Остановимся далее на нормативных актах, имеющих для оформления деловых документов первостепенное значение.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота. Инструкция также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.
ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).
БИЛЕТ 12.Современные офисные пакеты-обеспечивают организационное управление деятельностью офиса.
Включают:
Органайзеры используются для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее подразделений. Существуют 2 вида пакетов этого класса:
1) органайзеры для управления проектами. используются для сетевого планирования и управления проектами. Позволяют спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение. К ним относятся Time Line, MS Project, CА - Super Project;
2) органайзеры для организации деятельности отдельного человека. Это электронные секретари для эффективного управления деловыми контактами. Включают, в частности, Lotus Organizer, ACTI.
Программы для распознавания символов используются для перевода графических изображений букв и цифр в ASCII-коды этих символов. Применяются в сканерах. Примерами таких пакетов являются Fine Reader, Cunie Form, Tiger, Omni Page.
Современные офисные пакеты:
Microsoft Office Standard Edition 2003
Как уже говорилось, самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным IDC, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров.
Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.
Microsoft Word 2003
Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности (рис. 2.1).
Microsoft Word - настолько широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом дефакто для всех разработчиков офисных приложений.
Microsoft Outlook 2003
Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.
Microsoft PowerPoint 2003
Microsoft PowerPoint - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд-проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа PowerPoint оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.
БИЛЕТ 13.Документооборот с использованием технических средств
Автоматизация документооборота
В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 3.20.): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.
Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.
Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 3.21.
Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).
Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.
Юридическая сила электронного документа
Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП- механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:
простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
более высокая компактность архивов;
более простой контроль информационных потоков;
большая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
БИЛЕТ 14.Онлайновые справочники и энциклопедии. Поиск информации в Web
В ряде случаев бывает нужно найти не просто документ, содержащий ключевое слово, а именно толкование некоторого слова. При поиске незнакомого термина с помощью поисковой машины вы рискуете получить целый ряд статей, в которых этот термин используется, и при этом так и не узнать, что же он все-таки обозначает.
В ряде случаев можно воспользоваться поиском с ключевыми словами типа "что такое (неизвестный термин)", "(неизвестный термин) - это" или "(неизвестный термин) представляет собой" и т.д.
Однако, если это не новый термин, предпочтительнее начать подобный поиск в онлайновой энциклопедии.
Одной из крупнейших онлайновых энциклопедий является ресурс "Яндекс. Энциклопедии" ( http://encycl.yandex.ru/ ) - этот проект содержит 14 энциклопедий, в том числе статьи из Большой Советской Энциклопедии и "Энциклопедию Брокгауза и Эфрона". К крупным относится и "Энциклопедия Кирилла и Мефодия", которую можно найти по адресу: www.km.ru .
Особенно актуальным является поиск толкований терминов по информационным технологиям, которые развиваются так быстро, что уследить за их появлением очень сложно. (http://www.megakm.ru/pc/)
Следует также обратить внимание на сетевую энциклопедию Wikipedia http://ru.wikipedia.org/ , ( www.wikipedia.com ), которую может редактировать любой желающий. Wikipedia предлагает каждому дописать в огромный справочник ту часть, в которой он считает себя специалистом. Казалось бы, неорганизованная в единый коллектив масса пользователей не может создать сложную упорядоченную структуру, однако рост объема и популярности Wikipedia говорит об обратном. В энциклопедии около 500 000 статей на английском языке.
Ви_ки - гипертекстовая среда (обычно вебсайт ) для сбора и структуризации письменной информации. Характеризуется следующими признаками:
Множество авторов. Некоторые вики могут править все посетители.
Возможность многократно править текст посредством самой вики-среды (вебсайта), без применения особых приспособлений на стороне редактора.
Проявление изменений сразу после их внесения.
Разделение информации на страницы, где у каждой своё название.
Особый язык разметки, позволяющий легко и быстро размечать в тексте структурные элементы, форматирование, гиперссылки и т. п.
Учёт изменений (учёт версий) текста и возможность отката к ранней версии.
БИЛЕТ 15.Документооборот на базе электронной почты
На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять развитую систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется общеизвестная программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа используется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.
Обычно при таком подходе отсутствуют единые автоматизированные справочники для всего предприятия и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. Единственное, что обычно используется в данном случае, — это одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.
Как видно из рис. 5, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым. Регистрация документов производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной, так как становится трудно провести контроль исполнения приказания. Осложняется и контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае используются специализированные автоматизированные системы документооборота.
Рис. 5. Пример
организации документооборота по принципу
«каждый с каждым»
БИЛЕТ 19.Чтобы работа в офисе была безопасной
Для того, чтобы работа сотрудников и всей компании в целом была продуктивной, необходимо планомерно проводить различные мероприятия для создания наиболее благоприятных условий для работы. Одно из них — организация систем безопасности.
Нет никакой разницы, где именно находится офис — будь это современный бизнес-центр или же отдельное помещение или даже небольшое здание. В любом случае в наше неспокойное и сложное время безопасности следует уделять особенное внимание. Причем речь совершенно не обязательно идет о сохранности ценных вещей, оборудования или, скажем, автомобиля Киа, принадлежащего компании и находящегося на стоянке, но и конфиденциальной информации, составляющей коммерческую тайну. Что и говорить, когда-то для обеспечения полной безопасности было достаточно одного охранника с резиновой палочкой, но теперь эти времена прошли.
Для обеспечения безопасности в офисе и наилучших условий для работы сотрудников и сохранности конфиденциальной информации сейчас устанавливаются системы контроля и управления доступом, сокращенно СКД. При этом может преследоваться несколько очень важных целей, но обеспечение безопасности в офисе среди них — главная.
Конечно, сохранность материальных ценностей компании — дело важное. При установке СКД общий уровень безопасности заметно повышается уже хотя бы потому, что теперь можно регулировать доступ сотрудников и посетителей в те или иные помещения офиса или, скажем, на подземную стоянку, принадлежащую фирме, причем доступ может быть организован как индивидуально, так и по определенному расписанию. Таким образом любой сотрудник может быть уверен и в сохранности своего Рено Сандеро, оставленного на стоянке фирмы.
Таким образом возможность закрытия допуска в вечернее или ночное время или в выходные дни, а также ограничения количества людей, имеющих право, скажем, в определенное время входить на склад, в гараж или бухгалтерию также повышает уровень безопасности в фирме в целом.
Установка современных СКД может преследовать еще одну достаточно важную цель — учет рабочего времени. При этом каждый из сотрудников при приходе на работу в начале рабочего дня отмечается, просто приложив специальный брелок к считывающему устройству, то же самое он делает в конце дня, спеша поехать домой на своем автомобиле Мазда Москва уже давно может представить примеры подобной организации. Таким же образом отмечаются периоды отсутствия работника в офисе. Данные собираются, анализируются, в результате выдается наглядная сводная таблица.
Новые комплексные системы призваны обеспечить продуктивную, комфортную и — самое главное — безопасную работу сотрудников компании и отлично с этим справляются.
БИЛЕТ 20.Маркетинговая документация
Для многих приложений необходимо располагать рядом рекламные материалы, с тем чтобы заинтересовать людей, обратив их внимание на продукт. Такая форма документации имеет целью:
подогреть интерес к продукту у потенциальных пользователей
информировать их о том, что именно делает продукт, с тем чтобы их ожидания совпадали с тем, что они получат
объяснить положение продукта по сравнению с конкурирующими решениями
Одна из хороших маркетинговых практик — предоставление слогана — простой запоминающейся фразы, иллюстрирующей то, что мы хотим донести до пользователя, а также характеризующей ощущение, которое создаёт продукт.
Часто бывает так, что коробка продукта и другие маркетинговые материалы дают более ясную картину о возможностях и способах использования программы, чем всё остальное.
Электронная коммерция
Электронная коммерция — это сфера экономики, которая включает в себя все финансовые и торговые транзакции, осуществляемые при помощи компьютерных сетей, и бизнес-процессы, связанные с проведением таких транзакций
*Транза́кция (совершение, договор) — минимальная логически осмысленная операция, которая имеет смысл и может быть совершена только полностью (или полностью отменена).
Или так:
Одно из возможных определений электронной коммерции: "любой вид сделок, при которых взаимодействие сторон осуществляется электронным способом вместо физического обмена или непосредственного физического контакта". Однако, являясь точным, такое определение не отражает революционного духа электронной коммерции, порожденного возникновением новых запросов и технологий и ведущему к коренным изменениям в способах ведения бизнеса.
Современный бизнес характеризуется постоянным ростом возможностей компаний-поставщиков, а также не прекращающимся расширением глобальной конкуренции и повышением уровня требований заказчиков. В ответ этому, деловые предприятия во всем мире меняют способы организации и управления своего бизнеса.