Оформление и учет носителей конфиденциальных информации
Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на иной носитель информации, или без использования того и другого.
Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Это относится и к отпечатанным проектам конфиденциальных документов, независимо от тогос черновика они печатались или без его использования, поскольку может быть несколько вариантов проекта. Безучетное циркулирование вариантов, перепечатаных листов, эземпляров проекта создает возможность для утечки содержащейся в них информации. Следовательно, должны учитываться и проекты конфиденцальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправомерное обращение с ними и обеспечивать контроль за подготовкой доументов и их соответствием перечням издаваемых конфиденциальных документов. Учет носителей, используемых для составления конфиденциальных документов, осуществляется подразделением конфиденциального делопроизвоства.
Самыми распространенным носителями докуметированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.
Бумажными носителями могут быть:
для текстовых документов – спецблокноты. Отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;
для чертежно-графичеких документов – ватман, калька, миллиметровка (координатая бумага).
Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Это сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляютсягриф конфиденциальности, номера листов (на всех носителях ). Дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно -графических документов –количество листов, подразделение и фамилия исполнителя.
На любом носителе предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа. Бумажные носители учитываются в журналах или карточках.
Машинные носители информации необходимы при изготовлении проектов документов при помощи печатающих устройств ЭВМ (независимо от того, с черновика печатаются проекты или без его использования), поскольку распечатка документа производится с машинного носителя. К машинным носителям документированной информации относятся: - жесткие (твердые) магнитные диски; - гибкие магнитные диски (дискеты); - магнитные ленты; - магнитооптические диски; - оптические диски. ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов учитываются службой безопасности предприятия. Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации, должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах (карточках) учета машинных носителей конфиденциальной информации.
Журнал учета машинных носителей, на которые заносится информация, составляющая коммерческую тайну, ведется отдельно от журнала учета машинных носителей, предназначенных для занесения информации, составляющей служебную тайну.
Учет бумажных и машинных носителей производится по каждому виду тайны раздельно. В зависимости от количества и продолжительности хранения носителей учет может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами.
Содержание процедур первичного оформления носителя, традиционной или автоматизированой регистрации носителя,окончательного оформления носителя, выдача документов предварителього учета исполнителям, выдача исполнителям дополнительных листов, прием от исполнителей документов предврительного учета.
Оформление и учет носителей конфиденциальной информации |
|||||
Процедура перичного оформления носителя |
а) нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя; б) оформление каждого вида носителя; в) проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, грифа конфиденциальности; г) внесение заверительных надписей; д) проверка целостности и качества технических носителей информации, надежности их заводской упаковки; е) перемотка ленточных носителей на рабочие кассеты, установление точной длины ленты и отсутствия повреждений, склеек, закрытие и опечатывание кассеты. |
||||
|
|||||
Процедура регистрации носителей |
Традиционная регистрация носителей |
а) заполнение на носителе строки в журнале регистрации и учета движения карточек (контрольном журнале) или внесение исходных сведений о носителе в журнал учета носителей; б) внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку; в) подкалывание карточки к носителю.
|
|||
Автоматизированная регистрация носителей |
а) заполнение на экране карточки учета и выдачи носителя за очередным порядковым номером ( в зависимости от принятой технологии — автоматическое заполнение дополнительной карточки учета выдачи носителя) б) проверка правильности и полноты заполнения карточки; в) автоматическое внесение новых сведений в электронную опись носителей или электронную опись (контрольный журнал) учета движения карточек, проверка правильности внесенной записи; г) перенесение на регистрируемый магнитный носитель копии электронной учетной карточки для ведения описи записанных документов; д) распечатка на принтере электронной учетной карточки носителя (для страховой валовой картотеки), распечатка для магнитного носителя второго, дополнительного экземпляра бумажного аналога карточки для выдачи исполнителю вместе с носителем; е) внесение отметки о распечатке бумажного экземпляра в электронную учетную карточку носителя; ж) подтверждение подлинности бумажных экземпляров электронной карточки росписью руководителя участка с проставлением печати и даты; з) изготовление (при необходимости) страховых и резервных экземпляров магнитного носителя с внесением соответствующих записей в электронный и бумажные экземпляры учетной карточки основного носителя; и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка. |
||||
|
|||||
Процедура окончательного оформления носителя |
а) проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера; б) проставление регистрационного номера на всех листах носителя; в) маркировка технического носителя (проставление регистрационного номера, окрашивание элементов, скрепляющих корпус технического носителя).
|
||||
|
|||||
Процедура выдачи документов предварительного учета исполнителям |
При традиционной регистрации носителей |
а) проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в журнале (карточке) и на носителе; б) заполнение соответствующих граф в журнале или учетной карточке или карточке учета выдачи, в) проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетной форме, г) внесение отметки о выдаче носителя (его местонахождении) в журнал регистрации и учета движения карточек; д) выдача носителя исполнителю под роспись в заполненной учетной форме; е) постановка учетной карточки в картотеку «За исполнителями»; ж) внесение исполнителем сведений о носителе во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя.
|
|||
При автоматизированной регистрации носителя |
а) поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя; б) проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в карточке и на носителе; в) заполнение соответствующих граф электронной учетной карточки о выдаче носителя; г) допечатка на принтере указанных сведений в бумажных экземплярах электронной учетной карточки и карточке учета выдачи носителя (в зависимости от принятой технологии) и заверение их росписью сотрудника участка; д) проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетных формах; е) автоматическое внесение в электронную опись носителей, зарегистрированных на участке, или электронную опись учета движения учетных карточек фамилии исполнителя, который расписался за получение документа; ж) автоматическое внесение сведений о носителе в электронную опись документов, дел и носителей, выданных конкретным исполнителям на данном участке службы конфиденциальной документации допечатка на принтере в традиционной внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, строки с исходными сведениями о выданном носителе; возвращение внутренней описи исполнителю; з) выдача носителя исполнителю под роспись в бумажном экземпляре электронной учетной карточки, выдача магнитного носителя вместе со вторым бумажным экземпляром его учетной карточки; и) постановка оставшегося на участке бумажного экземпляра электронной учетной карточки носителя в страховую картотеку; постановка карточки учета выдачи носителя (если она предусмотрена технологией) в картотеку «За исполнителями»; к) возвращение электронной учетной карточки в рабочий массив; л) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора. |
||||
|
|||||
Процедура выдачи исполнителям дополнительных листов |
а) оформление (маркировка) дополнительных листов; б) поиск традиционных или электронных учетных форм и их бумажных аналогов; в) внесение сведений о дополнительных листах в традиционные или электронные учетные карточки основного носителя; г) допечатка на принтере в бумажном экземпляре электронной учетной карточки вновь внесенной информации и заверение внесенных сведений росписью сотрудника участка, д) автоматическое внесение сведений о дополнительных листах в электронную опись носителей, выданных конкретным исполнителям, допечатка (или внесение самим исполнителем) в традиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя, строки с исходными сведениями о дополнительных листах; возвращение внутренней описи исполнителю; е) выдача дополнительных листов исполнителю под роспись в бумажном экземпляре учетной карточки или карточке учета выдачи, ж) возвращение традиционной учетной карточки в картотеку «За исполнителями» или постановка бумажного экземпляра электронной учетной карточки носителя в страховую картотеку; з) возвращение электронной учетной формы в рабочий массив; и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка |
||||
|
|||||
Процедура приема от исполнитлей документов предварительного учета |
При традиционной регистрации носителя |
а) поиск соответствующей записи в журнале или поиск карточки в картотеке «За исполнителями», б) сравнение исходных и рабочих записей в карточке и на носителе; в) проверка количества листов носителя, отметок о списании листов в спецблокноте, количественных характеристик технических носителей, г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя), осмотр технического носителя; д) роспись сотрудника участка документов предварительного учета за прием носителя в учетной форме и во внутренней описи исполнителя; е) внесение отметки в журнал регистрации и учета движения ученных карточек о новом местонахождении носителя; ж) помещение носителя и учетной формы в места их хранения.
|
|||
При автоматизированной регистрации носителя |
а) поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя; б) сравнение исходных и рабочих записей в электронной карточке и на носителе; в) проверка количества листов носителя, отметки о списании листов в спецблокноте, количественных характеристик технических носителей; г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя), осмотр технического носителя; д) при приеме магнитного носителя информации — просмотр носителя на экране дисплея, внесение в электронную учетную карточку (опись документов) носителя (в том числе записанную на самом носителе) сведений, внесенных исполнителем в бумажный экземпляр учетной карточки, проверка реального наличия этих документов, допечатка этих сведений в страховой бумажный экземпляр карточки и проставление росписи в двух бумажных экземплярах карточки; е) заполнение граф электронной учетной карточки о приеме носителя от исполнителя; ж) автоматическое внесение в электронную опись носителей или электронную опись учета движения учетных карточек нового местонахождения носителя; з) автоматическое внесение этой информации в электронную опись носителей, выданных конкретным исполнителям; и) допечатка на принтере в бумажном экземпляре электронной учетной карточки отметки о приеме носителя, роспись сотрудника участка; допечатка отметки о приеме носителя во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя, возвращение внутренней описи исполнителю; к) помещение одного бумажного экземпляра электронной учетной карточки в страховую картотеку, другого — в футляр вместе с носителем; л) возвращение электронной карточки в рабочий массив; м) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка. |
||||
Журнал учета носителей конфиденциальной информации |
||||||||
Учетный номер и гриф конфи денци-альности носителя |
Дата регист-рации |
Вид носи-теля |
Наимено-вание или назначение носиеля |
Коли-чество листов |
Фамилия лица, получив-шего носитель |
Под- пись за полу-чение и дата |
Под- пись за воз- врат и дата |
Отмет-ка об унич-тожении носите-ля |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Журнал учета машинных носителей кониденциальной информации информации |
|||||||||
Учетный номер и гриф конфиднциальности носителя |
Дата регистрации |
Вид носителя |
Тип носителя |
Наименование информации, наносимой на носитель |
Отметка о переносе информации на другой носитель |
Отметка об отправлении носителя |
Отметка о озврате носителя |
Отметка об уничтожении (стирании) носителя |
Отметка об уничтожении носителя |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Лабораторная работа № 5