Обеспечение целостности данных в базе

Целостность данных подразумевает, что данные, введенные в общее поле двух связанных таблиц, должны совпадать.

Обязательными условиями поддержки целостности данных в приложении Access являются следующие:

• обе таблицы должны принадлежать одной базе данных

• связываемые поля имеют одинаковый тип данных, причем имена полей могут быть различными;

• связанное поле главной таблицы должно быть ключевым или иметь уникальный индекс.

Рассмотрим правила, которые будут поддерживаться программой Access, если используются условия целостности данных:

• в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи;

• однако в поле внешнего ключа можно ввести значение Null, чтобы показать, что данная запись не является связанной ни с какой другой записью главной таблицы;

• в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;

• нельзя изменить значения ключа связи в записи главной таблицы, если в подчиненной таблице имеются связанные с ней записи.

Кроме того, при выборе опции обеспечения целостности в окне Изменение связей доступными становятся еще две опции, которые позволяют активизировать автоматическое выполнение каскадного удаления и каскадного обновления данных.

Установленный флажок каскадное обновление связанных полей означает, что при изменении данных ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются соответствующие значения поля в связанных записях.

Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи в главной таблице будут удалены все связанные записи в подчиненной таблице.

Следует отметить, что если ключевое поле главной таблицы – это поле счетчика, то нет смысла устанавливать флажок каскадное обновление связанных полей, так как значение поля счетчика изменить невозможно.

Пример выполнения работы

Задание №1. Создайте пять таблиц в режиме конструктора: Товары, Поставщики, Клиенты, Поступление товара, Выдача товара.

1) Товары

Имя поля	Тип данных	Описание
КодТ	Счетчик	Код товара
Наименование	Текстовый	Наименование товара
Ед_измерения	Текстовый	Единица измерения товара
Наличие	Логический	Наличие товара на складе

Требования к полям таблицы:

• В поле Ед_измерения необходимо создать список подстановок: кг, шт. Для этого необходимо воспользоваться Мастером подстановок.

• В столбце Тип данных поля Ед_измерения нужно выбрать строку Мастер подстановок.

• В первом диалоговом окне Мастера подстановок выбрать переключатель, определяющий ввод фиксированных значений. Нажать кнопку Далее.

• Во втором окне Мастера подстановок ввести число столбцов: 1; ввести значения, которые будет содержать столбец подстановки: кг, шт. Нажать кнопку Далее.

• В следующем окне нажать кнопку Готово.

• Поле КодТ сделать ключевым.

2) Поставщики

Имя поля	Тип данных	Описание
КодП	Счетчик	Код поставщика
Фирма	Текстовый	Наименование фирмы-поставщика
Адрес	Текстовый	Адрес фирмы-поставщика
Телефон	Текстовый	Телефон (факс) фирмы
Счет	Текстовый	Банковские реквизиты

Требования к полям таблицы:

• Поле КодП сделать ключевым.

3) Клиенты

Имя поля	Тип данных	Описание
КодК	Счетчик	Код клиента
Фирма	Текстовый	Наименование фирмы-клиента
Адрес	Текстовый	Адрес фирмы-клиента
Телефон	Текстовый	Телефон (факс) фирмы
Счет	Текстовый	Банковские реквизиты

Требования к полям таблицы:

• Поле КодК сделать ключевым.

4) Поступление товара

Имя поля	Тип данных	Описание
КодТ	Числовой	Код товара
КодП	Числовой	Код поставщика
Дата	Дата/время	Дата поступления товара
Количество_товара	Числовой	Количество поставленного товара
Цена	Денежный	Цена поставки

Требования к полям таблицы:

• В поле КодТ необходимо создать список подстановок, в котором выводятся наименования товара из существующей таблицы Товары. При этом в таблице следует сохранять значение кода товара, а не наименования.

• Для этого также необходимо воспользоваться Мастером подстановок, только вместо ввода фиксированных значений выбрать использование значений из таблицы или запроса. Нажать кнопку Далее.

• Во втором окне Мастера подстановок нужно выбрать таблицу Товары и нажать кнопку Далее.

• В следующем окне необходимо выбрать из Доступных полей поля КодТ и Наименование, предварительно выделив их и нажав на кнопку по очереди. Нажать кнопку Далее.

• Во всех остальных окнах нажать кнопку Далее, а в последнем окне Готово.

• В поле КодП необходимо создать список подстановок, в котором выводятся название фирмы поставщика из существующей таблицы Поставщики. При этом в таблице следует сохранять значение кода поставщика, а не название фирмы поставщика.

• Поля КодТ и КодП сделать ключевыми.

5) Выдача товара

Имя поля	Тип данных		Описание
КодТ	Числовой		Код товара
КодК	Числовой		Код клиента
Дата	Дата/время	Дата поступления товара
Количество_товара	Числовой		Количество товара
Цена	Денежный		Цена продажи

• В поле КодТ необходимо создать список подстановок, в котором выводятся наименования товара из существующей таблицы Товары. При этом в таблице следует сохранять значение кода товара, а не наименования.

• В поле КодК необходимо создать список подстановок, в котором выводятся название фирмы клиента из существующей таблицы Клиенты. При этом в таблице следует сохранять значение кода клиента, а не название фирмы клиента.

• Поля КодТ и КодК сделать ключевыми.

Задание №2. Создайте связи между таблицами как показано на рис.2.

Дата оформления

Дата выдачи

Рис.2. Схема данных

Общая цель, которая преследуется при выполнении форматирования данных и при контроле ввода информации, - обеспечить достоверность и корректность данных в таблицах, а также представить их в максимально удобном для эффективной работы виде. Ключевая роль в решении этой задачи принадлежит таким свойствам полей, как Формат поля, Маска ввода и Условие на значение.

Такой инструмент, как форматирование данных, позволяет определить способ отображения на экране вводимых данных. Изменив формат, можно представить данные в более привлекательном, информативном и доступном виде.

Несмотря на пугающее разнообразие форматов в Access, все они имеют свою «типовую» принадлежность (т.е. применяются строго для определенных типов данных). Форматы доступны для полей любого типа, за исключением типов Поле объекта OLE и Вложение. В Access используется две разновидности форматов: встроенные (как наиболее распространенные) и специальные. Последние создаются с помощью специальных символов. Для каждого типа полей существуют свои настройки форматирования и свои специальные символы.