Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Российская экономическая академия имени Г. В. Плеханова»

Кафедра информационных технологий

ПРАКТИКУМ

ПО MICROSOFT ACCESS XP

Москва 2007

Составитель канд. техн. наук А. В. Антоненкова

Практикум по Microsoft Access XP / Сост. А. В. Антоненкова. – М.: Изд-во Рос. экон. акад., 2007. – 72с.

Практикум предназначен для освоения системы управления базами данных Microsoft Access. Предлагаются практические задания и даются методические указания к их выполнению.

Для студентов ?????экономических специальностей.

Введение

Система управления базами данных Microsoft Access XP входит в пакет прикладных программ Microsoft Office XP.

В данном практикуме кратко изложен необходимый для работы с базами данных материал:

• по созданию таблиц как основы базы данных;

• установке межтабличных связей;

• созданию запросов, форм, отчетов, макросов;

• обмену данными с другими приложениями Microsoft Office XP.

Предлагаются практические работы для закрепления изложенного материала.

Практикум предназначен для студентов экономических специальностей.

Основные понятия

Программа Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), т. е. программа, предназначенная для создания, хранения и обработ-ки баз данных.

База данных представляет собой упорядоченную последовательность наборов данных, описывающих характеристики отдельных объектов. Полный набор характеристик одного объекта называется записью. Для каждой характеристики в базе данных отводится определенное место, называемое полем. Поля имеют уникальные имена. Записи нумеруются. Поле и запись – структурные единицы базы данных.

Объектами СУБД Microsoft Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы являются основой базы данных. Данные в таблицах организованы таким образом, что каждое поле расположено в отдельном столбце, а запись – в отдельной строке. В таблицу вносятся необработанные данные.

Запросы предназначены для обработки данных. Например, с помощью запроса можно создать новую таблицу, отобрав нужные поля и записи из существующих таблиц, выполнить вычисления, добавить и удалить записи и т. д.

Формы и отчеты предназначены для представления данных.

Форма представляет данные в электронном виде, т. е. на экране компьютера. Форма позволяет не только просматривать записи, но и вводить новые данные, выполнять некоторые действия с помощью командных кнопок.

Отчет предназначен для создания печатного документа. Позволяет эффективно организовать данные при выводе на печать.

Макросы – это программы на языке макрокоманд системы Access, предназначенные для автоматизации часто выполняемых действий.

Модули – программы на языке Visual Basic for Application, с помощью которых можно создавать сложные функции и процедуры.

База данных, включающая в себя связанные таблицы, называется реляционной.

Существуют три типа межтабличных связей:

1. «один-к-одному» – это означает, что каждой записи в первой таблице может соответствовать не более одной записи во второй таблице, а каждой записи во второй таблице – не более одной записи в первой;

2. «один-ко-многим» – одной записи в первой таблице, называемой главной, могут соответствовать несколько записей во второй, подчиненной, таблице; но каждой записи во второй таблице соответствует не более одной записи в первой;

3. «многие-ко-многим» – каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй, а каждой записи во второй таблице – несколько записей в первой.

Для реализации связей «многие-ко-многим» следует создать дополнительную таблицу пересечения, с помощью которой одна связь «многие-ко-многим» будет сведена к двум связям «один-ко-многим».

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь ключевое поле (или ключ). Ключ – это одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. В ключевом поле не должно быть повторяющихся или пустых значений. Если в качестве ключевого определено одно поле таблицы, то такой ключ называется простым. В случае когда все поля в таблице имеют повторяющиеся значения, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Такой ключ называется составным.

Все объекты базы данных хранятся в одном файле. Для доступа к объектам предназначено окно базы данных, которое выводится на экран при открытии файла. В левой части этого окна представлен список типов объектов базы данных, в правой части ‑ список всех имеющихся в базе данных объектов, соответствующих выбранному типу, а также ярлыки для создания новых объектов.

Разработка базы данных проходит в 7 этапов. Это:

1. Формирование перечня необходимых данных.

2. Определение нужных полей.

3. Определение таблиц (распределение полей по таблицам).

4. Определение ключевых полей.

5. Определение связей между таблицами.

6. Ввод данных в таблицы.

7. Создание других объектов базы данных: запросов, форм, отчетов, макросов, модулей.

Для работы с файлами баз данных (создания нового файла, открытия существующего) предназначена область задач Создание файла, которая выводится на экран одним из следующих способов:

1. в меню «Файл» выбрать пункт Создать;

2. щелкнуть по кнопке Создать на панели инструментов;

3. нажать комбинацию клавиш Ctrl+N;

4. в меню «Вид» выбрать пункт Панели инструментов, затем – Область задач;

5. в контекстном меню панели инструментов или строки меню выбрать пункт Область задач.

Если включен режим «Показывать при запуске» (флажок в области задач), то область задач Создание файла будет выводиться на экран при запуске Microsoft Access.