27. Сортировка данных. Отбор записей с помощью автофильтра.

Сортировка данных в таблице осуществляется через команду Данные → Сортировка или кнопки на панели инструментов Стандартная Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию

Например, отсортировать таблицу, содержащую фамилию и пол так, чтобы сначала стояли все женские фамилии по алфавиту, а затем мужские.

Выделим таблицу с данными. Данные → Сортировка. В окне

Сортировать по выбрать пол (это заголовок таблицы), в окне Затем

по выбрать фамилия

С помощью команды Данные → Фильтр → Автофильтр осуществляется выбор данных по критерию. При этом в ячейках, где располагаются заголовки, появляются кнопки (стрелка). При нажатии на них появляется меню с условиями отбора автофильтра.

Появившиеся в ячейках стрелки меняют цвет с черного на синий, тем самым видно, в каком столбце сделана выборка. После работы с выбранным списком надо вернуть весь столбец данных для дальнейшей работы с ним.

При запуске команды Данные → Фильтр → Стандартный фильтр появится возможность выбирать строки, удовлетворяющие поставленным условиям.

28. Промежуточные итоги. Подведение вложенных промежуточных итогов.

Подведение промежуточных итогов

1. Отсортируйте список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. Например, чтобы просуммировать единицы продукции, проданные каждым продавцом, в списке продавцов, объемов продаж и количества проданного, отсортируйте список по столбцу продавцов.

2. Укажите ячейку в списке.

3. Выберите команду Итоги в меню Данные.

4. Выберите столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка При каждом изменении в. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка на шаге 1.

5. Выберите функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция. Для получения более подробных сведений по итоговым функциям нажмите кнопку.

6. Выберите столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по.

Подведение "вложенных" или многоуровневых итогов

Чтобы "вложить" или вставить итог для групп, находящихся внутри уже существующих групп, необходимо отсортировать список.

1. Отсортируйте список по двум или более столбцам, для которых необходимо подвести итог. Например, чтобы просуммировать проданные единицы продукции по регионам и по лицам внутри каждого региона, в первую очередь, следует отсортировать список по столбцу регионов, а затем - по столбцу продавцов лицами. При подведении промежуточных итогов, значения итогов по продавцам вкладываются в итоги по регионам.

2. Вставьте автоматические итоги для первого столбца, содержащего группы суммируемых данных. Этот столбец при сортировке списка должен быть указан в поле Сортировать по. (В примере, приведенном на шаге 1, первым столбцом должен быть столбец регионов.)

3. После создания автоматических итогов в первом столбце, повторите процедуру для следующего столбца.

4. Укажите ячейку в этом списке.

5. Выберите команду Итоги в меню Данные.

6. Выберите следующий столбец, по которому необходимо подвести итоги, из списка При каждом изменении в.

7. Снимите флажок Заменить текущие итоги, а затем нажмите кнопку OK.

8. Повторите шаги с 4 по 7 для каждого столбца, по которому необходимо подвести итоги.