4.3 Передача дел в архив.

Передача дел в архив учреждения производится только по описям.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях учреждения.

В архив учреждения передаются документы ликвидированных структурных подразделений и подведомственных организаций, не имеющих правопреемника, а также организаций-предшественников.

Документы организаций, не входящих в систему Банка России, в архивы не принимаются.

Передача дел в архив учреждения осуществляется, как правило, по графику приема-передачи дел в архив.

График приема-передачи дел на новый календарный год составляется ежегодно в конце года архивом и согласовывается с руководителями структурных подразделений и учреждений, передающих документы в архив.

График приема-передачи дел утверждается руководителем учреждения.

Отступление от графика приема-передачи дел допускается только по письменному разрешению руководителя учреждения, курирующего службу ДОУ.

Прием каждого дела производится заведующим (сотрудником) архива учреждения (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. На двух экземплярах описи в графе "Примечание" против каждого дела. включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи после итоговой записи цифрами и прописью указывается количество фактически переданных (принятых) дел в архив учреждения, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, передавшего дела и сотрудника архива учреждения, принявшего дела.

Например:

Сдал 15 (пятнадцать) дел:

Должность, подпись, расшифровка подписи.

Дата

Принял 15 (пятнадцать) дел:

Должность, подпись, расшифровка подписи

Дата

Номера дел, не переданных в архив, перечисляются в обязательном порядке.

Если часть или все дела по описи остаются в подразделении, то в конце описи после итоговой записи ставится гриф согласования с заведующим архивом (ответственным за архив) учреждения. В особых случаях необходимо получить гарантийное письмо (с указанием причин, обосновывающих необходимость хранения дел в подразделении и сотрудника, ответственного за обеспечение их сохранности) за подписью руководителя структурного подразделения, на хранении в котором остаются дела.

При передаче дел в архив учреждения один экземпляр сдаточной описи структурного подразделения остается в архиве, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.

При хранении в структурном подразделении всех дел, включенных в опись, один экземпляр описи структурного подразделения передается в архив для контроля, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.

Снятие или отмена ограничительных пометок («ДСП», «Конфиденциально» и т.п.) с документов, принятых в архив учреждения, производится структурными подразделениями, от которых эти документы поступили в архив, или их правопреемниками. При отсутствии правопреемников у ликвидированных, реорганизованных и т.д. подразделений снятие или отмена ограничительных пометок производится комиссией, специально создаваемой для этих целей на основании распоряжения руководства учреждения».

Ведомственное хранение документов.

Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нём в соответствии с установленными Правительством РФ сроками. В течение всего установленного срока хранения документов в архиве организации должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:

организацию учета документов архива организации;

обеспечение сохранности документов архива организации путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;

создание научно-справочного аппарата к документам архива организации;

организацию использования документов архива организации;

организацию передачи архивом организации документов Государственного архивного фонда на государственное хранение.

Основным документом, регламентирующим работу архива организации, являются Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов архива организации:

опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;

книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ;

акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом;

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.

Сохранность документов архива организации достигается прежде всего путем выполнения определенных требований к оборудованию архивохранилища, помещения которого должны быть отделены от рабочих комнат и защищены от доступа посторонних лиц. Двери должны быть дополнительно укреплены. На окна первого этажа архивохранилища устанавливаются решетки, которые открываются изнутри. На окнах должны быть или специальное остекление, или краска, или прочные шторы. В архивохранилище не должны проникать прямые солнечные лучи; светильники должны быть закрытого типа. Выключатели и предохранительные щиты должны быть вынесены из хранилища.

 

ТЕСТОВЫЕ ВОПРОСЫ:

1. На чистых листах (не на бланках) печатаются:

- документы, подготовленные совместно с другими организациями- прав. ответ

- документы, предназначенные для использования внутри аппарата учреждения- прав ответ

-приказы

1. Укажите номер правильного ответа

На кого возлагается ответственность за организацию делопроизводства?

1. секретаря

2. делопроизводственную службу

3. общий отдел

4. руководителя – правильный ответ

2. Укажите номер правильного ответа

Ссылка на индекс входящего документа проставляется:

1. во всех исходящих документах

2. в письмах

3. в письмах – ответах – правильный ответ

3. Укажите номер правильного ответа

Наименование вида документа – обязательный реквизит для:

1. деловых писем

2. для всех документов, кроме писем – правильный ответ

3. для всех документов

4. только для приказов и распоряжений

4. Укажите номер правильного ответа

Составляться комиссиями могут:

1. все виды документов

2. распоряжения и письма

3. акты – правильный ответ

4. приказы

5. Укажите номер правильного ответа

В случае отсутствия лица, подпись которого заготовлена на документе, допускается:

1. подписать документ другим лицом с предлогом «за»

2. подписать документ другим лицом, обязательно указав при этом фактическую должность лица, подписавшего документ – правильный ответ

3. подписать документ другим лицом, поставив при этом косую черту перед наименованием должности

6. Укажите номера правильных ответов

Наименование организации – автора документа располагается

1. наверху по центру бланка – правильный ответ

2. в левом верхнем углу – правильный ответ

3. в правом верхнем углу

7. Дополните фразу:

……………. – это современная технология, компонентами которой является документированная информация, персонал, технические и программные средства, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

Правильный ответ - Информационный менеджмент

8. Укажите номера правильных ответов

Утверждение документа производится:

1. посредством грифа утверждения – правильный ответ

2. изданием распорядительного документа – правильный ответ

3. проставлением подписи утверждающего

9. Укажите номер правильного ответа

Дело должно включать:

1. до 250 листов при толщине не более 5 см

2. до 150 листов при толщине не более 4 см

3. до 300 листов при толщине не более 6 см

4. до 250 листов при толщине не более 4 см - правильный ответ

5. до 200 листов при толщине не более 3 см

10. Укажите номер правильного ответа

Для хранения в архив отправляются:

1. Все дела

2. Дела, прошедшие экспертизу - правильный ответ

3. Только личные дела

11. Укажите номер правильного ответа

При отсутствии в организации службы ДОУ его функции выполняет:

1. Руководитель

2. Заместитель руководителя

3. Секретарь руководителя - правильный ответ

12. Укажите номер правильного ответа

Какие документы из нижеперечисленных являются информационно-справочными:

1. Распоряжение

2. Акт - правильный ответ

3. Справка - правильный ответ

4. Положение

5. Объяснительная записка - правильный ответ

13. Укажите номер правильного ответа

К организационно- распорядительным документам относятся:

1. Приказ - правильный ответ

2. Акт

3. Справка

4. Положение - правильный ответ

5. Докладная записка

14. Укажите номер правильного ответа

Порядок оформления реквизита «подпись» оформляется следующим образом:

1. Должность (подпись) фамилия инициалы

2. Должность (подпись) инициалы фамилия - правильный ответ

3. Фамилия инициалы (подпись) должность

4. Должность (подпись) ФИО (полностью)

5. ФИО (полностью) (подпись) должность

15. Укажите номер правильного ответа

Утверждению не подлежит:

1. Акт

2. Отчет

3. Программа

4. Письмо - правильный ответ

16. Укажите номер правильного ответа

Отметка об исполнителе (составителе) документа оформляется следующим образом:

1. Фамилия - правильный ответ

Телефон

2. Фамилия имя

Телефон

3. Фамилия имя отчество

Телефон – правильный ответ