Справочно-информационные документы

Эффективность деятельности организаций и учреждений находится в прямой зависимости от наличия достоверной и своевременной информации. Лишенный ин­формации государственный организм начинает работать вхолостую. Однако дейст­венность государственной службы как социального института обусловлена не только наличием информации, но и состоянием технологий ее накопления, обработки и ра­ционального использования и хранения.

Важнейшее место среди источников информации о фактическом положении дел в системе управления занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Хотя по сравнению с организационно-распорядительными документами они выполняют служебную, вспомогательную роль и не содержат поручений, без них невоз­можен процесс подготовки, принятия и реализации обоснованных решений.

В отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные докумен­ты, наоборот, направляются по системе управления снизу вверх - от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя или его заместителей или по горизонтальным связям - между соподчиненными орга­низациями или структурными подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся:

- докладная записка;

- объяснительная записка;

• заявление;

• представление;

• предложение;

• протокол;

• деловая переписка.

Докладная записка

Докладная записка - документ справочно-информационного характера, адресо­ванный руководителю и содержащий обстоятельное изложение вопроса, который от­ражает определенную сторону деятельности организации, с выводами и предложе­ниями, или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации. Она составляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа;

• дата и номер документа;

• заголовок к тексту;

• подпись;

- резолюция;

- отметка об исполнении.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписи.

Внутренняя докладная записка инициируется работником или создается по за­данию его непосредственного руководителя и адресуется руководителю подразделе­ния. Она оформляется на стандартном листе бумаге с теми же реквизитами, что и внешняя докладная записка.

Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, составляемый работником для представления непосредственному руководителю с объяснением причин невыполнения какого-либо по­ручения, нарушения дисциплины или иных действий, событий или фактов. Она оформля­ется на стандартном листе бумаги, ее обязательными реквизитами являются:

• наименование структурного подразделения;

• дата и номер документа;

• наименование вида документа;

• заголовок к тексту;

• подпись;

• резолюция;

• отметка об исполнении.

Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

Заявление

Заявление - документ, адресованный руководителю и содержащий просьбу, ка­сающуюся принятия на работу, увольнения, предоставления отпуска и т.д.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;

• название документа;

• дата и номер документа;

• инициалы, фамилия и должность заявителя;

• подпись автора заявления;

• резолюция.

Представление

Представление - документ, в котором содержится предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации. Оно оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;

• название вида документа;

• дата, номер документа;

• адресат;

• заголовок.

В текст представления может быть включена следующая информация:

• фамилия, имя и отчество представляемого;

• дата рождения;

• образование;

• занимаемая должность;

• наименование структурного подразделения;

• стаж работы (в том числе общий, в данном подразделении и в настоящей должности);

• оценка служебной деятельности;

• оценка деловых и моральных качеств;

• повышение профессионального уровня;

• участие в общественной работе;

• мотивы назначения, перемещения или поощрения;

• должность и структурное подразделение, куда предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывает руководитель подразделения, адресуя его руково­дителю организации.

Предложение

Предложение - документ, который составляется по поручению руководителя и содержит предложения по определенному вопросу. Его текст состоит из обоснования и перечня предложений.

Предложение составляется так же, как и докладная записка.

Протокол

Протокол - документ, с помощью которого документируются процедуры колле­гиального принятия управленческих решений и сами решения.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совеща­ния (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудни­ков подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Протокол оформляется на бланке организации и включает следующие реквизи­ты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата совещания или заседания;

• номер протокола;

• место заседания;

• гриф утверждения;

• заголовок к тексту (название протоколируемого мероприятия);

• подписи.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Постоянная информация вводной части (слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ) печатается прописными буквами непосредственно от края ле­вого поля листа.

Фамилии присутствующих, составляющие переменную информацию, распола­гаются в алфавитном порядке и печатаются через один интервал.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают прописными буквами и располагают от лево­го края поля листа. Вопросы дня нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола строится по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ в соответствии с вопросами повестки дня. Эти слова печатаются прописными буквами, после них ставится двоеточие. Инициалы и фамилия высту­пающего печатаются в именительном падеже, после них ставится тире. Содержание выступления печатается с прописной буквы в форме косвенной речи.

Деловая переписка

Около 4/5 всех входящих и исходящих документов в системе справочно-информационной документации организации занимает деловая переписка, выпол­няющая функцию связи между организациями.

Многообразие видов переписки обусловлено различными способами передачи информации (почтовая связь, электронная связь), содержанием переписки (запросы, уведомления, соглашения, претензии, требования, напоминания, подтверждения, разъяснения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.).

Однако ко всем видам переписки предъявляются единые требования. Все пись­ма оформляются на специальных бланках для писем.

Служебное письмо — один из наиболее распространенных на государственной службе документов передачи информации посредством пересылки по почте.

Служебное письмо оформляется на бланке для писем формата А4 или А5. Его обязательные реквизиты:

• наименование организации - автора;

• почтовые реквизиты организации;

• номер телефона, телетайпа, факса;

• дата и номер документа;

• ссылка на дату и номер входящего документа (для исходящих писем);

• адресат (кому направляется);

• заголовок к тексту, отвечающий на вопрос: "О чем?";

• текст;

• подпись;

• отметка об исполнителе;

• отметка о наличии приложений (в сопроводительном письме).

Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в архи­ве организации, руководителем соответствующего структурного подразделения и за­местителем руководителя организации, курирующим данное подразделение.

На входящих письмах проставляются отметка о поступлении, резолюция руко­водителя организации или структурного подразделения, отметка о контроле (если ис­полнение письма контролировалось службой ДОУ), отметка об исполнении докумен­та и направлении его в дело.

Телеграмма

Телеграмма - группа различных по содержанию документов, передаваемых по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках или на обыч­ном листе бумаги в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала.

Существуют различные категории и виды телеграмм. В соответствии с этим в верхней части телеграммы (кроме простой) пишется:

• Президент Российской Федерации,

• Высшая правительственная,

• Правительственная,

• Срочная,

• Простая.

Основные реквизиты телеграммы включают:

• служебный заголовок;

• указание категории телеграммы;

• отметку о виде телеграммы;

• телеграфный адрес получателя;

• текст телеграммы (составляемый без союзов, предлогов и знаков препинания, без переносов слов);

• подпись;

• регистрационный делопроизводственный номер и дату регистрации;

• адрес и наименование организации-отправителя;

• номер и дату документа, на который дается ответ (в ответных телеграммах);

• визу исполнителя;

• подпись руководителя организации;

• печать.

В тексте телеграммы используются сокращенные обозначения знаков препинания:

• точка-тчк; - запятая - зпт; - двоеточие - двтч;

• кавычки - квч; - скобки - скб; - номер-нр.

Обратный адрес пишется без сокращений, со всеми наками препинания.