2. Система информационного обеспечения комплексного эконом. Анализа

СИСТЕМА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Экономический анализ базируется на системе экономической информации, которая яв­ляется основой для принятия оптимальных управленческих решений. Математическая теория информации исследует способы определения и оценки количества информации, процессов хранения и передачи ее по каналам связи. Потоки плановых, нормативных, статистических, бухгалтерских, оперативных сведений, их хранение, переработку и использование можно ра­ционально организовать только на научной основе, на основе математической теории информации. При этом создается информационная база.

ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА— это совокупность определенным образом организованных, собранных, обработанных, полезных данных нормативного, планового, учета расчетного характера, отображающих реальные хозяйственные процессы деятельности пре, приятия.

Создание рационального потока информации должно опираться на определенные принципы.

ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ:

1) обусловленность создания информационных потоков и содержания информации практическими потребностями управления,

2) оценка формирования информационной базы (информация для целей потребителя),

3) методологическое и методическое единство и однозначность информации, поступающей из различных источников, в целях устранения дублирования и полноты ее использования,

4) объективность и достоверность информации,

5) оперативность информации,

6) однократная фиксация в документах и многократное использование,

7) полезность информации и повышение коэффициента эффективности ее использования,

8) рациональность и экономичность организации сбора и обработки информации,

9) своевременность получения информации,

10) аналитичность информации.

Основное требование к информационному потоку - это объективность отражения процессов производства, обращения распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Первичные документы в большинстве своем объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции. Однако имеют мест приписки, подлоги, ошибки. Объективность данных существенно повышается с переходом на сбор и обработку информационного потока посредством машин (телефоны, телетайпы, теле видение, ЭВМ).

Основой создания информационной базы является единство информации учетных и плановых показателей, которое вытекает из требований единства экономики. Однако это' принцип не всегда соблюдается. Не унифицирована (нет единства в показателях) первична: документация в различных организациях одной и той же отрасли, тем более на предприятиях разных отраслей или различных форм собственности. Научная система первичной информации должна базироваться на единых принципах, свободных от ведомственной ограниченности и обособленности различных видов учета бухгалтерского, статистического и оперативного.

В настоящее время устанавливаются единые формы бухгалтерской отчетности, приближенные к мировым стандартам. Все предприятия и организации, являющиеся юридиче­скими лицами (кооперативы, арендные, коллективные и частные предприятия, совместные предприятия, государственные предприятия и организации), составляют бухгалтерский ба­ланс и отчет о финансовых результатах по единой форме.

Оперативность информации одно из важнейших условий организации правильного учета, анализа и контроля во всех предприятиях различных форм собственности. Однако по­ступающая информация далеко не всегда используется оперативно, в лучшем случае для со­ставления бизнес-планов на будущее. Для текущего управления деятельностью предприятий необходим оперативный учет, который в методологическом и техническом плане требует де­тальной разработки. Лишь современная система экономической информации и обработка ее с помощью быстродействующих ЭВМ обеспечат своевременное поступление необходимых сведений.

Рациональная система информации предполагает сокращение объема передаваемых данных. Информационный поток включает в себя лишь ограниченное число базовых показа­телей, которые постоянно накапливаются в запоминающих устройствах, в ЭВМ. Это дает возможность по мере необходимости исчислить все производные показатели, ряды динамики, аналитические сравнения.

Важным вопросом является сохранение первичных данных в запоминающих устройст­вах и сроки их хранения. При этом экономическая информация должна быть ограничена ис­ходными, базисными данными в связи с тем, что память ЭВМ не беспредельна. Поэтому нужно ограничить экономическую информацию исходными, базисными данными. Единство сис­темы экономической информации является важным требование при проведении анализа, та как позволяет на основании анализа поступающих данных оперативно получить динамические ряды, группировки, оптимальные значения переменных величин и др.

Систему экономической информации современного предприятия можно охарактеризовать следующим образом.

ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМЫ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ:

1) неоднородность экономической информации,

2) её нехватка для принятия управленческих решений,

3) избыточность данных в связи с возрастанием потока информации.

Достоинства и недостатки существующей системы экономической информации можег выявить лишь экономический анализ - основной потребитель информационных данных.

ИСТОЧНИКИ АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Для того, чтобы провести научный экономический анализ, необходимо располагал полной отработанной информационной базой. Источники анализа делятся на: учетные и вне-учетные.

К учетным источникам анализа относятся:

- а) бухгалтерский учет и отчетность,

- б) статистический учет и отчетность,

- в) оперативный учет и отчетность,

- г) выборочные учетные данные.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ содержат наиболее полное отражение v обобщение хозяйственных средств и хозяйственных операций с целью контроля за выполне­нием установленных бизнес-планов.

СТАТИСТИЧЕСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ отражают совокупность массовых явле­ний и процессов, характеризуют их с количественной стороны, выявляют определенные эко­номические закономерности, служат важным источником анализа. Статистика применяет: свои специфические методы наблюдения, при этом опирается на данные бухгалтерского уче­та.

ОПЕРАТИВНЫЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации.

Помощником отчетности являются ВЫБОРОЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ, которые могут углубить и детализировать отчетность. В связи с большим объемом информации и ее постоянным возрастанием более целесообразным являются эпизодические выборки, наблю­дения, углубленные проверки.

К ВНЕУЧЕТНЫМ ИСТОЧНИКАМ относятся следующие:

а) материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутрен­него аудита,

б) материалы лабораторного и врачебно-санитарного контроля,

в) материалы проверок налоговой службой,

г) материалы постоянно действующих производственных Совещаний, собраний, пуб­ликаций в печати,

д) объяснительные и докладные записки, переписка с вышестоящими организациями, с финансовыми и кредитными органами,

е) материалы по личным контактам с исполнителями.

В процессе анализа привлекается, помимо данных утвержденного плана, обширный нормативный материал в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочни­ках и др.

ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЬЮТЕРНОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Эффективность аналитической работы повышается с применением ЭВМ. Это достига­ется за счет:

- сокращения сроков проведения анализа,

- полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности,

- замены приближенных или упрощенных расчетов более точными вычислениями,

- постановки и решения многомерных задач, невыполнимых вручную и традиционными методами.

ЭВМ становиться неотъемлемой частью рабочего места экономиста и его труд приобретает характер автоматизированного труда.

В связи с переходом к рынку все предприятия стремятся к расширению аналитически: работ, комплексной оценке эффективности применения различных форм хозяйствования своевременной выработке оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация экономического анализа на базе ЭВМ становится объективной необходимостью.

Методика АХД на базе ЭВМ должна удовлетворять требованиям:

- системности; комплексности; оперативности; точности; прогрессивности; динамичности.

Только на основании этих требований обеспечивается познание состояний хозяйствующего субъекта и тенденций его развития.

Экономический анализ поднялся на новую ступень в связи с применением для обработки экономической информации персональных ЭВМ (ПЭВМ). Открылись новые возможности для аналитика в связи с применением ПЭВМ:

- высокая производительность,

- низкая стоимость,

- простота обслуживания и эксплуатации,

- диалоговый режим работы,

- гибкость и автономность использования,

- наличие программного обеспечения.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является соз­дание на их базе АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ РАБОЧИХ МЕСТ (АРМ) бухгалтеров, эконо­мистов, плановиков и др.

Характерные особенности организации КЭА в условиях АРМ:

1) сохранение целостности анализа при условии децентрализованной обработки информации. Здесь достигается целостность, системность, функциональная, техническая, методическая и информационная совместимость составных частей анализа в единое целое.

2) соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения. Аналитик ве­дет личный контроль над всеми стадиями процесса обработки, имеет возможность оценить результаты, использовать их для потребностей управляющей системы.

3) повышение оперативности и действенности анализа.

В условиях АРМ анализ непосредственно следует за учетом, а также выполняется в хо­де хозяйственного учета.

Комплекс программных средств (пакет прикладных программ (ППП) для АРМ аналитика разрабатывается как программное приложение к типовой методике анализа хозяйственной деятельности. ППП КЭА представляет собой совокупность программ обработки аналитических таблиц по мето­дике комплексного анализа хозяйственной деятельности предприятия.