Автоматизированный учет поступивших документов и формирование справочно-иформационного банка данных по документам

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональные компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

• автоматический контроль за исполнением документа;

• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Сравнительные характеристики аис доу

Содержание процедур автоматизированного учета поступивших документов и формирование справочно-иформационного банка данных по документам

Процедура подготовки поступивших документов к вводу в ЭВМ:	П роцедура ввода исходных сведений о поступивших докумен­тах в автоматизированный банк данных:	Процедура ввода в автоматизированный банк данных электрон­ных документов и аналогов бумажных документов:	П роцедура распечатки на бумажном носителе учетных сведе­ний о поступивших док-ах:	Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия:
а) внесение исходящих номеров поступивших доументов в журнал учета работы ЭВМ из журнала учета пакетов с указанием даты и росписи оператора ЭВМ службы КД б) проставление на бумажных документах штампа отметки для автоматического поиска документа; в) проставление на бумажных документах, подлежащих переносу на машинный носитель, а также в сопроводи-тельных письмах к д., записанным на дискете, штампа (надписи) для внесения в них в дальнейшем необходимых сведений; г) регистрация магнитного носителя при поступлении д., записанного на дискете; д) распределение д. на группы в соответствии с уровнем их конфи-денциальности и другим признаком ограничения доступа для раздельного ввода в ЭВМ; е) формирование составных частей поискового (учетного) индекса д.; ж) получение указания администратора банка данных службы КД, в какую часть рабочего массива вводить данный документ (директорию, файл).	а) вывод на экран чистой матрицы учетной карточки документа за очередным порядковым номером, внесение индекса документа; б) заполнение на экране с бумажного документа зон и граф матрицы учетной карточки; в) автоматическое (или с помощью клавиатуры) заполнение учетной карточки на электронный д., записанный на дискете или поступивший- по защищенной линии электронной почты; г) внесение в учетную карточку д. учетных номеров и даты регистрации машинных носителейна которых записаны исходные сведения о д.; д) автоматическое внесение необходимых сведений в электронную валовую опись конфиденциальных д. и (или) электронную опись (контрольный журнал) учетных карточек д., проверка правильности внесенных сведений; е) рукописное или автоматическое внесение в машинный журнал (протокол) отметки о заполнении комплекта электронных учетных форм, заверенной росписью оператора; ж) внесение в журнал учета пакетов номеров зарегистрированных д., заверение отметки подписью оператора; з) приставление на бумажном д. необходимых сведений во входящем штампе основного д. (или сопроводительного письма) и на приложениях, а также в штампе отметки для автоматического поиска д.; и) ввод в электронный д., поступивший по линии элект­ронной почты, указанных выше сведений; к) контроль правильности внесенных сведений; л) помещение поступивших бумажных д. и электрон­ных на дискете в рабочую папку сотрудника участка, возвращение электронных д., поступивших по линии электронной по­чты, в предварительный массив компьютера участка.	а) выполнение всех операций процедуры 2, внесение соответствующей записи в машинный журнал (протокол), б) ввод д. (в том числе и сопроводительного письма) на бумажной основе или записанного на дискете в соответствующий рабочий массив с помощью тех. средств, перенос эл. д., поступившего по линии связи, из специального предварительного массива в рабочий массив; в) проставление на каждом листе эл.д. грифа конфиденциальности и учетного номера д., эл. подписи (или ежедневного кода) оператора и даты ввода д. в рабочий массив; г) автоматическое (или с помощью клавиатуры) внесение данных о местонахождении д. в эл. учетную карточку д. и эл. опись д. или учетных карточек с указанием его адреса в массиве и номеров машинных носителей (дисков, дискет и т. п.), проставление эл. подписи оператора; д) контроль автоматического внесения сведений о вновь поступивших д. в электронную опись рабочего массива эл. Д., находящихся в базе данных компьютера участка, и учетную карточку (опись д.) соответствующего машинного носителя; допечатка информации и проставление росписи в бумажном экземпляре учетной карточки носителя; е) контроль внесения д. в рабочий массив и фактического наличия его на машинном носителе в полном объеме и целостности, закрытие д. от несанкционированного доступа; ж) изготовление на учтенной дискете страховой копии д., поступившего по линии эл. почты, внесение соответствующей записи и росписей в эл. и бумажный экземпляры учетной карточки (описи) носителя; з) обозначение на бумажном д. или сопроводительном письме к дискете отметки о вводе д. в базу данных с указанием его учетного (поискового) номера; и) подшивка бумажного д. в дело в соответствии с но­менклатурой дел службы конфиденциальной документации и по­мещение страховой дискеты в ячейку места хранения; к) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи оператора; л) передача эл. д. на компьютер (сервер) администратора банка данных службы КД под роспись администратора в машинном журнале опе­ратора . м) фиксирование в электронной учетной карточке письменного указания начальника службы конфиденциальной документации ад­министратору банка данных о дальнейшем движении д.; н) внесение в машинный журнал (протокол) администратора сведений о выполненных операциях, проставление росписи адми­нистратора.	а) выполнение технических операций по распечатке (изготовлению машинограмм): бумажного аналога (экземпляра) электронной учетной (страховой) карточки документа со всеми отметками и при необходимости в зависимости от принятой технологии — карточки выдачи документа и ежедневной части описи зарегистрированных поступивших документов; б) подтверждение подлинности бумажного экземпляра электронной карточки росписью на ней руководителя участка с проставлением печати службы конфиденциальной документации и даты; в) внесение отметок о производстве распечаток в электронную учетную карточку документа с указанием даты и электронной подписи оператора; г) включение бумажного экземпляра электронной учетной карточки документа в валовую (страховую) картотеку; д) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи оператора.	а) подсчет количества поступивших и заре-гистрированных док-ов; б) проверка закрытия всех позиций журнала учета пакетов, проставле-ние в журнале росписи 2 сотрудника участка; в) проверка соответствия записей в журнале учета пакетов и машинном журнале (протоколе), проставление в машинном журнале росписи второго сотрудника участка; г) проверка правильности заполнения и полноты включения исходных сведений о документах во все электронные описи и учетные карто-чки, проставление в формах электронной подписи 2сотрудника участка; д) проверка факти-ческого наличия всех зарегистрированных документов в рабочих массивах и на машинных носителях, проверка полноты, комплектности и целостности всех элементов документа, проставление электро-нной подписи второго сотрудника в опись рабочего массива компьютера участка и электронной учетной карточки каждого машинного носителя.

а

б

Регистрационно-контрольная карточка входящего документа

Лабораторная работа № 4