45. Каков порядок проставления на документах печатей?

Российское законодательство не устанавливает, на каких документах на предприятии печать проставляется в обязательном порядке, а на каких нет. Виды печати

Выделяли «простые» печати:

• печати общего отдела или отдела кадров;

• треугольные печати;

• угловые штампы;

• печати для удостоверений.

В качестве обязательных законодательно установлены следующие реквизиты круглой печати:

• полное фирменное наименование;

• местонахождение.

Печать может содержать фирменное наименование общества на любом языке народов РФ и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещается товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При их отсутствии в центре помещают сокращенное наименование юридического лица. Порядок использования печати следует закрепить в положении о данном структурном подразделении или ином локальном нормативном акте организации. Печать в обязательном порядке

Во-первых, печать как обязательный реквизит документа является строго необходимой только в трудовой книжке (смотрите ниже). Печати на документах

Приказ Печать на приказах не проставляется, поскольку приказ является внутренним распорядительным документом.

Трудовой договор Содержание трудового договора определяются в статье 57 ТК – обязательного наличия на нем печати юридического лица или индивидуального предпринимателя не предусмотрено.

Копии документов Согласно п. 1 действующего Указа Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. №9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Также допускается копию документа заверять печатью.

46. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указывается наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

47. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

48. Назовите основные свойства документа.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

К отличительным признакам документа относятся:

а) наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

49. Что такое юридическая сила документа?

Бесспорность документа в наши дни также определяется термином «юридическая сила документа». Это понятие означает и авторитарность основанного на законодательстве документа. Юридическая сила любого официального документа предусматривает его обязательность для установленного круга участников управленческой деятельности, которые принимают этот документ к руководству и на нем основывают свою деятельность или не проводят ее. Юридическая сила документа - это особенность официального документа, сообщаемая ему действующим законодательством, полномочиями издавшего его органа, а также установленным порядком оформления. Это определение устанавливает, что должностное лицо или орган управления, выпускающие документ, обязаны: при его подготовке соблюдать действующие нормы законодательства; документы издавать только в пределах своих полномочий; соблюдать действующие в данное время общегосударственные правила оформления и составления документов. К наиболее юридически значимым реквизитам относятся: название организации, дата документа и его регистрационный номер, подпись, печать, грифы утверждения и согласования.. В разных документах для подтверждения юридической силы используются различные реквизиты. К примеру, приказ руководителя составляется на бланке организации, должен содержать указание на данный вид документа (приказ), сам текст, который передает распорядительные действия, визу согласования, регистрационный номер, подпись и дату. Заявление адресуется должностному лицу, должно содержать слово «заявление», сам текст (причина или предмет составления документа), подпись и дату. Для штатного расписания учреждения кроме перечисленных реквизитов, необходим заверенный печатью гриф утверждения. Для отдельных видов документов в правилах оформления разработаны определенные требования к реквизитам, которые подтверждают их юридическую силу.