8.6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ

Планирование остается основой рациональной подготовки и эффективного проведения выставки или ярмарки. Планирование должно осуществляться на всех уровнях и во всех звеньях, незави­симо от того, как фактически будут называться плановые доку­менты: план, план-график, график работ, линейная диаграмма или сетевой план мероприятий. По многолетней традиции основной рабочий план в большинстве организаций называют планом меро­приятий по подготовке и проведению выставки. Четкий, детально увязанный план является залогом успешной организации и коор­динации работ. Прежде всего, план — это задание исполнителям. Благодаря системе планов процесс подготовки выставки органич­но переходит в целый ряд взаимосвязанных и взаимозависимых операций, реализуемых коллективом исполнителей, являющихся звеньями единой сложной системы. От успешных действий этих исполнителей во многом зависит конечный результат: техниче­ский, художественный или научный уровень выставки, ее эконо­мическая рентабельность или действенность как информационно-рекламного мероприятия. Утвержденный план становится доку­ментом для контроля хода исполнения и координации действий исполнителей и соисполнителей. Таким образом, искусство пла­нирования подготовки выставки и управление этим процессом является залогом рационального использования всегда ограничен­ных сил, времени и средств. Еще один важный фактор — плано­вый период подготовки и проведения выставки. Плановый период в зависимости от типа выставочного мероприятия и статуса вы­ставки может составлять от двух месяцев (например, для заво­дской юбилейной выставки) до пяти лет — для Всемирной вы­ставки «ЭКСПО». Естественно, это накладывает специфику на всю организацию работ, на детализацию плана по этапам, на взаимосвязи исполнителей, на контроль и координацию хода вы­полнения этапов и под этапов. Но независимо от типа готовящей­ся выставки и времени, отведенного на ее подготовку, в многооб­разии вариантов планов можно выделить обязательные этапы и работы. Рассмотрим типовой план мероприятий, состоящий из 30 этапов, представленный ниже.

Этапы типового плана по подготовке и проведению выставки

1. Подготовка распорядительного документа о подготовке вы­ставки и доведение его до исполнителей.

2. Создание организационного комитета, рабочей группы и ди­рекции выставки; проведение первого (организационного) за­седания.

3. Разработка графиков и инструкции по реализации плана ме­роприятий по подготовке и проведению выставки и доведе­ние их до исполнителей.

4. Разработка сметы затрат на подготовку и проведение выстав­ки, финансового плана по доходной части и утверждение бюджета выставки.

5. Разработка концепции выставки, тематического (или экспо­зиционного) плана и утверждение их оргкомитетом.

6. Разработка информационно-рекламных материалов (инфор­мационного письма, персональных приглашений и т.п.), до­говорной коммерческой документации («Заявка-Договор на участие в выставке», «Условия участия в выставке», прайс-листы на услуги и работы).

7. Решение вопроса о помещении или экспозиционных площа­дях выставки.

8. Рассылка информационного письма и заявочно-договорной документации потенциальным участникам.

9. Подготовка рекламной кампании выставки в СМИ, на радио и телевидении.

10. Регистрация поступающих заявок участников, контроль и учет денежных перечислений, комплектование выставки по разделам, согласование планировок с экспонентами и т.п.

11. Разработка художественного проекта выставки.

12. Разработка техно-рабочего проекта выставки со специфика­циями, схемами энергоснабжения и освещения.

13. Разработка мероприятий по технической, пожарной, крими­нальной и другим видам безопасности.

14. Подготовка и издание официального каталога выставки.

15. Издание и вывоз из типографии тиражей рекламных про­спектов, буклетов, приглашений, входных билетов и тому подобных материалов.

16. Решение вопросов материально-технического обеспечения работ по выставке и проводимых сопутствующих меро­приятий.

17. Организация изготовления в производстве или приобре­тения у поставщиков необходимого оборудования и эле­ментов художественного оформления, технических средств рекламы.

18. Сборка и монтаж несущего оборудования, каркасов, боксов, витрин, строительство индивидуальных стендов.

19. Подготовка группы сопровождения почетных гостей, кон­сультантов, экскурсоводов, гидов-переводчиков и другого обслуживающего персонала.

20. Разработка и утверждение оргкомитетом программы сопут­ствующих мероприятий и графика протокольных встреч, списков почетных гостей и организаций, приглашаемых по­сетить выставку, рассылка приглашений.

21. Оповещение населения об открытии выставки в средствах массовой информации и организация продажи входных билетов.

22. Организация заезда участников, встреча, учет и размещение в гостиницах, выдача пропусков.

23. Координация завоза экспонатов, помощь в растаможивания грузов и размещении экспонатов.

24. Сдача выставки приемной комиссии и подписание актов сдачи-приемки работ.

25. Организация и проведение пресс-конференции для журна­листов СМИ, радио и телевидения.

26. Открытие выставки, организация режима ее работы, инст­руктаж персонала стендов.

27. Проведение мероприятий утвержденной программы работы выставки и организация информационного обслуживания участников и посетителей выставки.

28. Организация работы конкурсных и экспертных групп, на­градных комиссий, изучение экспозиций участников вы­ставки, отбор экспонатов и фирм, представляемых к награ­ждению, подготовка наградной документации.

29. Официальное закрытие выставки, заключительное заседание оргкомитета, награждение участников выставки.

30. Демонтаж выставки, приведение в порядок выставочных помещений и сдача их владельцу.

Организация работ в после выставочный период обычно планиру­ется отдельно. Сюда входят:

1. Предварительное подведение итогов выставки и подготовка отчета.

2. Окончательные расчеты с подрядчиками, субподрядчиками и участниками.

3. Списание затрат, оформление итоговых документов, анализ расходов и доходов, оценка успеха и эффективности мероприятия.

4. Оценка результатов выставки в целом и подготовка приказа по итогам ее проведения.

Перечисленные направления и этапы работ являются основ­ными, но не исчерпывающими всего многообразия задач, которые возникают в ходе подготовки и проведения выставки. За каждой формулировкой этих направлений и этапов остаются нераскрыты­ми множество отдельных работ и операций. Поэтому количество пунктов плана и количественное выражение стоящих задач будет зависеть от степени детализации частей плана мероприятий по подготовке и проведению выставки в конкретных условиях.

Некоторые этапы, отсутствующие в приведенном выше типовом перечне, характерны только для отдельных выставок.

Например, на международной выставке может быть создан на­учно-технический центр (НТЦ), и тогда его организацию и работу приходится учитывать в плане мероприятий по выставке.

Иногда все подготовительные производственные работы по оформлению российского раздела на выставке за границей, вплоть до изготовления элементов художественного оформления и пробной сборки экспозиции, выполняются на территории Рос­сии. Тогда эту работу необходимо включить в план мероприятий.

У ЗАО «Экспоцентр» и ГАО «ВВЦ» были случаи, когда выставка полностью собиралась и принималась комиссией на комбинате-изготовителе, и только после этого отправлялась за границу. Поэтому планом работ двойная сборка выставки не только планируется во времени, но и обеспечивается дополнительным финансированием.

Специфику подготовки имеют тиражированные выставки в за­висимости от технологии их изготовления. По выставкам, тиражи­руемым фотоспособом, должен быть предусмотрен этап фоторабот; по выставкам, тиражируемым полиграфическим способом — этапы художественно-технического редактирования и издания.

Пятилетний план подготовки и проведения Всемирной выстав­ки «Экспо-98» в Лиссабоне (Португалия) занимал несколько томов с типовыми планами, сроками, линейными диаграммами и сетевы­ми графиками контроля и координации работ. Но это не значит, что нужно гнаться за максимальной детализацией основного плана мероприятий. Искусство планирования заключается в умении най­ти оптимальное решение — золотую середину.