Типы запросов, отсылаемых в архивы
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определённой проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, Рода.
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архив не обязан отвечать на все запросы. Ответы даются только на такие, при написании которых выполнены определённые правила — запрос должен содержать: сведения о том, кто написал запрос, т.е. название организации или фамилию, имя и отчество гражданина; почтовый адрес, чтобы можно было ответить на запрос по почте; тему — то есть должно быть чётко сформулировано, что именно необходимо узнать; хронологические и географические рамки запрашиваемой информации — просить найти всех носителей определённой фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.
На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
Бесплатные и платные услуги
Часть запросов архивы обязаны выполнять бесплатно. Архив не может взимать плату за выполнение социально-правовых запросов граждан. Это включает в себя запросы о:
подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы
прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий
избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почётных званий
нахождении на излечении
получении образования
лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселённых, лишённых избирательных прав и др.)
пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;
реабилитации.
Впрочем, плату могут взимать и по социально-правовым запросам: за срочное исполнение запросов (в течение 1 — 5 дней с момента обращения) по просьбе и с согласия заявителя; выдачу дубликата или переоформление архивной справки взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально); изготовление нескольких экземпляров архивной справки по просьбе заявителя; исполнение запросов о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд); запросов об имущественных правах. Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлён, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) — не более 15 дней с момента регистрации запроса.
1