БИЛЕТ 1. Состав и характеристика организационно-правовых документов

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относят:

- Устав организации;

- Положение об организации;

- Учредительный договор;

- Положения о структурных подразделениях;

- Регламент;

- Структура и штатная численность;

- Штатное расписание;

- Должностные инструкции работников;

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа. Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационно-правовых документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационно-правовых документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производиться арабскими цифрами.

Организационно-правовые документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

БИЛЕТ 2.ВИДЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.

Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

• документы, действующие на федеральном уровне, - правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;

• правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

• распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Распорядительные документы - постановления, распоряжения, приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000) оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

БИЛЕТ 3.Справочно-информационные документы

Справочно-инф документация – документация, которая выдает информацию, или с помощью которой осуществляется информационный обмен.

Состав справочно-инф документов:

1. Различного рода записки (докладные, объяснительная, служебная,)

2. Предложения

3. Представления

4. Все разновидности переписки

5. Протокол

6. Акт

7. Справка

8. Заключение

9. Отзыв

10. Сводка

11. Список

12. Перечень

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, используемых в качестве обмена между организациями (служебное письмо, теликс, телефонограмма, электронное сообщение).

Виды деловой переписки и их назначение определяются способом передачи деловой информации, которые можно разделить на 2 вида: почтовая и электронная связь. Переписка может иметь нормативный характер, личностный и типовые заявки. Содержанием переписка может быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, гарантия, приглашение и другие.

К справочно-инф док могут относиться протокол, акт, которые не всегда являются чисто юридическими документами.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий выводы и предложения составителя. Записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившихся ситуаций, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешние оформляются на бланке письма, а внутренняя записка может на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, даты и номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Объяснительная записка – документ, объясняющий какое либо действие, факта, случая, происшествия, составленный работником организации и представляющий высшему должностному лицу. Текст состоит из 2 частей: 1)содержит факты, послужившие поводом к ее написанию 2) причины, объясняющие сложившиеся ситуацию. Записку подписывает составитель, датой явл дата составления и подписания.

Служебная записка – аналог должностной записки, но направлена одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных, возникшим проблемам внутри организации.

Протокол – документ, фиксирующий ход чего либо и принятия решения по какому-либо вопросу, также протокол бывает заседаний собраний, который фиксирует ход решений вопросов. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Основная часть состоит из разделов и строиться по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Вводная часть – указываются ФИО председателя и секретаря (если протокол заседания), затем отмечаются персонально в алфавитном порядке ФИО присутствующих. Если их более 10 – указывают их кол-во, а список прилагается. Заканчивается повесткой дня. Из протокола может вытекать самостоятельный документ – выписка из протокола. Проводиться дословная запись части протокола. Протоколы бывают полной и краткой формы. Полной формы – отражает все рассматриваемые вопросы в стенографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения. Краткой формы – когда тексты докладов или выступлений прилагаются, а в самом протоколе только название вопроса. Протокол сокращенной формы кратко излагает суть основных докладов и выступлений.

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Текст акта состоит из двух частей: вводная, основная. В водной части указывается основание его составления (документ с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы. Содержание акта может быть распределено на пункты. В конце акта указывается кол-во экземпляров. Кол-во определяется количеством заинтересованных в нем лиц. Акт подписывает председатель и члены комиссии, причем указывают их временные обязанности.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Содержание может отражают сведенья биографического или служебного характера. Справки отражающие основную деятельность организации могут быть внешними и внутренними. Текст состоит из двух частей: 1) излагаются факты, послужившие основание или поводом для ее составления 2) приводятся конкретные сведенья, отражающие существо вопроса. Справки финансового характера подписывает руководитель орг, бухгалтер и заверяется печатью. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения, а внешние – руководитель предприятия.

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику при решении целого ряда вопросов. В характеристике приводиться отзыв о служебной деятельности, оценка моральных и иных качеств. Текст: 1) анкетные данные: ФИО, должность, учетную степень, звание, год рождения, образование. Может излагаться столбиком через один межстрочный интервал. 2) данные о трудовой деятельности, специальность, продолжительность работы, сведенья о продвежениях по службе, уровень проф мастерства и т.п. 3) собственная характеристика – оценка морально-политических качеств, отношение к работе, повышение проф и полит уровня, участие в общественной жизни, поведение в быту, отношение к работе. 4) вывод, в котором указывают назначение характеристики. Текст характеристики излагается только от 3его лица. Подписывают два должностных лица и заверяют печатью.

Доверенность – документ, который организация выдает должностным лицам на получение ими товарно-материальных ценностей, или на совершение каких-либо действий. Должна обязательная содержать сведенья из документа, подтверждающее личность (паспорт). Заверяется гербовой печатью.

Телеграмма – документальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов, местоимений, без переносов. Знаки препинания пишутся словами.

Телефонограмма – является официальным сообщением, переданным по телефону и используется для передачи, приема и записи оперативной информации.

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации или комиссии по какому-либо вопросу. Текст: 1) кратко изложена существо вопроса 2) излагаются конкретные замечания по существу вопроса, выводы и предложения.

Письма: инструктивные, которые исходят из гос или местных органов власти и содержат рекомендации и указания, разъяснения. Информационные – содержат сообщения, вопросы, напоминания. Коммерческие – обращения покупателя к продавцу с просьбой дать какую-либо информацию о услугах. Рекламационные – требующие возмещение убытков, нанесенных из-за несоблюдения контракта другой стороной. Кредитные – при заключении контрактов. Письма-запросы – просьбы разъяснить какой –либо факт или действия и побуждают дать ответное письмо. Сопроводительные – включают пояснения, высылаемые основному документу.

БИЛЕТ 4. Документы по личному составу (документы по трудовым правоотношениям)

К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

• Трудовой договор (контракт)

• Приказ по личному составу (распоряжение),

• Трудовая книжка,

• Личная карточка;

• Личное дело;

• Командировочное удостоверение.

Документы по личному составу содержат персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни), которые относятся к конфиденциальной информации и не подлежат разглашению.Условия о неразглашении персональных данных могут содержаться в трудовом договоре.

При обработке должны соблюдаться следующие основные требования:

• все персональные данные получают у самого работника;

• передача персональных данных третьей стороне должна осуществляться с письменного согласия работника;

• работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные о политических и религиозных убеждениях работника, о его частной жизни;

• работодателю запрещено запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о выполнении работником трудовых обязанностей;

• работодатель должен требовать от третьей стороны, получившей персональные данные, сохранения конфиденциальности;

• работник под расписку знакомится с документами, устанавливающими порядок обработки его персональных данных.

Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». В отношении работников защита персональных данных регулируется также правилами гл. 14 Трудового кодекса РФ.

К документам личного состава относятся документы связанные с движением кадрового состава на предприятии, в зависимости от различного функционального назначения различаются: первичные учетные (например, личная карточка), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка) и т.д.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

по учету кадров;

по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

(данная документация не является организационно-распорядительной документацией).

БИЛЕТ 5.Классификация деловых писем(служебных)

Служебное письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории служебных писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.Основным признаком, по которому служебные письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они пересылаются также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты и курьерской службой.

Письма классифицируются:

А) По функциональному признаку. (Виды и разновидности деловых писем)

1. Письма, связанные с распространением информации

Информационное письмо

Письмо-извещение

Письмо-приглашение

Письмо-уведомление

Письмо-сообщение

Письмо-предложение

Рекламное письмо

2. Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг

Письмо-просьба

Письмо-заявка

Гарантийное письмо

Письмо-запрос

Письмо-заказ

3. Письма-ответы

Письмо-согласие

Письмо-отказ

Письмо-подтверждение

4. Письма претензионного характера

Письмо-напоминание

Письмо-требование

Претензионное (рекламационное) письмо

5. Письма, связанные с выражением внимания и участия

Письмо-поздравление

Письмо-благодарность

Письмо-соболезнование

Письмо-извинение

Рекомендательное письмо

Сопроводительное письмо

Б) По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011—93).

Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

В) По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

Г) По способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

Д) По срокам исполнения письма классифицируются на :

срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

Е) По степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

Ж) По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

З) По степени обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения.

И) По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

БИЛЕТ 6. Система договорно-правовой документации.

К договорно-правовой документации относятся, прежде всего, договора, различные коммерческие акты, доверенности.

Под договором понимается - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

Цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон — его условия, совокупность условий — его содержание.

Общеизвестна роль договора как универсального регулятора хозяйственных связей, всеобъемлющего инструмента коммерции, хозяйственной деятельности. С другой стороны, договор между конкретными сторонами позволяет улавливать и упорядочивать их тончайшие взаимоотношения, избавляя законодателя от этой непосильной и ненужной функции.

Поэтому Гражданский кодекс дает лишь общую характеристику договоров и перечень основных условий, оставляя сторонам возможность сколь угодно конкретизировать, расширять положения, включаемые в каждый конкретный договор. Такую же свободу должны предоставлять и корпоративные нормативные акты.

Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и совершать от своего имени действия, имеющие юридическую силу при выработке и реализации обязательств по договорам.

Структура и реквизиты договора

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят название договора (заголовок), дату и место его составления.

Название договора указывает на юридическую сущность составленного документа (например: «Договор аренды здания»).

Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа.

Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты подписания.

БИЛЕТ 7.Виды приказов

Приказ – документ, в основе которого лежат поручения руководителя организации, направленные для обязательного исполнения должностным лицам или определенному структурному подразделению данной организации. Приказ является официальным документом, имеющим правовую основу.

При составлении приказа следует быть предельно кратким. Следует избегать длинных и не согласованных предложений. Тем не менее, аббревиатуры и сокращения не приемлемы в тексте приказа. При написании данного документа необходимо использовать официально-деловой стиль с использованием понятных для работников терминов. В целом, текст приказа должен быть краток, но при этом полностью доносить до работников цели руководителя организации.

Оформляется приказ, как правило, на общепринятом бланке организации, с непременным указанием самого названия документа, а именно – ПРИКАЗ.

После составления, приказ следует завизировать. Подписывают документ следующие должностные лица организации:

• лицо, подготовившее приказ (как правило, это начальник отдела);

• бухгалтер (в случаях, если дело касается увольнения, направления сотрудника в командировку, предоставления отпуска и т.п.);

• юрист (если цель приказа связана с наложением на сотрудника взысканий или штрафов).

После проставления виз, приказ считается вступившим в силу. Исключения составляют случаи, когда на документе проставлена дата, после наступления которой, приказ вступает в действие.

С приказом должны быть ознакомлены обязательно все должностные лица, указанные в тексте документа. Внизу данного документа (иногда на обратной стороне или на отдельном листе) ознакомленные лица ставят свою подпись и дату, предварительно написав «с приказом ознакомлен».

Существует 3 группы, на которые делятся все приказы:

1. Приказы по личному составу. К ним относятся:

1. отбор и прием кандидата на работу;

2. оформление увольнения работника;

3. оформление командированных сотрудников;

4. закрепление социальных гарантий;

5. оформление поощрений работников и д.р.

2. Приказы по организационным вопросам. Например:

1. утверждение штатного расписания;

2. ликвидация или реорганизация предприятия;

3. разделение полномочий между должностными лицами и т.д.

3. Приказы по основной производственной деятельности. К ним можно отнести:

1. обеспечение предприятия необходимыми для нормальной работы ресурсами (оборудование, материалы и д.р.);

2. содействие в выпуске качественной продукции;

3. регулирование финансирования предприятия и т.п.

БИЛЕТ 8. Личные документы

5. Личные документы используются при обращении в государственные учреждения, к руководству предприятия от лица составителя документа.

6. К личным документам относятся:

7. заявление;

8. анкета;

9. резюме;

10. автобиография;

11. расписка;

12. личная доверенность;

13. визитные карточки,

14. жалоба;

15. претензия;

16. и некоторые другие документы.

18. Личные документы имеют следующие реквизиты:

19. - наименование вида документа;

20. - текст документа;

21. - дата;

22. - подпись.

23. Текст личных документов может быть произвольным.

БИЛЕТ 9.Требования к оформлению бланков

Документы изготавливают на бланках ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов:

А4 (210 x 297 мм),

А5 (148 x 210 мм).

В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297 х 420 мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов — письмам, постановлениям и др.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов, плотность не менее 80 г/м, белизна — не менее 90 % (ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия на бумаге) Бумага должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение реквизитов на бланках производится типографским способом.

При изготовлении бланков размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяют наименование организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях помещения и получение качественных копий с помощью копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 могут размещаться в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

• центрованным, рекомендованным ГОСТ Р 6.30-2003 (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

• флаговым, нередко используемым на практике (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

БИЛЕТ 10.Документооборот

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Объем документооборота организации - общее количество документов за год составляет. Копии документов учитывают отдельно.

Объем документооборота =количество основных документов

Документооборот каждой организации анализируется службой документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для расчета:

• необходимой численности делопроизводственного персонала;

• загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами;

• эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Форма делопроизводства в организации подразделяется на централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно.

Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему по документам.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно исполняет все виды работ с документами.

В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях.

Все документы организации делятся на три документопотока.

• Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

• Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

• Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Необходимо отметить, что документопотоки различны по составу, количеству и движению и работа с каждым из них имеет свои особенности.

БИЛЕТ 11.Нормативно-правовая база делопроизводства

1. Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организаций всех форм собственности. Приведем лишь важнейшие законодательные и нормативные акты, содержащие как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.).

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «Об оказании услуг почтовой связи» и др.) содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.