Лекция № 4 Тема: Контроль

Контроль – процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандарта измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ.

Контроль является неотъемлемым элементом всякой сущности организаций.

Неопределенность

Основные факторы, обеспечивающие возникновение неопределенности в деятельности организации

1. изменение законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы вполне реальные в момент их формирования в нечто совершенно недостижимое

2. внутренние взаимодействия: даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны, специализация и разделение труда могут породить проблемы координации, трение между отдельными бригадами и рабочими группами в скучную работу с отсутствием мотивации. Структура, которая успешно использовалась в другом месте и в другое время может не оправдать себя при реализации проекта

3. люди, выполняющие большинство работ в организации

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций

Ошибки и проблемы, выявляемые при анализе ситуации внутри организаций, переплетаются, если их вовремя не исправить с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведении людей.

Распространенной является ситуация при которой организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в другой.

Функция контроля – аспект управления, который позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Поддержание успеха

Положительная сторона контроля, состоящая в поддержке того, что является успешным в деятельности организации. Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Широта контроля

Контроль должен быть всеобъемлющим. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

Основные виды контроля:

1. предварительный

2. текущий

3. заключительный

Предварительный контроль – осуществляется до фактического начала работы. Основные средства осуществления предварительного контроля – это реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов. Их соблюдение это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Четкие должностные инструкции, эффективное доведение указаний до исполнителей, привлечение в административный аппарат квалифицированных людей увеличивает вероятность того, что организационная структура будет работать как задумано. Предварительный контроль используется в 3х ключевых областях: человеческие, материальные и финансовые ресурсы.

Человеческий ресурс

Предварительный контроль реализуется за счет качественного анализа деловых и профессиональных навыков и знаний, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Убеждаются, что принимаемые работники будут в состоянии выполнить поручаемые обязанности устанавливая минимально допустимый уровень образования и/или стаж работы в данной области и проверяя документы и рекомендации представляемые нанимаемым.

Материальные ресурсы

Сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Производители устанавливают обязательный предварительный контроль используемых материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимого качества и проведением физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Одним из способов контроля в этой области является выбор поставщика, который доказал свои возможности поставлять материалы соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относятся также обеспечение их запасов в организации на уровне достаточном, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план). Бюджет – это механизм контроля в том смысле, что он дает уверенность в наличии необходимых средств при их потребности.

Текущий контроль

15.05.2012