2. Специфика организаторской деятельности на внутрифирменном уровне

Проблема распределения функций и конкретных задач между ра­ботниками всех уровней не так проста, как может показаться начи­нающим менеджерам. Еще более важно для руководителя формали­зовать перечень должностных обязанностей и документально «закре­пить» их за каждым сотрудником. Совершенные по форме, стилю и содержанию, написанные и утвержденные «пером» уставы, положе­ния, инструкции и типовые образцы документов позволяют органи­зации рассчитывать на успех в противовес тем «бизнесменам», кото­рые привыкли управлять подчиненными «на пальцах» и «с колес».

Должностные (функциональные) обязанности любого руководи­теля или специалиста — это формализованный документ, как правило, состоящий из трех частей (разделов).

В первой (вводной) части должностной инструкции обычно содер­жится информация о том, кому подчинен данный сотрудник, а также для какой категории персонала и по каким вопросам он является на­чальником. Здесь могут быть указаны его полномочия по отношению к подчиненным.

Во второй (основной) части перечисляются непосредственные обязанности сотрудника, т.е. функции и задачи, за выполнение кото­рых он прямо или косвенно отвечает.

В качестве примера перечислим типовые обязанности некоторых должностных лиц.

Обязанности директора компании:

- организовывать и координировать деятельность аппарата управ­ления, обеспечивать эффективную работу всех подразделений ком­пании;

- обеспечивать соблюдение законодательства Российской Федера­ции и норм международного права;

- организовывать своевременное и эффективное выполнение реше­ний вышестоящих органов управления;

- организовывать и контролировать выполнение производственного плана, заключенных договоров и иных соглашений;

- создавать условия для производительного и безопасного труда, развития персонала, формирования благоприятного психологическо­го климата в коллективе и системы коммуникаций с внешней средой;

- осуществлять представительские функции во взаимоотношениях с внешней средой (органы законодательной, исполнительной и судеб­ной власти, партнеры, клиенты, конкуренты и пр.);

- организовывать учет в компании и представлять отчетность соот­ветствующим органам в порядке, определенном действующим законо­дательством и уставными документами компании.

Обязанности заместителя директора по производству:

- согласовывать свои действия с целями и задачами компании;

- организовывать и контролировать выпуск продукции основными подразделениями и службами предприятия;

- обеспечивать внедрение в производство прогрессивных методов и систем планирования и организации производства;

- организовывать и лично контролировать работу цехов (участков, лабораторий), осваивающих новые технологии и/или выпускающих новые изделия;

- обеспечивать соблюдение утвержденных стандартов и технических условий, внедрение современных методов и средств измерений и ис­пытаний при производстве продукции, а также контроль их состояния и порядка использования;

- внедрять в практику работы основных подразделений и служб предприятия новейшие системы организации и планирования произ­водства, создавать условия для высокопроизводительного труда персо­нала;

- обеспечивать соблюдение трудового законодательства, правил и норм охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии.

Обязанности заместителя директора по маркетингу:

- согласовывать свои действия с целями и задачами компании;

- планировать, организовывать и проводить составом маркетинго­вой службы (отдела) комплексные исследования, связанные с изуче­нием рыночной конъюнктуры и потребительского спроса на продук­цию компании;

- организовывать и совершенствовать:

• систему стимулирования и сбыта продукции;

• работу сервисных центров по эксплуатации, ремонту и техниче­скому обслуживанию выпускаемой продукции;

• долгосрочное, среднесрочное и оперативное планирование маркетингового комплекса и конкретных программ;

• систему сбора, систематизации, анализа и обобщения марке­тинговой информации;

• создание баз данных по маркетингу (макро- и микросреда ком­пании);

• участие компании в специализированных международных, на­циональных, региональных и отраслевых мероприятиях (выставки, ярмарки, юбилеи);

• работу посреднических фирм в области продвижения и сбыта продукции предприятия;

- разрабатывать предложения по формированию и совершенствова­нию фирменного стиля, проведению специальных акций с использо­ванием новейших рекламных приемов и средств (TV, радио, печать, Интернет, наружная реклама, прямой маркетинг);

- разрабатывать предложения и рекомендации по номенклатуре, ко­личеству и ассортименту производимой продукции на основе изуче­ния текущего спроса и предложения, а также прогнозирования изме­нений на внутренних и внешних рынках (Перечень функциональных обязанностей должностных лиц составлен с исполь­зованием учебного пособия Э. А. Смирнова «Теория организации». С. 226-229.).

В третьей (заключительной) части обычно содержатся пункты, от­ражающие специфику функционирования предприятия, управления, а также конкретные ситуации, в которых должностному лицу предпи­саны определенные действия (например, заместителю директора — исполнение прямых обязанностей директора или совмещение обязан­ностей в связи с отпуском или командировкой одного из представите­лей администрации).