- •Часть II
- •Глава 8 Технология подготовки выставки
- •8.1. Выбор новой выставочной тематики, учреждение новой ярмарки
- •8.2. Увязка новой выставки с другими
- •8.3. Приказ о подготовке и проведении
- •Структура дирекции выставки «отель-2002»
- •Штатное расписание дирекции выставки «отель-2002»
- •8.4. Финансовый план и бюджет выставки. Разработка сметы затрат
- •Финансовый план выставки «отель-2002»
- •Смета затрат по выставке «отель-2002»
- •8.5. Разработка концепции выставки
- •8.6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ
- •8.7. Разработка форм заявок,
- •8.8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки
- •Тематический план
- •Тематико-экспозиционный план
- •8.10. Художественное проектирование и оформление выставки
- •8.11. Технорабочий проект,
- •8.12. Подготовка и издание официального
- •8.13. Приемка выставки. Пресс-конференция для средств массовой информации
8.5. Разработка концепции выставки
К началу разработки «Плана мероприятий по подготовке и проведению выставки» желательно иметь концепцию выставки — общий руководящий материал, содержащий результаты исследований рынка, выводы, позволившие принять решение о целесообразности проведения выставки, общую идею выставки, ее цели и задачи, особенности тематики, принципы группирования экспозиций, и другие условия, в которых будет осуществляться реализация проекта. Чаще всего, концепция разрабатывается инициаторами выставки по итогам предварительной проработки вопросов о возможности ее проведения, рассмотренным выше. Оформляется концепция в произвольной форме и утверждается оргкомитетом выставки. Структура и содержание концепции определяются конкретными условиями, но выставочная практика уже выработала некоторые типовые рекомендации по составу ее разделов. Так, в одном из учебных пособий рекомендуется основные положения концепции изложить в следующей последовательности:
• обоснование состоятельности проекта для рынка;
• описание рынка (статистика, инновационный цикл и др.);
• программа государственной поддержки;
• потенциальные стратегические партнеры;
• выводы анализа конкурентной среды;
• зона охвата, значение, время и место проведения выставки;
• уникальные стороны проекта;
• тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиций, и целевых групп экспонентов;
• структура экспонентов выставки (ведущие компании, предполагаемое количество экспонентов и выставочной площади);
• мероприятия деловой программы (протокольные мероприятия, конференции, семинары, «круглые столы»);
• культурные программы и сопутствующие мероприятия;
• конкурсные и презентационные программы;
• инфраструктурное обеспечение.
Это не означает, что данным рекомендациям нужно следовать буквально. Состав разделов концепции у разных разработчиков может быть полнее, детальнее или наоборот, укрупненными и короче. Например, приведенный выше состав разделов целесообразно начать разделом «Основания для выбора тематики и названия выставки». Раздел «Описание рынка» дать вторым, т.е. поменять его местами с разделом «Обоснование состоятельности проекта для данного рынка».
Название раздела «Инфраструктурное обеспечение» лучше заменить более понятным или конкретизировать.
Для примера рассмотрим концепцию. Первой специализированной выставки «Электроника. Компоненты. Оборудование. Технологии» выставочной компании «ЧипЭкспо». Предыстория ее рождения такова. Идея создания выставки родилась в среде российских производителей электроники и дистрибьюторов электронных компонентов. К началу 2000 г. выявилась их неудовлетворенность теми немногочисленными выставками, которые уже несколько лет устраивались в России. Внимание устроителей этих выставок концентрировалось в первую очередь на привлечении иностранных экспонентов. Даже известная международная выставка «Электроника» в Москве не устраивала отечественных участников по целому ряду причин. Главные из них:
а) неудобное время проведения (она проводилась в конце «бизнес-сезона»);
б) ежегодная смена места проведения;
в) низкий уровень обслуживания участников и посетителей;
г) несоответствие цен на услуги качеству организации выставки;
д) малое число посетителей и, следовательно, деловых контактов и др.
К 2002 г. у руководителей отечественных предприятий уже четко осознавалась потребность в новой выставке, которая бы отвечала современным требованиям возрожденного рынка отечественной электроники и деловых людей, оперировавших поставками электронных компонентов, специального оборудования и технологий. В результате коллективного обсуждения проблемы несколько отечественных компаний учредили выставочную фирму «ЧипЭкспо» и поручили ей решение всех вопросов по подготовке и проведению новой специализированной выставки. Коллектив фирмы с честью решил поставленные задачи: провел специальные маркетинговые исследования на рынке выставочных услуг, определил тематику и разделы выставки, дал ей удачное название, выявил наиболее благоприятное время и место ее проведения (сентябрь 2003 г., ЦДХ на Крымском валу), разработал концепцию выставки (см. прил. 3).