4.2. Выбор области печати

Область печати – это та часть рабочего листа, которая должна быть выведена на печать. По умолчанию эта область совпадает с заполненной частью рабочего листа.

Если на печать следует вывести только часть данных таблицы, то задают область печати. Для этого надо выделить диапазон, содержимое которого должно быть распечатано и выполнить команду меню Файл Область печати Задать.

Если область печати задана, то в режиме предварительного просмотра отображается только эта область, и только она выводится на печать. Границы области печати выделяются на рабочем листе крупным пунктиром. Для изменения области печати можно задать новую область, а для отказа – выполнить команду Файл Область печати Убрать.

15.

Перемещение, копирование данных

Копировать или перемещать можно содержимое отдельной ячейки или диапазона. Эти операции выполняются двумя основными способами:

перетаскиванием мышью

с использованием буфера обмена.

Первый способ удобен при перемещении на близкое расстояние небольшого диапазона.

Перетаскивание мышью

перемещения содержимого следует навести указатель мыши на рамку ячейки (диапазона) и, когда он примет вид стрелки, перетащить при нажатой левой кнопке.

В ходе перетаскивания появляется всплывающая подсказка, обозначающая точку вставки.

Для выполнения копирования при перетаскивании нужно удерживать клавишу <Ctrl>.

Перетаскивание правой кнопкой мыши вызовет контекстное меню, в котором выбирается нужный вариант завершения операции.

Применение буфера обмена.

В Excel, как и в любой программе Windows, помещение в буфер обмена выполняется командами Копировать / Вырезать, а вставка – командой Вставить. Эти команды выбирают:

в контекстном меню текущей ячейки (диапазона),

в меню Правка,

в панели инструментов.

Место вставки определяется указанием ячейки, соответствующей левому верхнему углу диапазона, помещенного в буфер обмена. При выделении же диапазона вставки, необходимо следить, чтобы он по размерам в точности совпадал с копируемым диапазоном.

Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel особенности. Вставка данных возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Выполнение любой другой операции приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент вставки в новую позицию.

Чтобы скопированные данные сохранялись в буфере обмена для дальнейшей работы, необходимо перед началом операции копирования выполнить команду Правка Буфер обмена. Панель буфера обмена отобразится в области задач окна Excel (в левой части экрана). В этом случае можно добавлять в буфер новые данные (до 24 элементов), выполнять другие операции и вставлять данные из буфера в любое время и в любое приложение Microsoft Office. Накопленные элементы остаются в буфере обмена до закрытия всех приложений.

Щелкнув на кнопке Параметры в нижней части панели буфера обмена, можно установить опцию Собирать данные без отображения буфера обмена.

Excel позволяет вставлять из буфера обмена не только скопированные значения, но и форматы, формулы и т.п. Кнопка Вставить в панели инструментов снабжена стрелкой, раскрывающей список параметров вставки:

Формулы– применяется при копировании формул; Значения– вставляются только значения, даже если ячейка содержала формулу; б ез рамок – вставка значений без обрамления ячеек; транспонировать– при вставке поменять ориентацию ячеек на рабочем листе (с вертикальной на горизонтальную и наоборот); Вставить связь – скопированное значение будет содержать ссылку на исходную ячейку. Специальная вставка открывает диалоговое окно для установки дополнительных параметров вставки.

Если команду Вставить вызывать не кнопкой панели инструментов, а из контекстного меню ячейки вставки (или меню Правка Вставить), то рядом со вставленным в ячейку значением появится кнопка Параметры вставки (рисунок 2.4), щелчок на которой откроет список параметров.

Рис. 2.4

Примечание. Кнопка Параметры вставки появляется только при вставке скопированных данных, но не при вырезании.

16.

Формат представления данных в ячейках

Формат ячеек по умолчанию ("Общий")

По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате "Общий". Этот формат имеет ряд хитростей:

числа выравниваются по правому краю, а текст — по левому;

если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы "#". Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;

если число очень большое ("6000000000000") или очень маленькое ("0,00000000000001"), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат ("6E+12" и "1E-14" соответственно);

при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать "3,1415", затем изменить ширину так, чтобы "5" перестала помещаться, в ячейке отобразится "3,142".

Необходимость изменения формата по умолчанию на другой

Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.

Не добавляйте обозначения денежных единиц вручную! После этого может выйти так, что при попытке использовать значение из этой ячейки в формуле, Excel выдаст ошибку! Есть способ указать Excel, что ячейки находятся в определенном формате, и он будет добавлять автоматически обозначения денежных единиц (и не только) за нас.

Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:

автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;

с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование".

с помощью окна "Формат ячеек";

Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных

После ввода определенных последовательностей символов, Excel автоматически изменяет формат ячейки. После этого все в дальнейшем вводимые в эту ячейку числа Excel пытается преобразовать в этот формат.

Дата. Если в ячейке написать "1.2.3" или "1/2/3", Excel заменит это на "01.02.2003" (первое число второго месяца третьего года). Если написать "1.2" или "1/2", то Excel заменит это на "01.фев". При этом формат ячейке будет автоматически преобразован в "Дата";

Процентный. Если в ячейке написать "1%", формат ячеки автоматически сменится на "Процентный";

Время. Если в ячейке написать "13:46:44" или "13:46", формат ячейки автоматически сменится на "Время";

Внимание!!! на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных единиц, даты и времени могут отличаться! Настроить их можно по пути "Панель управления" —> "Язык и региональные стандарты" —> закладка "Региональные параметры".

Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование"

На панели инструментов "Форматирование" находятся 5 кнопок, с помощью которых можно быстро изменить формат выделенных ячеек.

Описание кнопок (слева направо):

Денежный формат. Будет использована денежная единица по умолчанию (см. выше);

Процентный формат. Если в ячейке уже будет находится число, то Excel домножит его на 100 и добавит знак "%". Все правильно, ведь 1 арбуз — это "100%", а "0,7" арбуза — "70%";

Формат с разделителями (числовой формат). В этом формате будут отделяться пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т.д.) и будет добавлено 2 знака после запятой;

Увеличить разрядность. Добавляет один десятичный разряд;

Уменьшить разрядность. Убирает один десятичный разряд.

Изменение формата с помощью окна "Формат ячеек"

Общие сведения. Способы запуска

В окне "Формат ячеек", в закладке "Число", можно выбрать один из нескольких предопределенных в Excel форматов, настроить их, а также создать свой формат, используя специальный язык описания форматов.

Существует 3 способа открытия окна "Формат ячеек":

выделяем нужные ячейки —> меню "Формат" —> "Ячейки...";

выделяем нужные ячейки —> щелкаем правой кнопкой на одной из них —> "Формат ячеек";

выделяем нужные ячейки —> нажимаем "Ctrl+1".

Описание форматов:

Формат "Общий"

Формат "Числовой"

можно настроить число десятичных знаков, автоматически добавляемых после запятой;

можно настроить отделять или не отделять пробелом триады разрядов (сотни, сотни тысяч и т.п.);

можно настроить формат отображения отрицательных чисел:

черные с минусом;

красные без минуса;

черные с минусом и отступом (справа);

красные с минусом и отступом.

Внимание! Несмотря на то, что при изменении количества отображаемых знаков после запятой визуально число изменяется, в ячейке по прежнему хранится неокругленное число и операции будут осуществляться именно с ним. К примеру, пусть в ячейку было занесено число 1,23456. Пользователь оставил лишь 4 знака после запятой. В ячейке будет отображаться число 1,2346. Но при умножении на 100 000 в ячейке будет результат 123 456, а не 123 460! При расчетах пользуйтесь функцией ОКРУГЛ, если есть необходимость работать с округленным числом.

Формат "Денежный"

Те же настройки, что и в "Числовой" (кроме отключения разделения разрядов), плюс выбор денежной единицы. По умолчанию отображается денежная единица, указанная в настройках "Панель управления" —> "Язык и региональные стандарты" —> закладка "Региональные параметры".

Формат "Финансовый"

Те же настройки, что и в "Денежный" (кроме выбора формата отрицательных чисел: он всегда черные с минусом и отступом). Отличия от формата "Денежный" незначительные. Особенно их хорошо будет видно, если оформить ячейки сначала в формате "Денежный", выбрать денежный знак "$", ввести в ячейки отрицательные числа, увеличить ширину столбца и затем перевести их в формат "Финансовый". В ячейках появится отступ справа (как и у Денежного), но знаки "$" и "-" будут выровнены по левому краю. Очевидно, где-то принят такой стандарт оформления.

Формат "Дата"

Обычно сами даты вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления даты. Также можно сменить текущий формат представления даты на формат, принятый в других странах.

Формат "Время"

Обычно время вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления времени. Также можно сменить текущий формат представления времени на формат, принятый в других странах.

Формат "Процентный"

В формате "Процентный" все числа умножаются на 100 и добавляется знак "%". Также можно настроить количество десятичных разрядов после запятой.

Формат "Дробный"

В формате "Дробный" Excel пытается преобразовать десятичные дроби в обыкновенные. Например, "1,2" (одна целая, две десятых) будет преобразовано в "1 1/5" (одна целая, одна пятая).

Формат "Экспоненциальный"

Формат "Экспоненциальный" удобен для представления очень больших (расстояние до Солнца в метрах) или очень маленьких (масса атома водорода в килограммах) чисел. Например, число "299 792 458" (скорость света в метрах) в этом формате преобразуется в "3,E+08". Знак "+" здесь означает, что запятую нужно передвинуть вправо, а "08" — на какое количество разрядов. Также можно настроить количество знаков после запятой.

Формат "Текстовый"

Значения в ячейках, оформленных в этом формате, отображаются точно так же,как вводятся. Они обрабатываются как строки вне зависимости от их содержания. Например, если в ячейке, оформленной в формате "Текстовой", написать "1.2.3", Excel не будет пытаться преобразовать это в дату.

Ввод в ячейку 1-го символа " ' " (клавиша "Э" русской раскладки) автоматически приводит содержимое ячейки к текстовому формату. Символ " ' " на экране не отображается.

Формат "Дополнительный"

В выпадающем списке "Язык" выберите "Русский". В списке "Тип" появятся следующие варианты: "Почтовый индекс", "Индекс + 4", "Номер телефона", "Табельный номер". Попробуйте оформить ячейку типом "Номер телефона" и введите туда 10-значный номер. Думаю объяснять не надо. Для других языков могут отобразится другие варианты.

Пункт "(все форматы)"

В этом пункте можно создать свой формат (например, "шт", "кг.", "м/с" и т.п.), отсутствующий среди стандартных. Для этого используется специальный язык описания форматов. В текстовом поле сверху описываете его и нажимаете "Enter". Для удаления формата выделяете "нужный" формат и нажимаете кнопку "Удалить". Удалить встроенный формат невозможно. (Совет: форматы хранятся в рабочей книге; удаление ненужных форматов удобно завершать Отменой, чтоб не "испортить" формат текущей ячейки.)

Условное форматирование

Задание условного форматирования

Для задания условного форматирования в ячейке или диапазоне выполните ряд действий.

Выделите диапазон или ячейку.

Выберите команду Формат Условное форматирование. На экране появится одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Диалоговое окно Условное форматирование

Из раскрывающегося списка выберите либо значение (для простого условного форматирования), либо формула (для задания формата с использованием формул).

Определите условие (или введите формулу).

Щелкните на кнопке Формат и задайте параметры форматирования, которые следует применить, если условие выполняется (т.е. результат вычисления условия — ИСТИНА).

Чтобы задать дополнительные условия, щелкните на кнопке А также и повторите пп. 3-5. Всего можно задавать до трех условий.

Когда все будет сделано, щелкните на кнопке ОК.

Теперь ячейка или диапазон будут отформатированы по заданным условиям. Такое форматирование является динамическим. Это значит, что, если содержимое ячейки изменится, Excel оценит новое значение и в соответствии с ним изменит форматирование ячейки.

Параметры форматирования

После нажатия на кнопке Формат диалогового окна Условное форматирование откроется окно Формат ячеек (рис.3.4).

Рис. 3.4. Диалоговое окно Формат ячеек, используемое для условного форматирования

Оно несколько отличается от обычного окна Формат — в нем отсутствуют вкладки Число, Выравнивание и Защита, но появилась новая Очистить.

С помощью диалогового окна Найти и заменить можно выделить на рабочем листе ячейки, к которым было применено определенное форматирование. Но с помощью этого окна нельзя определить ячейки, к которым было применено условное форматирование.

Определение условия

В левой части диалогового окна Условное форматирование есть раскрывающийся список (см. рис. 3.3), позволяющий выбрать одну из двух опций.

значение. Используется для определения простых условий.

формула. Используется для определения более сложных условий, в которых применяются формулы.

Простые условия

После выбора элемента значение в следующем раскрывающемся списке можно определить перечисленные ниже типы условий.

между. Указывается два значения.

вне. Указывается два значения.

равно. Указывается одно значение.

не равно. Указывается одно значение.

больше. Указывается одно значение.

меньше. Указывается одно значение.

больше или равно. Указывается одно значение.

меньше или равно. Указывается одно значение.

Ввести значения можно как вручную, так и с помощью ссылки на ячейку.

Условия с использованием формул

При выборе элемента Формула в поле, расположенном справа, нужно задать формулу. Это можно сделать, просто определив ячейку с формулой на рабочем листе, а затем указав ссылку на нее, или же введя ее непосредственно в диалоговом окне Условное форматирование. Как всегда, перед началом формулы должен стоять знак равенства (=).

Рекомендуется вводить формулу непосредственно в диалоговом окне Условное форматирование.

Формула должна возвращать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если результат соответствует значению ИСТИНА, условие выполняется и к ячейке или диапазону применяется условное форматирование. Иначе (если результат принимает значение ЛОЖЬ) условное форматирование не применяется.

Если в формуле, введенной в диалоговом окне Условное форматирование, используется ссылка на ячейку, то эта ссылка будет относительной по отношению к верхней левой ячейке выделенного диапазона.

Например, если нужно задать условное форматирование, которое будет менять цвет заливки пустых ячеек в диапазоне С2:С10, выполните ряд действий.

Выделите диапазон С2:С10, начиная с ячейки С2, т.е. чтобы ячейка С2 была активной.

Выберите команду Формат Условное форматирование. Откроется диалоговое окно Условное форматирование.

Из левого раскрывающегося списка выберите формула.

В поле справа от выпадающего списка введите формулу =С2="" .

Щелкните на кнопке Формат, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.

В этом диалоговом окне определите цвет заливки и щелкните на кнопке ОК.

В диалоговом окне Условное форматирование щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть его. Обратите внимание на то, что введенная формула содержит ссылку на верхнюю левую ячейку выделенного диапазона. Чтобы убедиться в том, что ссылка является относительной, нужно выделить одну из ячеек диапазона (например, С5) и посмотреть на формулу условного форматирования для этой ячейки. Формула будет иметь следующий вид: =С5=""

Обычно при вводе формулы условного форматирования для диапазона ячеек используется ссылка на активную ячейку, которой, как правило, является верхняя левая ячейка выделенного диапазона. Исключение составляют случаи, когда нужно использовать ссылку на определенную ячейку.

Например, в диапазоне А2:В10 необходимо применить условное форматирование только к тем ячейкам, значения которых больше значения ячейки С1. Для этого следует ввести формулу =А2>$С$1. В этом случае ссылка на ячейку С1 будет абсолютной и одинаковой во всех ячейках выделенного диапазона. Другими словами, формула условного форматирования, например, для ячейки А3 будет выглядеть следующим образом: =А3>$С$1. Следовательно, для всех ячеек выделенного диапазона относительные ссылки будут изменяться в соответствии с позицией ячейки в диапазоне, а абсолютные всегда будут ссылаться на одну и ту же ячейку.

Множественные условия

Щелкнув на кнопке А также диалогового окна Условное форматирование, можно определить дополнительное условие (трех условий).

Например, для ячейки или диапазона можно определить следующие условия (а также параметры форматирования, которые будут применяться при выполнении тех или иных условий):

Значение ячейки меньше 0 Значение ячейки равно 0 Значение ячейки больше 0

В этом случае форматирование будет зависеть от знака содержащегося в ячейке значения (отрицательное, положительное или ноль).

Если ни одно из условий не примет значение ИСТИНА, форматирование ячейки не изменится. Если же будет выполняться более одного условия, Excel применит форматирование в соответствии с первым выполненным условием. Например, такая ситуация может произойти, если задать следующие условия:

Значение ячейки лежит между 1 и 12 Значение ячейки меньше 6

В этом случае, если ячейка будет содержать, например, число 4, выполнятся оба условия, но ячейка будет отформатирована в соответствии с параметрами, установленными для первого условия.

ВНИМАНИЕ!!! Перед прочтением этой темы следует разобраться со ссылками, формулами и функциями. ПРИМЕЧАНИЕ: В Office 2007 значительно расширились возможности условного форматирования.

Имеется возможность указать Excel, чтобы при вводе данных, соответствующих определенному условию, он изменял оформление ячейки: заливку, границы, шрифт.

Сделать это можно с помощью окна "Условное форматирование", вызываемым так:

"Формат" —> "Условное форматирование..."

В этом окне можно задать до 3-х способов автоматического оформления ячеек в зависимости от условия. Добавить новое условие можно, нажав кнопку "А также >>". Нажав кнопку "Формат", можно настроить параметры шрифта, границы и заливки для ячеек, значения в которых удовлетворяют заданному условию. Значения в ячейках, не содержащих данных, Excel считает равным нулю.

Ниже показан результат применения настроек, указанных на рисунке выше, к выделенному диапазону.

Здесь первое условие «=""» прописано для того, чтобы Excel пустые ячейки не оформлял как ячейки, содержащие "0".

ВНИМАНИЕ!!! Имеет значение порядок условий! Если условие «=""» поместить после "=ОСТАТ(C14;2)=0", то пустые ячейки и содержащие "0" будут подсвечиваться одинаково.

В условном форматировании можно использовать значения ячеек в формулах, из в зависимости от результата вычисления формулы изменять оформление. На рисунке ниже показан пример различной подсветки ячеек с чётными числами, нечётными числами и пустых ячеек.

—->

Функция "ОСТАТ(число;делитель)" находит остаток от деления. В даных формулах использована относительная ссылка на ячейку "C14" (первую ячейку диапазона), по остальным ячейкам Excel "пробежится" сам. Если бы ссылка была абсолютной (что происходит по умолчанию, если выделять из окна "УФ"), это бы работало только для ячейки "C14".

ВНИМАНИЕ!!! Удаление данных из ячейки с помощью "Delete" не приводит к удаление условного форматирования! Удалить его можно либо из окна "Условное форматирование" кнопка "Удалить...", либо с помощью команды "Правка" —> "Очистить" —> "Форматы".

Маркер автозаполнения

В нижнем правом углу выделенной (активной) ячейки или выделенного диапазона ячеек можно видеть небольшой квадратик — маркер автозаполнения.

При наведении на него, указатель становится тонким крестиком, за который можно «схватиться» левой или правой кнопкой мыши и потащить вниз, вверх, вправо или влево. Это может использоваться в разных целях:

Копирование данных 1 в 1 в другие ячейки (чисел, текста, формул);

Создание арифметических и геометрических прогрессий;

Создание различных встроенных в Excel последовательностей (названия месяцев, дней недели, даты, время);

Продолжение пользовательских настраеваемых последовательностей;

Копирование оформления ячеек.

Если потянуть за маркер правой кнопкой, после ее отпускания откроется контекстное меню, в котором можно найти дополнительные команды для копирования оформления ячеек, создания прогрессий и последовательностей дат:

Если протянуть маркер автозаполнения через ячейки, в которых уже есть какие-то данные, данные будут перезаписаны.

17.

Работа с мастером функций

Общие сведения. Способы запуска

При написании сложных формул, особенно использующих вложенные функции, использование мастера функций — наилучшее решение. Он очень облегчает и ускоряет ввод формул, и делает многие вещи за нас: автоматически вставляет знак "равно", имя функции, круглые скобки, расставляет точки с запятой. Позволяет просматривать значение ссылок и результаты промежуточных вычислений.

Существует 3 способа запуска мастера функций:

С помощью кнопки в строке формул;

С помощью команды "Другие функции..." кнопки ;

С помощью пункта меню "Вставка" —> "Функция";

Первый шаг

После выполнения одного из этих действий откроется окно мастера функций:

На первом шаге мы выбираем нужную нам функцию, пользуясь поиском или фильтром категорий. После выбора нужной функции нажимаем "ОК" и попадаем на второй шаг.

Второй шаг

Открывается следующее окно:

Функции Excel

В формулах могут использоваться встроенные функции Excel. Вызов функции состоит в указании имени функции, за которым следует в скобках список аргументов, разделенных точкой с запятой. Аргументами функций могут быть числа, текст, ссылки на ячейки, логические выражения, вложенные функции.

Примечание. Если хорошо известен формат, то функцию можно ввести с клавиатуры. После ввода знака "=", имени функции и скобки, появляется всплывающая подсказка для ввода аргументов.

Автовычисление итоговых функций

В Excel автоматизирован вызов функций, вычисляющих итоговые значения в диапазонах ячеек с числовыми данными, Такие функции выбирают из раскрывающегося списка кнопки Автосумма в панели инструментов.

Наименование функции в списке	Имя функции	Операция
Суммировать	=СУММ()	Вычисление суммы чисел.
Среднее	=СРЗНАЧ()	Вычисление среднего арифметического значения.
Число	=СЧЁТ()	Подсчет количества чисел.
Максимум	=МАКС()	Выбор максимального значения.
Минимум	=МИН()	Выбор минимального значения.

Применение функций автовычисления