Распорядительные документы

Одна из важнейших функций государственного управления - функция подго­товки, процедур принятия и реализации управленческих решений. Эти решения фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнитель­ной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных пра­вовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной реги­страции, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (с изменениями на 11 февраля 1999 г.)', и с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68, и индивидуальных инструкций, разрабатываемых федеральными орга­нами исполнительной власти на основе Типовой инструкции.

В соответствии с требованиями Типовой инструкции при подготовке докумен­тов используется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с при­менением шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления таблич­ных материалов), 13,14,15, Times DL размером № 12,13,14 через один-два интервала.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти - головными исполнителями законопроектов - с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительной записки, в которой содержатся изложение предмета законода­тельного регулирования и концепция законопроекта;

финансово-экономического обоснования принимаемых решений (в случае вне­сения законопроекта, касающегося вопросов введения или отмены налогов, освобож­дения от их уплаты, выпуска государственных займов, изменения финансовых обяза­тельств государства и других законопроектов, предусматривающих расходы, покры­ваемые за счет федерального бюджета);

перечня актов федерального законодательства, которые в связи с данным за­коном утрачивают силу, приостанавливаются, изменяются, дополняются или прини­маются;

заключения Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии за­конопроекта законодательству Российской Федерации.

Законопроект печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. На расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

Обязательными реквизитами законопроекта являются:

наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ, которое печа­тается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

наименование вида документа - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН, которое располагается на расстоянии двух межстрочных интервалов от первого реквизита, печатается прописными буквами раз­мером шрифта не более № 16, может быть выделено полужирным шрифтом и вырав­нивается по центру;

заголовок, который располагается на три межстрочных интервала ниже пре­дыдущего реквизита, печатается через один интервал, выделяется полужирным шриф­том и выравнивается по центру. Заголовок пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?";

текст, который отделяется от заголовка тремя-четырьмя межстрочными ин­тервалами и печатается через два интервала;

подпись, отделяемая от текста тремя межстрочными интервалами. Слова "Пре­зидент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов;

визы, проставляемые на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

Текст законопроекта может состоять из преамбулы и основной части, которая, в свою очередь, может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Части, разделы, главы могут иметь заголовки, которые печатаются прописными буквами шрифтом размером № 14, выравниваются по центру и могут выделяться по­лужирным шрифтом. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через один межстрочный ин­тервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с пропис­ной буквы вразрядку, номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом.

Статьи имеют сквозную нумерацию, в зависимости от содержания их текст мо­жет подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов оформ­ляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Представляемый в Правительство Российской Федерации законопроект должен быть завизирован руководителями федеральных органов исполнительной власти, под­готовивших (вносящих) законопроект, или лицами, исполняющими их обязанности, руководителем Министерства юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заин­тересованных органов и организаций.

Постановление

Постановление - ведомственный нормативный правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной вла­сти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и колле­гиальными органами исполнительной власти субъектов Федерации, руководящими коллегиальными органами общественных организаций при решении наиболее важных задач с учетом функций и компетенции этих организаций'.

Подготовку проектов постановлений осуществляет одно из структурных под­разделений федеральных органов исполнительной власти или специально создавае­мые рабочие группы.

Постановление включает следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• наименование вышестоящего органа;

• наименование органа, издающего постановление;

• наименование вида документа;

• дату и номер документа;

• место издания;

• заголовок;

• подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст постановления может включать вступительную часть, заканчивающуюся ключевым словом ПОСТАНОВЛЯЕТ, или непосредственно начинаться с этого слова.

Проект постановления согласуется со всеми заинтересованными органами ис­полнительной власти и визируется их руководителями. При этом обязательна проце­дура их юридической экспертизы и виза руководителя юридической службы.

Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опуб­ликования. .

Приказ

Приказ является правовым актом, издаваемым в целях разрешения важнейших оперативных вопросов деятельности организации руководителем организации, учре­ждения или замещающим его лицом, который действует на основе единоличного принятия решений. Приказы издаются либо во исполнение нормативных документов вышестоящих органов, либо в инициативном порядке по вопросам внутренней дея­тельности организации.

По организационным вопросам приказы издаются в случае создания, реоргани­зации или ликвидации учреждения, создания временных или постоянных коллегиаль­ных или совещательных органов, для утверждения структуры и штатов, введения в действие различных документов (постановлений, должностных инструкций, регла­ментов, правил и т.д.).

Приказами по основной деятельности утверждаются порядок финансирования деятельности организации, ее информационного, документационного, материально-технического обеспечения, содержание и формы организации деятельности каждого ее подразделения.

Приказами по личному составу регулируются прием, передвижение, увольнение работников, вопросы отпусков, присвоения разрядов, вынесения поощрений и взы­сканий.

Приказы оформляются на бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.

Обязательные реквизиты приказа включают:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации (подразделения) - автора документа;

• название вида документа;

• дату и номер документа;

• место издания;

• заголовок;

• подпись.

Порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений) устанавливается Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.) и разработанными на ее основе индивидуальными инструкциями по делопроизводству конкретных министерств и ведомств.

Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основа­нии поручений руководителя федерального органа исполнительной власти, его замес­тителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам гото­вит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти или по его поручению заместителем руководителя.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) яв­ляется обязанностью службы ДОУ.

Заголовок приказа строится по схеме "о чем?", пишется без кавычек и выделяет­ся полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается че­рез один межстрочный интервал. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст приказа отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через полтора интервала от левой границы тек­стового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами: в целях, в соответствии, во исполнение и т.д. Если приказ издается на осно­вании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование это­го документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Слово "приказываю" печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых дей­ствий с указанием исполнителя каждого действия и срока его исполнения. Распоря­дительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются араб­скими цифрами. Последний пункт содержит сведения о подразделении или должно­стном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый, изменяемый или дополняемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. В этом случае текст пункта должен начинаться словами Признать утратившим силу.

Проекты приказов визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поруче­ния, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими органами или органи­зациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка, с указа­нием названий федерального органа исполнительной власти и других органов или ор­ганизаций. При оформлении совместного приказа:

- наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

- единая дата совместного приказа должна соответствовать дате более поздней подписи и располагается центрированно;

- регистрационный номер должен состоять из регистрационных номеров доку­мента каждой из организаций, участвовавших в подготовке документа, номера про­ставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе;

- подписи располагаются ниже текста на одном уровне.

В практике организаций нередко возникает необходимость подготовить выпис­ку из приказа по основной деятельности, т.е. копию какой-либо части или пункта под­линного документа.

Выписка из приказа должна содержать все реквизиты приказа до распоряди­тельной части и часть требуемого текста распорядительной части.

Чтобы выписка из приказа не утратила юридической силы документа, она должна иметь отметку о заверении копии.

Распоряжение

Распоряжения издаются единолично руководителями организаций по текущим оперативным вопросам повседневной административной, кадровой, финансовой, про­изводственно-хозяйственной деятельности, поэтому срок их действия, как правило, ограничен.

Правила составления распоряжения те же, что и правила составления приказов, но ключевое слово приказа "ПРИКАЗЫВАЮ" заменено словом "ОБЯЗЫВАЮ" или " РЕКОМЕНДУЮ", разделяющим вступительную и распорядительную части докумен­та.

Распоряжение может состоять только из распорядительной части.