5. Организация официального приема

Прием является заключительной стадией работы с иностранными (или отечественными) гостями, который обычно проводится в конце их визита, когда уже определены цели, намечены планы действий, получен какой-либо результат от переговоров.

Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Их организация, проведение и даже такие мелочи как рассадка за столом, выбор и подача блюд, способны повлиять на дальнейшие отношения между сторонами.

Итак, прежде всего вам необходимо определиться с видом приема, который вы решите организовать для иностранных предпринимателей. При выборе приема стоит учитывать - насколько время начала и его продолжительность удобны вам и вашим гостям. Выполняя работу, вы можете выбрать один из трех предлагаемых приемов, т.е. либо «Завтрак», либо «Обед», либо «Ужин».

Напоминаем:

«Завтрак» устраивается в промежутке с 12 до 13 час.

Продолжительность - 1 – 1,5 часа.

«Обед» устраивается в промежутке с 19.30 до 20.30 час.

Продолжительность - 3 – 3,5 часа.

«Ужин» проводится в промежутке с 21.00 до 21.30 час.

Продолжительность - 3 – 3,5 часа. От «Обеда» отличается лишь тем, что на «Ужине» не подается суп.

Определившись с видом приема, выполните его организацию по следующим пунктам:

• Составление списка приглашенных. Решите, кого следует пригласить; сколько человек, по вашему мнению, должно быть с Российской стороны. Обоснуйте ответ.

• Рассылка приглашений и получение ответа на них. Оформите (на специальном бланке или красиво от руки) образец приглашения. Желательно, чтобы ответ на него написали не вы, а кто-либо из ваших одногруппников.

• Размещение гостей за столом. После того, как состав участников определен, и получены ответы на приглашения, составляется план размещения гостей за столом. Особое внимание уделите выбору почетного места для главы иностранной делегации.

При размещении гостей за столом помните о следующих правилах:

– женщину не сажают с женщиной и на торцы стола, если там не сидят мужчины.

– два иностранца из одной страны не сидят вместе.

– мужа обычно не сажают рядом с женой.

– последние два места занимают сотрудники своего учреждения.

• Составление меню. Меню праздничного «Ужина», «Обеда» или «Завтрака» должно состоять из:

– холодных и горячих закусок;

– первых блюд (если речь идет об «Обеде»);

– вторых блюд;

– десерта.

Определите, какие напитки наиболее подходят к выбранным блюдам и обоснуйте свой выбор. Более подробная информация об организации и проведении приема дана в приложении 2.

Решая, что подать на стол, необходимо помнить, что блюда должны сочетаться между собой (если вы выбираете рыбную закуску, то не следует в качестве основного блюда предлагать рыбу). Кроме того, при составлении меню следует учесть особенности национальной кухни той страны, откуда прибыла делегация. В противном случае может произойти неприятный конфуз, если вы предложите блюда, не пользующиеся предпочтением у иностранных гостей. Получить информацию об особенностях национальной кухни вы можете в приложении 3.

• Выбор костюма. Естественно, для официальных приемов нужно подбирать определенный вариант одежды. Опишите или можете изобразить свои предложения в виде рисунка – каким должен быть выходной мужской и женский костюм для организуемого вами приема.

Дополнительно к этому, попробуйте подобрать полный гардероб (рубашку, ботинки, галстук, носки) к костюмам: серого, темно-коричневого, темно-синего и песочного цветов.

• Подготовка речей и тостов. По международному протоколу на приемах тосты обычно не произносят. Если это происходит, то, как правило, первый тост говорит хозяин, как съедена закуска или основное горячее блюдо. Ответный тост произносит глава иностранной делегации перед десертом.

Ваша задача – подготовить речь от имени хозяина принимающей стороны. Речь или тост должен включать в себя:

-приветствие в адрес почетного гостя;

-общие положения, послужившие поводом для встречи;

-общепринятую форму пожелания гостям процветания, счастья и т.п.

Право написания ответного тоста можете предоставить кому-либо из ваших одногруппников.