4) Функція менеджменту «контроль»

Контроль – важлива функція менеджменту, застосування якої дає змогу керівникові стежити за виконанням управлінських рішень і вносити корективи. За своїм рангом функція контролю стоїть на другому місці після функції планування (постановки цілей). І це зрозуміло, адже, якщо не доведена до підлеглих мета їхньої діяльності, то і нічого буде контролювати. Незважаючи на те, що контроль не надто подобається працівникам, він все-таки є об’єднувальним чинником діяльності контролюючих та контрольованих осіб.

Основне завдання контролю – забезпечити досягнення цілей і місії організації. Потреба контролю є об’єктивною і визначається дією таких чинників:

• зміною довкілля (зміна законові, політики, структури організації тощо);

• небезпекою виникнення кризових ситуацій;

• потребою підтримувати успіх організації;

• боротьбою за ринки збуту товарів;

• інші.

Контроль за усіма стадіями діяльності підприємства повинен давати його керівництву інформацію щодо ухвалення відповідних рішень. Для будь-якого контролю характерними є такі компоненти:

• об’єкт та суб’єкт контролю (що контролюється і хто контролює),

• процес контролю (здійснення в часі) і результати контролю.

З урахуванням того, що якими будуть ці компоненти за своїм змістом, і визначають види контролю. Об’єктом контролю повинні бути результати діяльності і в жодному випадку – співробітники.

Відправним пунктом концепції адміністративного (службового) контролю дій підлеглих є такий – досить охопити контролем певні стратегічні пункти, вузлові функції.

Другим важливим завданням є орієнтація контролю не на минуле, а на майбутнє, оскільки краще з 75%-вою упевненістю передбачити помилку, яка може трапитися в майбутньому, якщо не здійснити певних кроків, ніж мати 100% знання про походження помилки, яка вже допущена.

Третьою проблемою службового контролю є відбір оцінок підлеглих, щоб встановити, як вони виконують свої посадові функції. Донедавна функція контролю в нашій державі зводилася до перевірки дотримання інструкцій, законів і виявлення порушників.

Усі функції менеджменту взаємопов’язані і діють, якщо в організації є певна система комунікацій.

Спільна (колективна) діяльність людей передбачає контакти між ними у вигляді обміну інформацією. Тільки на цій основі люди, об’єднані в організацію, можуть досягти своєї мети. Будь-яка організація, навіть дуже мала, обов’язково має відповідну систему комунікацій.

У вузькому розумінні слова, комунікація – це обмін інформацією між двома й більшою кількістю людей. Тобто основним матеріалом комунікації є інформація.

Комунікації виникають між: організацією і зовнішнім довкілля (споживачами, державою, тощо) та підрозділами і працівниками організації (між різними рівнями управління організацією, між керівниками й підлеглими, між неформальними організаціями тощо).

З уваги на спрямованість потоків інформації розрізняють такі комунікації:

• зверху вниз (від вищої інстанції до нижчої, від керівника до підлеглого);

• знизу вверх (від підлеглих до керівників);

• горизонтальні (між членами трудового колективу, які займають рівноправні посади).

Основними елементами комунікації є: джерело інформації, передавач, приймальник, отримувач. Весь шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікації. Канали комунікації можуть бути:

• формальні (офіційні) – встановлені адміністративно і зв’язують працівників як вертикальними, так і горизонтальними щаблями керування.

• неформальні (неофіційні) – до них належать ті, які не збігаються з офіційно встановленими.

Для ефективного функціонування виробничих колективів потрібно, щоб в організації діяли як формальні, так і неформальні комунікації, які повинні бути збалансованими.