20 Классиф. И требования к документам

Документация

Классификация:

- По назначению:

• распорядительные – это документы, которые содержат приказ или распоряжение на совершение хозяйственной операции. К этим документам относятся документы разрешители: доверенности, чеки на получение наличных денег, платежное поручение и т.д.

• исполнительные документы (оправдательные документы) – они подтверждают факт совершения хозяйственной операции или служат оправданию бухгалтерских записей.

• Документы бухгалтерского оформления – это группа документов содержит или подготавливает соответствующие бух данные для подготовки и использовании в учете в бух процессе (различные бухгалтерские справки, ведомости и т.д.)

• Комбинированные документы – они сочетают в себе признаки распорядительных и исполнительных документов, либо всех 3-ех выше перечисленных.

• Авансовый отчет заполняется лицом, которому выдавали деньги на различные нужды, мб лицо растратила эти средства и теперь отчитывается.

- По содержанию хозяйственных операций:

• Материальные документы содержат информацию о наличии, движении материальных средств, орудий труда. (к таким документам относятся акты)

• денежные документы – содержат информацию о движении денежных средств. (чеки, банковские выписки, квитанции, сертификаты, облигации)

• расчетные документы – содержат информацию о расчетах предприятия с различными юридическими и физическими лицами.

- По месту составления:

• Внутренние документы составляются и обращаются внутри предприятия и организации, с помощью этих документов оформляются операции, которые совершаются в пределах организации.

• Внешние документы поступают от других организаций, либо направляются в другие организации, это доверенности, счета фактур, платежные требования, товарные и транспортные… и т.д..

- По порядку составления:

• Первичные(разовые) составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после завершения хозяйственной операции, путем первоначальной регистрации данных.

• Сводные (накопительные/регистры) - составляются на основе данных первичных документов. Связано с необходимостью обобщения информации.

Первичные учетные документы – принимаются к учету только если они составлены по определенным формам и содержат определенные показатели. Показательным документам в бух учете называется реквизит, соответственно, документ, для того, что бы был принят к учету должен содержать в себе реквизит.

Реквизиты делятся на:

• обязательные – присутствуют во всех без исключения документах. Обеспечивают юридическую силу. (Наименование документа. Дата составления. Наименование организации от имени которой составлен документ. Содержание хозяйственной операции. Измерители хозяйственной операции. Наименование должностей, лиц ответственных за совершение хозяйственной операции. Личные подписи указанных лиц и расшифровка этих лиц.)

• дополнительные – могут присутствовать и не присутствовать. Определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документа, в зависимости от характера операции требовании нормативных актов и технологий обработки информации, первичные документы могут быть включены след дополнительные реквизиты: номер документа, банковские реквизиты организации(наименование банка, расчетные счета и т.д.), основание для совершения хозяйственной операции, юридический или фактический адрес, печать.

Предприятию разрешается изменять форматы бланков 1-ых учетных документов, вносить изменения части сужения или увеличения размеров строк и столбцов, включать дополнительные строки или дополнительные реквизиты(за исключением документов по оформлению кассовых и банковских операций). Удаление обязательных реквизитов не допускается, все изменения утверждаются учетной политикой.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачей их в архив называется документооборот. За организацию документооборота организации отвечает главный бухгалтер. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются бухгалтерской обработке, документы проверяются по существу, проводится формальная проверка документов. Проверенные документы таким образом подвергаются группировки. Группировка – когда документы подшиваются… арифметическая проверка и таксировка – происходит перевод натуральных трудовых измерителей в денежные. контировка – высокий уровень обработки документов, представляет собой бух записи или проставления корреспонденции счетов.