ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра «Автоматика и телемеханика»

ОТЧЕТ

по лабораторным работам

по дисциплине

«Защита и обработка конфиденциальных документов»

Выполнил:

студент группы КЗИз-09

Проверил:

Доцент Шабуров А.С.

Пермь, 2012.

Лабораторная работа№ 1

Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение поступивших конфиденциальных документов

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками  службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. Вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, должны проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату, полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность.При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях: в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке ; в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;получена доплатная корреспонденция;полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.

Для обеспечения сохранности конфиденциальных документов необходимо:

1) стpогий контpоль (лично руководителем фирмы или чеpез службу безопасности) за допуском пеpсонала к секpетным документам;

2) точное установление того, кто конкpетно из pуководства и служащих фиpмы оpганизует и контpолиpует секpетное делопpоизводство фиpмы, наделение их соответствующими полномочиями;

3) pазpаботка инстpукции (памятки) по pаботе с секpетными документами, ознакомление с нею соответствующих pаботников фиpмы;

4) контpоль за пpинятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохpанении коммеpческой тайны фиpмы;

5) личный контpоль со стоpоны pуководителя фиpмы службы внутpенней безопасности и секpетного делопpоизводства.

6) просмотр всех документов входного потока, не имеющих грифа обозначения ценности или конфиденциальности (бумажных, машиночитаемых, электронных, факсимильных и др.);

7) сравнение содержания (темы) поступивших документов с перечнем сведений, работ и документов фирмы, подлежащих защите;

8) проставление на выделенных документах грифа ограничения доступа или обозначения ценности, указанного в перечне;

9) внесение в журнал учета пакетов исходных сведений о выделенных документах.

2.Содержание процедур приема, первичной обработки, предварительного рассмотрения и распределения поступивших конфиденциальных документов

Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение поступивших конфиденциальных документов
Процедура приёма пакетов	Учёт пакетов	Распределение и вскрытие пакетов	Процедура закрытия журнала учета пакетов
1) Получение пакетов 2) Проверка: Правильности доставки соответствия правильности содержания реквизитов 3) Подсчёт количества принятых пакетов 4) Проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакетов	Внесение сведений в журнал учёта пакетов Возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа Внесение в журнал по каждому поступившему пакету исходных сведений о вложенных в него документах (или исходных сведений о незаконвертованном документе).	Передача пакетов по принадлежности Вскрытие пакетов Проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в документе Проверка наличия приложений Скрепление листов документа и передача его на регистрацию	Проставление учетных входящих номеров поступивших документов Проставление ежедневной итоговой записи об общем количестве зарегистрированных документов