4.2. Систематизация документов в делопроизводстве.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, подлежащих передаче в архив.

Дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Ответственность за составление номенклатуры дел учреждения возлагается на службу ДОУ.

Номенклатура дел учреждения составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности учреждения. При разработке номенклатуры дел используются положение об учреждении, положения о его структурных подразделениях, организационная структура и штатное расписание, другие нормативные и распорядительные документы, характеризующие задачи и функции учреждения, планы и отчеты учреждения по основным и вспомогательным видам деятельности.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности учреждения (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, комитетов и т.д.), определенные положениями, приказами и другими документами. Юридические дела кредитных организаций, формирующиеся в подразделении, отвечающем за лицензирование, а затем передающиеся на хранение в подразделение безопасности и защиты информации, включаются в номенклатуру дел подразделения, отвечающего за лицензирование.

В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).

Документы на технических носителях и их комплексы не подлежат формированию в дела, но включаются в номенклатуру дел в целях учета.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел учреждения без изменений.

Номенклатуры дел учреждений и их структурных подразделений на новый календарный год разрабатываются в IV квартале текущего года и вводятся в действие с 1 января следующего года.

Утвержденная номенклатура дел учреждения тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ. второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится на хранении в архиве учреждения системы Банка России, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данное учреждение.

При использовании САДД утвержденная номенклатура дел учреждения вводится в базу данных.

***Требования к составлению номенклатуры дел.

Форма номенклатуры дел включает шесть граф.

В графе 1 (индекс дела) указывается установленное цифровое обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или учреждения в целом.

Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается руководством учреждения.

Индексы дел в номенклатуре обозначаются арабскими цифрами и состоят из номеров структурного подразделения, подразделения в его составе и порядкового номера дела по номенклатуре. Например, в индексе 12-1-54 цифра 12 обозначает индекс структурного подразделения (управления), 1 - индекс подразделения в его составе (отдела) и 54 - порядковый номер дела по номенклатуре данного структурного подразделения.

Если в деле имеется хотя бы один документ с пометкой «Для служебного пользования», то к индексу дела добавляется аббревиатура «ДСП».

Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.

. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), краткое содержание, а также указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

В конце заголовка указывается наличие пометки «Для служебного пользования» («ДСП»).

В номенклатуре все заголовки дел пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков.

Для документов на технических носителях в графе 2 указывается наименование документа или комплекса документов, базы данных.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законодательные, иные нормативные акты органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также нормативные и распорядительные акты министерств и ведомств Российской Федерации, , располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального учреждения. Затем располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности (по мере убывания), а также взаимосвязи.

Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать в конце раздела.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки «переходящих» дел (т.е. содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года), могут вноситься в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для «переходящих» дел допускается использование общего заголовка (например, «Юридические дела кредитных организаций (по каждой организации»). Использование общего заголовка допускается также для группы дел, содержащих однородные документы (например, «Годовые бухгалтерские отчеты .

В номенклатуру включаются заголовки дел открытого хранения с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП»). В этом случае под индексом или после индекса дела пишется аббревиатура ДСП (без кавычек). Кроме того, допускается проставление этой пометки в конце заголовка дела.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну, включаются только в номенклатуру секретных и совершенно секретных дел.

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Документы на технических носителях включаются в номенклатуру дел в конце ее разделов (при этом графы 1 и 3 не заполняются, в графе 6 делается примечание - «ведется в электронном виде»).

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В течение года в номенклатуры дел структурных подразделений по решению их руководителей могут вноситься изменения. Об этих изменениях необходимо в срок не более 1 недели письменно информировать службу ДОУ учреждения.

При использовании в учреждении САДД согласованные изменения в номенклатуре дел вносятся в базу данных.

***Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

В процессе разработки номенклатуры необходимо учитывать следующие правила составления заголовков дел:

в заголовках дел, содержащих переписку, указывается название организации, документы которой будут получены (адресат или корреспондент документа), указывается с кем и по какому вопросу ведется переписка;

в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное название. Например: «Переписка с кредитными организациями о представлении отчетов».

в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов;

точка в конце заголовка не ставится.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год) на (или за) который будут составлены планы (отчеты). Например: «Бухгалтерские отчеты кредитных организаций за III квартал 2004 года».

В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются три основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: « Документы о проведении совещаний (планы, списки, повестки)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения.

В заголовках личных (персональных), «наблюдательных» и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования, оформления и сдачи дел в архив.

Графа 3 «количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел.

В графе 4 указывается срок хранения дела или информации на технических носителях.

Сроки хранения, не предусмотренные названным перечнем, определяются по Типовому перечню или устанавливаются ЦЭК учреждения.

В графе 5 указывается номер статьи Типового перечня документов со сроками хранения, на основании которой установлен срок хранения дела. При этом к номерам статей Типового перечня добавляется аббревиатура «ТП» (без кавычек).

В графе 6 «Примечание» службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию, подразделение, виде носителя информации и др., а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел.

В начале следующего года производится подсчет общего количества сформированных в подразделении дел, предусмотренных номенклатурой и включенных в нее дополнительно в течение года, и на основании этих данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись.

В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся «до минования надобности».

***Составление номенклатуры дел структурного подразделения

Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения учреждения возлагается на секретаря (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел секретарь (ответственный за делопроизводство) структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.

Заголовки дел, не заводившихся в течение предыдущего года, в номенклатуру дел не включаются.

. Номенклатура дел подразделения составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра номенклатуры дел подписываются секретарем структурного подразделения и представляются на согласование заведующему архивом (ответственному за архив) учреждения. Согласованные с архивом номенклатуры дел подписываются руководителем структурного подразделения, а затем передаются в службу ДОУ для составления сводной номенклатуры.

При использовании в учреждении САДД номенклатуры дел согласовываются также со службой ДОУ в части соблюдения требований технологии САДД .

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем учреждения один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения возвращается его секретарю. Другой экземпляр остается в службе ДОУ и является составной частью сводной номенклатуры дел.

По окончании делопроизводственного года секретарь структурного подразделения подводит итог заведения дел в подразделении. Копия итоговой записи или сведения о количестве заведенных дел представляются в службу ДОУ учреждения для подведения общего итога в сводной номенклатуре дел.

*** Составление сводной номенклатуры дел учреждения.

Сводная номенклатура (свод номенклатур) дел учреждения составляется службой ДОУ из номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме.

В начале сводной номенклатуры дел располагается номенклатура дел службы ДОУ. так как именно в ней отражаются наиболее важные нормативные, распорядительные, методические и т.п. документы; затем - номенклатуры дел секретариатов руководителей учреждения (если они не входят в состав службы ДОУ) и номенклатуры дел остальных структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой.

К сводной номенклатуре дел оформляется титульный лист, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений.

В случае создания нового структурного подразделения, его номенклатура дел должна быть составлена в 3- месячный срок.

В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура дел пересоставляется в течение 1 месяца.

Номенклатуры дел вновь созданных или реорганизованных структурных подразделений помещаются в конце сводной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел учреждения составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, после чего утверждается руководителем учреждения.

Организации при Банке России, главные управления (национальные банки) не реже одного раза в 5 лет направляют сводные номенклатуры дел в Административный департамент Банка России для сведения.

Сводная номенклатура дел территориального учреждения подлежит рассмотрению и одобрению ЭК и представляется на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения Федеральной архивной службы России.

*** Основные требования к формированию дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется секретарем структурного подразделения при методическом руководстве службы ДОУ и архива учреждения .

. При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

- документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;

- документы временного . - хранения группируются в дела в соответствии со сроками хранения;

- если на экземплярах документа имеются пометы, визы и т.д., то в дело включаются все экземпляры, содержащие пометки (визы).

- при формировании дел. содержащих международную корреспонденцию, в дело включается один экземпляр списка (реестра) отправлений международной корреспонденции с отметкой о получении их отделением связи;

- в дело группируются документы одного календарного года за исключением переходящих и личных дел, дел по регистрации, лицензированию, надзору, санированию кредитных организаций и т.п., документов учебных заведений, которые формируются за учебный год, а также дел, отражающих деятельность международных или иностранных организаций;

- дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения не должно содержать более 250 листов (толщина не более 4 см); количество листов и толщина дел временного (до 10 лет) хранения, не передающихся в архив учреждения, может превышать указанные нормы;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дополнительные экземпляры, черновики.

Подлинники и копии документов формируются, как правило, раздельно. Копии и подлинники связанных по содержанию документов, если они касаются решения одного вопроса, могут формироваться в одно дело.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по фамилиям авторов или корреспондентов, расположенным в алфавитном порядке.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.

Поручения органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела в порядке возрастания дат или номеров поручений.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела в возрастающем порядке номеров и дат.

Приказы по основной деятельности и распоряжения формируются в самостоятельные дела.

Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет группируются отдельно от приказов по личному составу, имеющих меньшие сроки хранения.

Протоколы заседаний группируются в делах по номерам.

Документы к протоколам группируются в дела в соответствии с номерами протоколов, к которым они относятся, внутри - пунктам повестки заседания.

Переписка группируется за период одного календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ - ответ помещается за документом - запросом).

Если входящий документ получен в текущем году, а ответ на него дан в следующем году, то ответ подшивается в дело, содержащее инициативный документ.

. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы к отчетам (разъяснения по составлению, проекты и т.д.) рекомендуется группировать в деле в хронологическом порядке.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Лицевые счета сотрудников расчетно-кассового центра группируются в самостоятельные дела, отдельно от лицевых счетов работников главного управления (национального банка).

Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются р дела в соответствии с номенклатурой дел. При большом объеме документов с пометкой «ДСП» их целесообразно группировать в отдельные дела в соответствии с общими правилами формирования дел.

Порядок формирования юридических дел кредитных организаций определяется специальными нормативными актами Банка России.

При формировании дела в текущем делопроизводстве на лицевой стороне обложки дела (на папке типа «корона» разрешается использовать торцевую сторону) для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу обозначаются название учреждения и его структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, полный заголовок, год заведения дела, срок хранения и номер статьи по Перечню Банка России.

***Оформление дел.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Оформлению по завершении календарного года, в котором они были заведены, подлежат законченные делопроизводством дела.

Цель оформления дела - подготовка его к архивному хранению в соответствии с установленными правилами.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений учреждения при методической помощи архива. При формировании дела в текущем делопроизводстве на лицевой стороне обложки дела (на папке типа «корона» разрешается использовать торцевую сторону) обозначаются: индекс дела, год. полный заголовок дела, год заведения дела, срок хранения и номер статьи по Перечню.

Полностью оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подлежащие передаче в архив учреждения. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- оформление реквизитов обложки дела: уточнение названия организации и структурного подразделения (на конец календарного года), индекса и заголовка дела, крайних дат документов в деле, количества листов; заполнение листа-заверителя дела.

Документы в деле подлежат перегруппировке (пересистематизации) в хронологическом порядке: документы раннего периода - в начале дела, позднего - в конце (с января по декабрь).

подлежат частичному оформлению, допускается хранение дел в скоросшивателях (в том числе типа «корона»), при этом пересистематизация документов не проводится, листы не нумеруются.

Регистрационные дела кредитных организаций в подразделении лицензирования банковской деятельности оформляются частично: на обложке указываются название учреждения, название структурного подразделения, осуществляющего функции лицензирования банковской деятельности, делопроизводственный индекс, полный заголовок дела («Регистрационные документы /название кредитной организации» и ее регистрационный номер), начальная дата документов в деле, срок его хранения и номер статьи по перечню.

Полностью обложка регистрационного дела кредитной организации оформляется перед передачей дела в архив: к ранее проставленным реквизитам добавляются конечная дата документов и общее количество листов в деле,

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, темными светостойкими чернилами или шариковой ручкой с черной или синей пастой.

При подготовке дел к передаче в архив учреждения в реквизиты, указанные на обложке, могут вноситься изменения и уточнения. Например, при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование этого структурного подразделения (или преемника), прежнее наименование заключается в скобки. В личных делах при смене фамилии лицом, на которое заведено дело, на обложке дела зачеркивается старая фамилия и указывается новая (допускается написание в скобках прежней фамилии).

Могут уточняться также заголовки, сроки хранения дел в соответствии с изменениями в перечнях, данные о количестве листов в деле.

***Оформление обложки дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в именительном падеже и полное наименование организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже).

Индекс дела, заголовок, срок хранения и номер статьи по Перечню переносятся на обложку из утвержденной номенклатуры дел организации.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, порядковый номер каждого тома (части), а также, при необходимости, заголовок тома (части). Например: заголовок дела в номенклатуре обозначен как «Годовые бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров», а заголовок конкретного тома - «Бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров за 1998 год. Том 15. Камышинский РКЦ».

На обложках дел, содержащих копии документов, указывается в конце заголовка (после точки) слово «Копии». Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Датой дела являются даты начала (заведения) и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также дел, содержащих распорядительную, расчетную и иную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При оперативном хранении таких дел (до передачи в архив) разрешается указывать на обложке только год.

Датой дел, состоящих из плановых или отчетных документов, является период за (на) который они составлены.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в деле имеются документы (например, приложения и т.п.) за другие годы, на обложке дела (под датой) делается запись: «имеются документы за ... год (ы)».

Для журналов регистрации приказов, распоряжений и т.д. датой дела будут календарные даты первой и последней записи в журнале.

На обложках томов (частей) дела проставляются крайние даты документов, включенных в данный том (часть).

При обозначении полной даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

***Подшивка (переплет) дела.

Подшивке или переплету подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, личные дела, лицевые счета по зарплате сотрудников.

Дела постоянного хранения, интенсивно используемые с расшивкой дел, рекомендуется не переплетать, а хранить в скоросшивателях до сдачи в архив. При этом на обложке скоросшивателя должны быть указаны все необходимые реквизиты.

Документы, составляющие дело, подшиваются за левое поле на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.

Дела постоянного хранения, состоящие из неформатных документов, рекомендуется хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Нумерация листов дела производится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело.

Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом или нумератором арабскими цифрами. Нумеровать листы чернилами, пастой, цветными карандашами и т.п. не разрешается.

Каждый том (часть) дела, состоящего из нескольких томов (частей), должен иметь самостоятельную нумерацию листов.

Сложенные листы большого формата разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Заверительная надпись (лист-заверитель) дела составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах (при возможности) - на последнем чистом листе, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение 13 к настоящей Инструкции). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+», количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов;

- наличие пропущенных номеров;

- наличие поврежденных листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается (за верхнюю часть) на внутреннюю сторону обложки дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов, замена подлинных документов на копии) отмечаются в новых листах-заверителях, при этом старая Заверительная надпись не уничтожается и не перечеркивается.

Внутренняя опись составляется в случае наличия в деле документов, требующих особого учета.

Внутренняя опись составляется работником структурного подразделения, в деятельности которого было сформировано данное дело.

В учреждениях системы Банка России составление внутренней описи обязательно для следующих категорий дел:

1) личные дела;

2) личные карточки работников;

3) приказы по основной деятельности, распоряжения;

4) протоколы заседаний постоянного действующего коллегиального органа, стенограммы совещаний, заседаний комиссий.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 14 к настоящей Инструкции), которая содержит сведения о порядковых номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

По согласованию с архивом учреждения разрешается не составлять внутреннюю опись распорядительных документов в деле, содержащем менее 10 документов (30 листов).

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена подлинников копиями) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи, при этом дается ссылка на документ, послуживший основанием для замены (изъятия) и т.п. документа.