальної комісії з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи і представника відправника (постачальника) чи представника незацікавленої організації.

Після приймання матеріалів акти з додатком документів (транспортних накладних і т.д.) передають: один екземпляр - а бухгалтерію для обліку руху матеріалів, інший – в юридичний відділ для оформлення претензійного листа постачальнику.

У випадку складання прийомного акта форми № М-7 прибутковий ордер (форма № М-4) не оформляється.

Матеріали повинні оприбутковуватися у відповідних одиницях виміру (вагових, об'ємних, лінійних, у штуках). По цих же одиницях виміру встановлюється облікова ціна.

Якщо в розрахункових і супровідних документах постачальника зазначена більш велика (чи більш дрібна) одиниця виміру (наприклад, у тоннах), чим прийнято на підприємстві (наприклад, у кілограмах), такі матеріали прибуткуються в тій одиниці виміру, що прийнята на даному підприємстві.

Перелік матеріалів, що можуть завозитися транзитом безпосередньо в підрозділи організації, оформлений розпорядчим документом по підприємству (СТП 08-75-2004).

Здача підрозділами на склад матеріалів оформляється накладними на внутрішнє переміщення матеріалів.

Матеріали, отримані від інших організацій (у тому числі безоплатно) і виготовлені на підприємстві, також підлягають оприбуткуванню на відповідні склади підприємства (Додаток З).

Під відпуском матеріалів на виробництво розуміється їхня видача зі складу (комори) безпосередньо для виготовлення продукції (виконання робіт, надання послуг).

Матеріали відпускаються з центральних складів підприємства в цехові склади, і з цехових складів (комор) у виробництво (ділянкам, бригадам, безпосередньо на робочі місця) відповідно до встановлених норм і обсягів виробничої програми (завданнями).

Первинними обліковими документами по відпуску матеріалів із складів підприємства в підрозділи підприємства є лімітно-забірна карта (форма № М-8) (Додаток К), вимога-накладна (форма № М-11), (Додаток Л).

Лімітно-забірна карта призначена для відпуску матеріалів, систематично споживаних для виготовлення продукції, а також для контролю за дотриманням лімітів. Відпуск матеріалів понад ліміт дозволяється при наявності дозволу керівника управління закупки і маркетингу. На документах указуються причини понадлімітної відпустки матеріалів.

Вибуття матеріалів у результаті їхнього продажу оформляється відповідним підрозділом підприємства, що здійснює постачальницько-збутові функції, або посадовою особою, що виконує аналогічні функції, шляхом виписки накладної на відпуск матеріалів на сторону (форма № М-15), на підставі договорів чи інших документів і з дозволу керівника підприємства. Під час перевезення вантажів автотранспортом оформляється товарно-транспортна накладна (Додаток М).