5. Облік коштів, розрахунків та інших активів

5.1 Облік касових операцій та облік руху грошових коштів на рахунках в банку

Грошові кошти підприємства можуть зберігатися в касі і/або на рахунках у банку.

У сучасних умовах можна виділити три значні джерела надходження готівки до каси:

• з банківського рахунку;

• від підзвітних осіб;

• у вигляді виручки.

Підприємство ПАТ «Ковельсільмаш», яке має поточні рахунки в установах банків, одержує готівку з цих рахунків за грошовим чеком з чітким формулюванням суті операцій, що буде здійснюватися у межах наявних коштів і витрачають її виключно на відповідні цілі.

В день отримання готівкових коштів касир звертається в установу банку із заповненим чеком, який підписаний бухгалтером та керівником і завірений печа­ткою підприємства. На зворотній стороні чека має вказуватися, на які цілі буде витрачено готівку.

Після заповнення касиром ремарки, яка прикріплюється до банківської ви­писки, йому видається вказана сума готівки.

Надходження готівки безпосередньо у касу підприємства оформ­ляється прибутковим касовим ордером (Додаток №18). При прийманні грошей у касу підприємства видається відривний корінець прибутково­го касового ордеру, за підписами головного бухгалтера і касира.

Після отримання коштів в касу і видачі квитанції про оплату касир зобов'я­заний здійснити запис у касову книгу не пізніше касового дня. Виправ­лення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони за­свідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

При внесенні коштів у касу слід пам'ятати, що прибутковий касовий ордер приймається до виконання тільки у день його оформлення. Коли до кінця робочо­го дня кошти не внесені, то прибутковий касовий ордер анулюється (перекреслю­ється) касиром і ставиться надпис „анульовано". В бухгалтерії такий же запис здійснюється в журналі реєстрації прибуткових касових ордерів, у графі «примі­тка». Анульовані касові ордери зберігаються в бухгалтерії в окремій папці упро­довж 36 місяців.

Видача готівки з каси підприємства ПАТ «Ковельсільмаш» проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платі­жними) відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповнова­жені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розра­хунки тощо.

Видача готівки з каси, що не підтверджена розписом одержувача у видатко­вому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, про­водиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу або за окремою відомістю.

При видачі заробітної плати слід пам'ятати, що дозволений термін, протя­гом якого готівка, з якої буде здійснюватися виплата заробітної плати, може збе­рігатися в касах підприємств понад установлений ліміт, становить три робочі дні, а для працівників віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів — п'ять робочих днів, включаючи день одержання готівки в уста­нові банку.

Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу (Додаток №19) , де відображає усі надходження та вибуття готівки в національній валюті.

Згідно з чинним законодавством України всі вільні грошові кошти підпри­ємства повинні в обов'язковому порядку зберігатися в банку, причому підприєм­ства можуть самостійно обирати установу банку, в якій зберігатимуться кошти. Безготівкові розрахунки передбачають рух коштів по рахунках в банках юридичних чи фізичних осіб.

Банки відкривають рахунки юридичним та фізичним особам згідно з Інструкцією «Про порядок відкриття та використання рахунків у наці­ональній та іноземних валютах», затвердженою постановою Правління Національного банку України від 12.12.2003 р. № 492. Банки можуть відкривати поточні та вкладні (депозитні) рахунки.

Поточні рахунки відкривають суб'єктам підприємницької діяльності для збе­рігання коштів і здійснення всіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного законодавства України.

Для відкриття поточних рахунків підприємство надає банку такі документи:

• заяву на відкриття рахунку встановленого зразка, підписану керівни­ком та головним бухгалтером; (Додаток №20)

• копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі державної влади чи іншому уповноваженому органі, засвідчену нотаріально або органом який видав свідоцтво про державну реєстрацію;

копію належним чином зареєстрованого статуту, завірену нотаріально чи органом реєстрації;

• копію документа, який підтверджує поставлення підприємства на подат­ковий облік засвідчену нотаріально або органом який видав свідоцтво про державну реєстрацію;

• копію довідки про внесення юридичної особи до Єдиного державного ре­єстру підприємств та організацій України, засвідчену органом, що видав довідку, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

• картку із зразками підписів осіб, яким надано право розпорядження рахунком і підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або ви­щою організацією.

Визначення кола осіб, які мають право підпису розраху­нково-платіжних документів, здійснюється власником підприємства або керівником. Як правило, визначають перший підпис — працівника, відпо­відального за господарську діяльність (керівник чи призначені ним особи), та другий підпис працівника, відповідального за фінансову діяльність (го­ловний бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер-касир тощо). До картки включа­ється також зразок відбитка печатки підприємства.

Вкладні (депозитні) рахунки відкривають підприємствам, фізичним особам на підставі укладеного депозитного договору між клієнтом і банком. Зберігання кош­тів на депозитному рахунку передбачає виплату відсотків згідно з договором.

Банк може відмовитися від договору банківського рахунку та закрити пото­чний рахунок клієнта, якщо операції за цим рахунком не здійснюються протягом трьох років підряд і на цьому рахунку немає залишку коштів.

Всі операції по руху коштів на рахунку в банках здійснюються на підставі розрахункових документів (платіжні доручення (Додаток №21), платіжні вимоги-доручення(Додаток №22) , розрахункові чеки, акредитиви, векселі), форми яких затверджені НБУ. Документи, що надходять до банку, дійсні лише при наявності підписів, іден­тичних підписам у банківській картці. Якщо документ неправильно заповне­ний, не містить потрібного реквізиту, містить виправлення, то банк не має права приймати цей документ до виконання.

Банк реєструє всі здійснені операції по руху коштів на рахунку у виписці з рахунку, до якої додаються підтверджуючі документи.

Облік операцій на рахунках в банку ведеться на рахунку 31 «Ра­хунки в банках». По дебету рахунку 31 відображається надходження грошових коштів, а по кредиту — їх використання.

В обліку розрахунки чеками відображаються на рахунку 313 «Інші рахунки в національній валюті». При відкритті чекової книжки кошти з поточного рахун­ку перераховуються на «спеціальний» рахунок, тому проведення буде записува­тись: Дт 313 Кт 311 (аналогічне проведення здійснюється і при акредитивній формі розрахунків та перерахуванні коштів на корпоративний картрахунок підприємс­тва). На суму пред'явленого чека буде дебетуватись рахунок 63 і кредитуватись 313. Суми по чеках виданих, але непред'явлених до оплати, залишаються на ра­хунку 313. Якщо підприємством здійснюється видача чекових книжок під звіт працівникам, то в бухгалтерії робиться запис Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами». Після подання підзвітни­ми особами звіту кредитується рахунок 372 в кореспонденції з рахунком 685 на суму невикористаних чеків.

Особі, яка відбуває у відрядження, під звіт може видаватися корпоративна картка підприємства (ККП). В момент передачі ККП підзвітній особі в бухгал­терії підприємства робиться запис у реєстрі платіжних карток. Витрачання кош­тів із ККП відображається за дебетом 372 рахунку, який кредитується на суму затвердженого авансового звіту.

Виходячи з потреби прискорення обігу готівкових коштів і своєчасного їх надходження до установ банків підприємства, які працюють з готівкою, встановлюють ліміт каси та строки здавання готівки до банку. Готівка понад встановлений ліміт здається до установи банку самостійно або через відповідні служби, які мають на це право.

Строки здавання готівки для її зарахування на рахунки в банку визначається підприємством і погоджується з банком з врахуванням таких вимог:

• для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки щодня;

• для підприємств, у яких час закінчення робочого дня, встановленого внутрішнім розпорядком, не дає змоги забезпечити здавання готівки в день її надходження, наступного за днем надходження готівки до каси дня;

• для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків не рідше, ніж 1 раз в 5 робочих днів.

Якщо підприємство працює у вихідні і не мають змоги через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію здати одержану ними за ці дні готівку, то вона має здаватись до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

Для обліку дебіторської заборгованості, яка виникає в результаті реалізації готової продукції, підприємство ПАТ «Ковельсільмаш» використовує рахунок 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками» за його субрахунками.

Облік дебіторської заборгованості здійснюється на підставі первинних документів. Відвантаження продукції здійснюється на основі товарно-транспортної накладної, у якій зазначаються всі основні реквізити як покупця так і постачальника. Також оформляється податкова накладна, яка забезпечує облік та контроль за своєчасністю розрахункових операцій за таким видом податку як ПДВ.

Для своєчасного здійснення розрахункових операцій ПАТ «Ковельсільмаш» оформляє і відправляє покупцю рахунок-фактуру, в якому зазначає свої реквізити, також зазначаються реквізити покупця і відомості про товар.

Для погашення дебіторської заборгованості підприємство використовує банківські документи – платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, розрахункові чеки, та інші, а також векселі, прибуткові касові ордери, тощо.

Облік дебіторської заборгованості здійснюється в розрізі кожного покупця за пред’явленим до сплати рахунком у відомості 3.1 аналітичного обліку розрахунків із покупцями та замовниками.

Синтетичний облік за розрахунками з покупцями та замовниками ведуть в першому розділі журналу 3. Записи до журналу здійснюють на основі групувальних відомостей аналітичного обліку розрахунків з покупцями і замовниками.

Для обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи або одержані послуги призначено пасивний рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» за його субрахунками. За кредитом рахунку відображається кредиторська заборгованість перед постачальниками та підрядниками, а за дебетом – її погашення.

Підставою на підприємстві ПАТ «Ковельсільмаш» для здійснення записів та контролю розрахункових відносин за даним рахунком є первинні документи, що підтверджують здійснення операцій. Це такі документи як накладні, рахунки-фактури, податкові накладні, акти виконаних робіт, тощо.