Міністерство освіти і науки, молоді і спорту України
Головне управління освіти науки Полтавської облдержадміністрації
ДНЗ «Полтавський політехнічний ліцей»
Дипломна робота
з професії «Оператор комп’ютерного набору
на тему:
«Злиття документів у Microsoft Word як засіб ефективної роботи з вихідною кореспонденцією»
Допущено до захисту Заступником директора з НВР ___________________ Л.А.Жила «_____» ________________ 2012 р.
|
Консультант: викладач: Даценко Ю.В.
Виконала Учениця групи №8 Зінченко І.І. |
Полтава–2012
ЗМІСТ
ВСТУП 3
РОЗДІЛ І. ЗЛИТТЯ ДОКУМЕНТІВ У MICROSOFT WORD ЯК ЗАСІБ ЕФЕКТИВНОЇ РОБОТИ З ВИХІДНОЮ КОРЕСПОНДЕНЦІЄЮ
1.1. Основні можливості текстового процесора.
1.2. Злиття листів
1.3. Відправка персонального повідомлення по електронній пошті
1.4. Створення і друкування наклейок
Злиття документів в ООО «Актив»
Створення листа при допомозі злиття документів
Створення наклейок за допомогою злиття
Робота секретаря з результатами злиття документів
РОЗДІЛ ІІ. СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЇ НА ТЕМУ: «ЗЛИТТЯ ДОКУМЕНТІВ У MICROSOFT WORD»
РОЗДІЛ ІІІ. ТЕХНІКА БЕЗПЕКИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГОМІСЦЯ
ВИСНОВОК
СПИСОК ВИКОРСИТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ВСТУП
Раніше робота з документами потребувала часу і великих затрат у зв’язку з необхідністю передруковувати вручну весь документ навіть при внесенні незначних виправлень. Комп’ютером викликані фундаментальні параметри в діловодстві. Комп’ютерні програми допомагають працювати з текстом, таблицями, графіками, малюнками, дозволяють створювати електронні архіви документів, забезпечують рух документів внутрішніх і зовнішніх організацій, їх реєстрацію і контроль. Обробка текстів, підготовка документів складають більшу частину роботи, що виконується працівниками різних професій за ПК. Для роботи з такими текстами використовуються текстові редактори. Головна задача текстового редактора полягає у забезпеченні оптимальних для користувача правилах по створенню і обробці документів. Крім безпосереднього введення і форматування тексту Word дозволяє створювати таблиці і табличні форми, здійснювати верстку тексту в декількох колонках, малювати, вставляти графічні об’єкти, створювати документи для серійної розсилки (злиття документів).
Актуальність даної теми полягає у тому, що MS Word є одним із відомих текстових процесорів і вміння використовувати його можливості у своїй діяльності може полегшити роботу і скоротити затрати часу та енергії.
Мета дипломної роботи – розглянути процес злиття документів як засіб ефективної роботи з кореспонденцією.
Об’єкт роботи – дослідити ефективність процесу злиття при створенні вихідної кореспонденції.
Предмет роботи – засоби для створення низки однотипних документів, зокрема процес злиття документів.
РОЗДІЛ І. ЗЛИТТЯ ДОКУМЕНТІВ У MICROSOFT WORD ЯК ЗАСІБ ЕФЕКТИВНОЇ РОБОТИ З ВИХІДНОЮ КОРЕСПОНДЕНЦІЄЮ
Основні можливості текстового процесора
Текстовий процесор Microsoft Word є багатофункціональним, багатовіконним редактором текстів, що дозволяє створювати документи будь-якого рівня складності, і багатим набором інструментів для їх редагування і оформлення. Створити документ в текстовому редакторі можна двома способами:
створення пасивного документу – виникає внаслідок набору тексту з наступним його оформленням, форматуванням;
створення типового документу – здійснюється на основі шаблонів (інтерактивної форми), потрібного заповнення.
Взагалі Word можна використовувати для того, щоб:
створювати професійно оформлені документи, маючи такі елементи як графіки і діаграми;
надавати документу потрібний зовнішній вид з допомогою стилів, які включають певне форматування: шрифту, розміру, кольору, ефектів тексту і фону сторінок;
зберегти і знову використати готову інформацію і форматування елементів таких як титульний лист і вирізки;
створювати повідомлення електронної пошти для декількох адресатів, а не набирати декілька раз один і той самий текст;
захищати документи, створювати контроль над тим, хто і які зміни може зробити над документом, видаляти персональну інформацію і додавати цифровий підпис.
Злиття листів
Багато фінансових та інших організацій спілкуються зі своїми клієнтами або співробітниками за допомогою листів, рекламних буклетів, які розсилаються всім людям, які є в списках розсилки.
Найпростіший спосіб створення низки документів, повністю ідентичних, за виключенням вибраної частини інформації – такий як ім’я, адреса і звернення в листі – це використати процес, що називається злиттям.
Щоб легко об’єднати основний документ з базою даних, в Word можна використати майстер Злиття.
Злиття застосовується, коли потрібно створити набір документів, наприклад, наклейки з адресами або листи на бланках, які розсилаються у великій кількості адресатам. Кожний лист або наклейка містить в собі спільну частину, а також і індивідуальну інформацію. Наприклад, в листі повинно бути звернення до адресата на прізвище.
Процес злиття листів передбачає наявність двох видів документів:
– Основний документ. Це такий документ як лист або електронне повідомлення, змістовний статистичний текст, який буде знаходитись в цих документах для злиття, і місце заповнення, названими полями – злиття. Які повідомляють програмі Word, в яке місце потрібно вставити замінюючи інформацію.
– Джерело даних. Цей структурний документ, такий як список покупців, він може мати вигляд таблиці Word, робочого листа Microsoft Office Excel, таблиці бази даних Microsoft Office Access або список контактів Microsoft Office Outlook. Можна використовувати існуюче джерело даних або створити новий в процесі злиття листів.
Процес злиття складається із декількох дій:
1. Налаштування основного документу. Основний .документ містить в собі текст і графіку, який являється спільним для всіх версій маючого документу. Наприклад, зворотна адреса або привітання на бланку листа.
2. Підключення документу до джерела даних. Джерелом даних є файл, що містить в собі інформацію, яка повинна додаватися до документу, наприклад, прізвище і адресу отримувача листа.
Перед тим, як здійснити злиття документів, потрібно вказати на потрібний файл або створити новий. Кожне поле в джерелі даних заголовком стовпчика, названий ім’ям поля, який знаходиться в першому рядку джерела даних. (див. рис.1)
Рис. 1. Поля і записи у документі – джерелі даних
Злиття можна також виконати за допомогою області задач Злиття, яка дозволяє крок за кроком виконати весь процес (рис.2).
Рис. 2. Покроковий майстер злиття
Можна, наприклад, створити наступні типи документів:
1. Набір конвертів. Зворотні адреси на всіх конвертах однакові, однак адреса отримувача в кожному випадку являються унікальними;
2. Набір наклейок з адресами. На кожній наклейці вказується прізвище й адреса, які є унікальними.
3. Каталог або папка. Для кожного елементу відображаються інформація одного і того ж типу, наприклад, ім’я, однак для кожного елементу вони унікальні.