МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агенство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российский государственный торгово-экономический университет

Кафедра «Экономика и управление на предприятиях культуры и туризма»

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Утверждено Редакционно-издательским советом

РГТЭУ в качестве учебного пособия

Москва 2010

ББК 65.050.9 (2Рос) 286я 73

УДК 651.5 (075.8)

Рецензенты: д. ф-м.н., проф. Васичев Б.Н.

к. ф-м.н, Клементова В.Б.

Документирование управленческой деятельности : Учебное пособие /Сост. М.И.Некрасов.-М.: Изд-во РГТЭУ.- 141 с.

ISBN 5-7307-0365-1

В учебном пособии рассмотрена классификация документов, их структура и правила оформления реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30.2003, особенности работы с документами. В краткой и доступной форме рассмотрены все основные вопросы, включенные в государственный образовательный стандарт и учебную программу по дисциплине «Документирование управленческой деятельности». Книга позволит получить основные знания по предмету, закрепить их и приобрести практические навыки при подготовке конкретных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Здесь приведены практические рекомендации по созданию отдельных видов документов, изложены требования, предъявляемые к оформлению письма к деловому партнеру на английском, французском и немецком языках с установленными в соответствующих странах правилами и действующими международными стандартами.

Для студентов, обучающихся по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (ресторанно-гостиничного бизнеса, туризма.

ISBN 5-7307-0365-1 © Российский государственный торгово-экономический университет

Введение

Настоящее учебное пособие написано на основе государственного образовательного стандарта для подготовки экономистов по специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии (ресторанно-гостиничного бизнеса, туризма».

Одним из основных видов деятельности менеджера является организация управления, которая связана с постоянной обработкой поступающей информации и создания множества документов.

Разработка документов и оформление их в соответствии с установленными требованиями [1], отправление и получение коммерческой информации, подготовка к проведению и проведение рекламных PR-акций и др. являются важными составляющими в коммерческой деятельности современной организации. С документацией связана ежедневная деятельность работников аппарата управления от рядовых исполнителей до руководителей всех рангов. Без управленческих документов невозможно осуществлять планирование, финансирование, кредитование, решать вопросы кадрового обеспечения, задачи бухгалтерского учета, отчетности и т.п.

Производственно-хозяйственная деятельность организации фиксируется в договорах, контрактах, коммерческой переписке. Распорядительная деятельность руководителя организации – в приказах, распоряжениях по основной деятельности и по личному составу.

Работа ревизионных и иных комиссий – в актах и т.д.

Документы закрепляют производственные отношения как внутри организации, так и между организациями, установившими деловые отношения. Именно документы служат основным доказательством того или иного факта при разрешении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу или при рассмотрении трудовых конфликтов с сотрудниками организации. Наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, снимает напряженность при комплексных документальных ревизиях организации аудиторами и налоговой службой.

Для организации качественной и быстрой обработки информации в целях своевременного принятия соответствующих организационно-управленческих решений, обеспечения эффективной работы руководителя, менеджера, специалиста необходимо организовать делопроизводство таким образом, чтобы оно отвечало требованиям оперативности и целесообразности.

Рыночная экономика, по своей сути, предполагает непрерывное появление новых идей, реализация которых сопряжена с качественными и количественными изменениями в существующем положении вещей. Любое изменение – есть проект. Проект, в свою очередь, - это разнообразные виды деятельности, характеризующиеся рядом общих признаков. К ним следует отнести координированное выполнение многочисленных, но взаимосвязанных действий, направленных на достижение конкретных целей и определенных результатов в регламентированные отрезки времени.

Понятие проекта включает в себя производственную, финансовую, складскую, управленческую и другие системы. Причинами возникновения проектов могут быть открывшиеся возможности, чрезвычайная ситуация, необходимость проведения структурно-функциональных преобразований, реорганизации, реструктуризации, реинженеринга и др. Они определяют: масштаб проекта (малый, моно-, мульти - или мегапроект); сроки его реализации (краткосрочный, средний, длительный); уровень участников ( федеральный, региональный, местный; отечественный, международный); сложность (простой, организационно-, технически-, ресурсно-, комплексно-сложный); характер проекта (маркетинговый, образовательный, инновационный, чрезвычайный, антикризисный и др.).

Организация, планирование и координация трудовых, финансовых и материальных ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение поставленных целей, составляют понятие управления проектами (progect menedgment) [2].

В общем случае управление проектами можно рассматривать как набор множеств заимосвязанных работ, благодаря которым входные воздействия преобразуются в выходные результаты. Более того, управленческим отношениям присущи две взаимосвязанные стороны – информационная и организационная.Структуризация проекта включает определение фаз жизненного цикла – промежуток времени между его появлением, разработкой, исполнением, эксплуатацией и завершением. Концептуальная инвестиционная фаза включает в себя (укрупненно): зарождение идеи проекта; анализ инвестиционных возможностей; предварительный технико-экономический анализ; технико-экономическое обоснование; планирование проекта; организацию финансирования проекта.

Реализационная фаза проекта содержит разделы (укрупненно): переговоры и заключение договоров и контрактов; проектирование (в свою очередь, состоящее из ряда стадий); строительство объектов (изготовление продукции); маркетинг; обучение.

Эксплутационная фаза проекта включает (укрупненно): приемку проекта и запуск объектов; производство; замену оборудования; расширение, модернизацию, инновацию; закрытие.

Управление проектом на всех этапах его жизненного цикла можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя [2].Значительная часть информации, используемой в управлении, фиксируется в имеющих юридическую силу документах. Документы являются связующим звеном между работами, стоимостью, необходимыми ресурсами, временем. При формировании проекта должны разрабатываться управленческая, техническая, коммерческая, финансовая, стратегическая и другие виды документации, а также информационная документация о работе автоматизированной системы управления документооборотом.

Существенное значение для организации проекта имеет: обоснование эффективности инвестиционного проекта; выбор варианта; разработка проектно – сметной документации; документов, обеспечивающих материально-техническую подготовку проекта и поставки.

При разработке проекта необходимо контролировать ход его выполнения, что обеспечивается документацией, регулирующей этот процесс.

Таким образом, выполнение проекта представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации.

Информация – важнейшая производительная сила общества. Обладание информацией означает наличие богатства, превосходящего по своему значению материальные ценности.

Учитывая возможность использования данного пособия для изучения курса «Документирование управленческой деятельности» студентами, обучающимися по другим специальностям, а также желающими других категорий пользователей, авторы сознательно пошли на сохранение общего описательного стиля изложения с четкой формулировкой основных понятий и свойств, дополнив его элементами деловой игры. Здесь представлены образцы учредительных, организационных и справочных документов, документы, необходимые для организации производственно-хозяйственной деятельности, рекламу продукции (видов услуг), договорные отношения по совместной деятельности с организациями и их оформление с учетом современных требований. В необходимых случаях при изложении материала приводятся примеры, а в конце каждой из глав - вопросы для самоконтроля.

Для списка литературы выбрана форма, содержащая под № 1 (1.01…1.21) правовые и нормативные документы Российской Федерации, регулирующие работу с информацией. Литература с № 2 по № 14 посвящена основному рассматриваемому вопросу, и под № 15 (15.01…15.09) приведены словари и справочные пособия по русскому языку и практической стилистике для квалифицированной работы над реквизитом 20 – текстом документа.

У студентов вырабатываются необходимые навыки по разработке документов, формируются приемы, приобретаются знания и закрепляются навыки работы с документами в течение жизненного цикла последних, формируется личность будущего специалиста-руководителя больших или малых коллективов с необходимыми профессионально значимыми качествами.

Основной акцент в настоящем учебном пособии делается на изучение основ документационного обеспечения управленческой деятельности. Назначение пособия – в сжатой форме сконцентрировать важнейшие требования по работе с документами и дать основные положения, термины и определения изучаемого предмета.

Пособие преследует цель приобретения и закрепления базового объема знаний по основным аспектам курса «Документирование управленческой деятельности».

Его основное назначение – в удобном формате и в сжатой форме сконцентрировать важнейшие требования по работе с документами и тем самым предоставить студен там возможность во время практической работы иметь под рукой основные положения, термины и определения изучаемого курса.

Учебное пособие состоит из 7 глав, каждая из которых содержит необходимые сведения в удобной для понимания и запоминания форме.

Данное издание нацелено на развитие личности готовящих себя к практической деятельности будущих менеджеров.