3. Организация и управление информационными потоками на предприятии

Информация на современном этапе развития стала играть решающую роль при организации управления. Это связано как с развитием новых информационных технологий, так и с изменениями в технологии управления (процессы обоснования и принятия решений, а также организация их выполнения).

Информационное обеспечение системы управления организации состоит в организации целенаправленных массивов информации и информационных потоков, а также включает сбор, хранение, обновление, переработку и передачу информации для анализа полученных результатов, подготовки, обоснования и принятия управленческих решений органами управления организации.

Цель информационного обеспечения управления организацией - своевременное представление подразделениям управления необходимой и достаточной информации для принятия решений.

Задачи информационного обеспечения:

• выявление, регистрация, обработка и выдача данных, характеризующих фактическое состояние процессов производства и управления;

• определение отклонений фактических показателей производственной деятельности от установленных в планах;

• обработка полученных данных о состоянии процессов производства и управления;

• распределение информации между руководителями, отдельными подразделениями и исполнителями;

• обеспечение органов управления и специалистов научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки и техники, организации производства и управления.

Головные подразделения подсистемы "Информационное обеспечение управления" осуществляют общее методическое руководство деятельностью; организации в области информационного обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

При организации информационного обеспечения управления организации необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• упорядоченность, точность, достоверность и своевременность представления информации для решения задач управления, а также однозначность и удобство ее восприятия;

• адресность и необходимая детализация информации в соответствии с уровнем управления;

• интеграция организации процессов передачи и преобразования информации;

• ориентированность на использование преимуществ автоматизации управления.

Информационное обеспечение включает организацию:

• массивов информации;

• потоков информации;

• процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.

При организации массивов информации необходимо использовать унифицированные системы документации (УСД) и государственные классификаторы, а также классификаторы отраслевого уровня и уровня основного звена (предприятия, объединения).

Организация потоков информации предполагает:

• определение источников и потребителей информации в соответствии с задачами управления;

• определение состава информации, периодичность ее циркуляции и форм представления;

• разработку документооборота;

• использование комплекса технических средств управления для организации потоков информации;

• установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации предполагает:

• разработку технологии обработки и прохождения информации с использованием необходимых технических средств управления;

• подбор и обучение кадров по обработке информации;

• распределение между подразделениями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребителя.

На исследуемом предприятии такой службы нет, можно судить о невысокой развитости компьютерных технологий, что в современных условиях крайне необходимо.

Программный продукт — комплекс взаимосвязанных программ для решения определенной проблемы (задачи) массового спроса, подготовленный к реализации как любой вид промышленной продукции.

На предприятии ОАО «ВИСТАН» используется система «Клиент-Банк»

Система «Клиент-Банк» - программный продукт, обеспечивающий следующие функциональные возможности:

- подготавливать и передавать в банк платежные документы;

- получать из банка выписки по счетам за любой период времени;

- получать из банка в электронном виде расчетные документы с исполнением (заверенные электронной подписью Банка);

- отслеживать текущее состояние счетов;

- обмениваться с банком произвольной информацией в защищенном режиме.

- ведение служебных справочников (обслуживаемых клиентов, ответ исполнителей, аудита и т. д.);

Эта услуга позволяет:

• Существенно повысить оперативность доставки и получения платежных документов и выписок, поскольку практически весь документооборот между Клиентом и Банком проходит в электронном виде.

• Минимизировать ошибки при заполнении платежных документов.

• Снизить операционные расходы (стоимость обработки документа «Клиент-Банк» ниже стоимости платежного документа на бумажном носителе.

Система обеспечивает авторизацию (определение создателя/отправителя документа) всех принимаемых документов при помощи системы электронных подписей и шифрацию передаваемой информации.

Так же существует самая современная система программ, включающая в себя платформу и прикладные решения для автоматизации учета и бизнес-процессов компаний разнообразных сфер деятельности и масштабов – это 1С Бухгалтерия, на данном предприятии она находится в разработке. И в скором времени заменит программный продукт Клиент-Банк.

Передача информации в органы статистики, налоговую службу, ФСЗН, осуществляется различными способами: по электронной почте, по факсу или электронным докладом.

Таким образом, на предприятии слабо развито информационное обеспечение,недостаток компьютерной техники и знание компьютера самого

работающего персонала, для оснащения предприятия компьютерной техникой, обучения персонала требуются огромные затраты, что на данном этапе работы предприятия в принципе невозможно.