6. Отчёты базы данных

Отчёты – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включён в документ другого приложения. Отчёт строится на основании таблиц и запросов. Средства генерации отчётов позволяют отформатировать данные, добавить группировку и итоговые значения, использовать диаграммы.

Основные виды отчётов:

• простой отчёт;

• многоколонный отчёт;

• отчёт с группировкой данных и вычислением итогов;

• отчёт по связанным таблицам;

• перекрёстный отчёт.

Отчёт, также как и форма, является объектом – контейнером, но количество элементов управления, используемых в отчётах существенно меньше. Основные элементы отчётов – надпись, поле, рисунок, линия.

Основными областями отчёта являются: заголовок отчёта, верхний колонтитул, заголовок группы (в отчётах с группировкой данных), область данных, примечание группы (в отчётах с группировкой и вычислением итогов), нижний колонтитул, примечание отчёта.

Области отчёта используются следующим образом:

• заголовок отчёта создаётся один раз в начале отчёта;

• верхний колонтитул создаётся в начале каждой новой страницы отчёта (эта область содержит «шапку» таблицы);

• заголовок группы отображается перед первой записью каждой группы;

• в области данных отображаются данные из таблиц (запросов);

• примечание группы отображается после последней записи каждой группы;

• нижний колонтитул создаётся в конце каждой новой страницы отчёта;

• примечание отчёта создаётся один раз в конце отчёта.

Режимы работы с отчётами в MS Access 2007:

• представление отчёта – просмотр данных, содержащихся в отчёте;

• предварительный просмотр – представление отчёта в том виде, который пойдёт на печать;

• режим макета – просмотр данных отчёта, возможность изменения внешнего вида отчёта и его элементов (форматирование текста, добавление эмблем, размеры полей, условное форматирование и т.д.);

• режим конструктора – конструирование отчёта, добавление элементов в области отчёта, задание или изменение свойств элементов.

Способы создания отчётов:

• автоматическое создание отчёта для выбранного объекта базы данных;

• создание отчёта с помощью Мастера отчётов;

• создание отчёта в режиме Конструктора отчётов.

Команды, предназначенные для создания и редактирования отчётов, находятся на вкладках Создание, вкладках Формат, Упорядочить и Параметры страницы группы Работа с макетами отчётов, вкладках Конструктор, Упорядочить и Параметры страницы группы Инструменты конструктора отчётов, Предварительный просмотр. Основные команды представлены на рисунке 28. Методы работы с отчётами повторяют методы работы с формами.

Рисунок 28 – Команды для работы с отчётами

Практическое задание 6. Создание отчётов базы данных

Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных по учету торговли. Создайте предложенные отчёты базы данных. Используйте Мастер отчётов для создания исходных вариантов отчётов и Конструктор для их дальнейшего редактирования. Макет и стиль отчёта – на Ваш выбор. Названия всех указанных отчётов должны быть введены в заголовки, названия столбцов отчёта соответствовать заданным!

1. Создайте отчёт «Список поставщиков». Исходная таблица – Поставщики. Отчёт должен содержать следующие столбцы: Регион, Поставщик, Адрес, Телефон. Данные сгруппируйте по регионам. Используя соответствующие свойства поля, измените у заголовка: цвет фона, тип, размер и насыщенность шрифта. Создание группировки представлено на рисунке 29.

2. На основании запроса о товарах, которых нет в наличии (запрос 1 из группы Простые однотабличные запросы) создайте отчёт «Список отсутствующих товаров». Отчёт должен содержать всю информацию о товарах. Товары расположите в алфавитном порядке. Добавьте в область заголовка текущую дату, в область примечание отчёта надпись – Отчёт составил________.

3. Создайте отчёт «Выполненные поставки». Исходная таблица – Поставки. Отчёт должен содержать следующие столбцы: Номер поставщика, Дата поставки, Код товара, Стоимость, Количество. Данные сгруппируйте по дате поставки (по неделям). Добавьте итоговые значения (сумма) по количеству товаров и стоимости. Откорректируйте внешний вид отчёта. Группировка и итоги указываются в соответствующих окнах Мастера отчётов (рисунок 29).

Рисунок 29 – Создание группировки и итогов

4. Создайте отчёт «Новые цены». Исходная таблица – Товар. Отчёт должен содержать следующие столбцы: Код товара, Наименование, Цена, Новая цена. Для расчета новой цены поместите в область данных отчёта элемент Поле и введите в него выражение

=CCur([Цена] * 1,15)

Используя условное форматирование, выделите новые цены, находящиеся внутри некоторого диапазона, и цены, превышающие определённый уровень (значения по Вашему усмотрению). Пример создания условного форматирования представлен на рисунке 30.

Рисунок 30 – Создание условного форматирования

5. Создайте отчёт, содержащий следующие диаграммы:

– круговую диаграмму, отображающую относительное количество (%) поставщиков из каждого региона, название диаграммы – Относительное количество поставщиков, исходные данные – запрос 1 из группы Запросы с групповыми операциями;

– гистограмму, отображающую общую стоимость товаров находящихся на каждом из складов, название диаграммы – Стоимость товаров на складах, исходные данные – таблица Поставки.

Отчёт должен содержать общий заголовок – Графический анализ данных и текущую дату. Последовательность действий при создании отчёта:

• запустите Конструктор отчётов (вкладка Создание → Конструктор отчётов);

• в области данных отчёта разместите элемент управления Диаграмма (после размещения элемента автоматически запустится мастер Создание диаграмм);

• в окне мастера выберите таблицу или запрос и укажите необходимые поля, в следующих окнах выберите тип диаграммы и тип отображения данных на диаграмме, задайте название диаграммы;

• откройте отчёт в режиме Макет, откорректируйте размер и положение созданной диаграммы;

• для дальнейшей настройки диаграммы откройте отчёт в режиме Конструктор, щёлкните правой кнопкой мыши в диаграмму и в появившемся контекстном меню выберите пункт Объект Диаграмма → Открыть; диаграмма будет открыта в программе MS Graph;

• выберите элемент диаграммы (заголовок, ряды данных, оси, легенда), двойным щелчком мыши в области элемента откройте окно Формат, задайте требуемые значения параметров элемента;

• в режиме конструктора вставьте в отчёт заголовок и дату (кнопки Заголовок, Дата и время на вкладке Конструктор).