Для осуществления контроля и регулирования затраты классифицируют на:

- регулируемые и нерегулируемые;

- затраты в пределах норм, плана, сметы и отклонения от них;

Регулируемые зависят от менеджера соответствующего уровня управления.

Нерегулируемые не зависят от решения менеджера (как правило, низших уровней управления)

По возможности осуществления контроля за затратами они подразделяются на:

- контролируемые

- неконтролируемые

Система «Директ-костинг» - это обобщение прямых затрат по видам готовых изделий и списание косвенных затрат на финансовые результаты.

6. Документирование хозяйственных операций

В составе документов бухгалтерского учета различают:

- первичные документы;

- учетные регистры;

- отчетные документы.

Первичные бухгалтерские документы

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Документ – это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами.

Предварительный контроль осуществляется руководителями при подписании документов (директор, главный бухгалтер, главный инженер, мастер).

Текущий контроль проводится в процессе учета и анализа деятельности.

Последующий контроль осуществляется в форме ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов.

Реквизитами называется совокупностью признаков и показателей, содержащихся в документе. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу.

К реквизитам относят:

- наименование документа;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном

выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение

хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно.

Стандартизация документов – установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.

Под документооборотом понимают порядок и путь прохождения документов с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Порядок документирования хозяйственных операций и хранение документов определен Законом «О бухгалтерском учете»

Классификация документов.

По назначению документы делятся на:

- распорядительные – документы, которые содержат приказ (приказы,

доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег,

платежное поручение);

- исполнительные (оправдательные) – акты приема-передачи основных

средств, квитанции, счета, материальные отчеты, счета-фактуры, приходные и

расходные кассовые ордера (т.е. подтверждают факт совершения операции);

- бухгалтерского оформления – составляются, когда форма документа не

предусмотрена (ведомости распределения расходов, амортизационных

отчислений, расчеты отклонений, калькуляции, различные справки)

- комбинированные – одновременно выполняют функции распорядительных,

оправдательных и бухгалтерского оформления.

По порядку составления (по объему информации / по времени составления) делятся на:

- первичные – составляются на каждую отдельную операцию в момент её

совершения (приходный и расходный кассовые ордера, требования на отпуск

материалов, акты).

- сводные – оформляются на основе ранее составленных первичных документов

(авансовые отчеты, кассовая книга)

По содержанию хозяйственных операций подразделяются на:

- материальные (счета-фактуры, накладные, акты);

- денежные (чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера,

марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты);

- расчетные ( платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования,

расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты).

По способу отражения операций делятся на:

- разовые

- накопительные (неделя, декада, месяц)

По месту составления :

- внутренние

- внешние

По порядку заполнения:

- составляемые вручную

- при помощи вычислительной техники

Первичные документы группируются по признаку назначения.

Порядок составления и обработки документов.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки _______________________ верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

В некоторых документах, например в приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка, или таксировка, документов - это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами.

Разметка, или контировка, - это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

Папки с документами заключаются в переплет.

Документы по срокам хранения разделены на три группы:

- не менее одного года - документы месячной бухгалтерской отчетности и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с федеральным законом;

- не менее пяти лет - документы бухгалтерского учета общества и квартальной бухгалтерской отчетности, отчеты независимых оценщиков, квартальные отчеты эмитентов за II, III, IV кварталы отчетного года;

- постоянно - годовые отчеты общества, квартальные отчеты эмитента за I квартал финансового года, учредительные документы общества, протоколы общих собраний акционеров, ревизионной комиссии, заседаний коллегиального исполнительного органа и ряд других документов.

Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 лет.

Общества, имеющие собственный архив, все расходы по хранению документов учитывают в составе общехозяйственных расходов.

В случае ликвидации общества документы по личному составу работников передаются в Государственный архив.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

При принятии дел новому главному бухгалтеру следует провести инвентаризацию и составить акты на отсутствующие документы. Затем целесообразно принять меры по восстановлению отсутствующих документов.

Учетные регистры

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах.

Учетные регистры – это таблица специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций для систематизации и накопления информации.

Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для группировки данных в необходимых разрезах.

Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различают по:

- внешнему виду;

- способу ведения;

- объему содержания.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

- книги;

- карточки;

- свободные листы (ведомости, журналы-ордера);

- машинограммы.

По способу ведения (характеру записей / по признаку последовательности регистрации) учета регистры подразделяются на:

- хронологические (операции записываются в последовательности их

совершения);

- систематические (операции группируются по экономическому содержанию);

- комбинированные.

По объему содержания (по назначению) регистры подразделяются на регистры:

- синтетического учета (журналы-ордера);

- аналитического учета (платежные ведомости, лицевые счета работников);

- комбинированные.

Промежуточное положение между первичными документами и учетными регистрами занимают оборотные ведомости.

Способы исправления ошибок в учетных записях.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется:

- корректурным способом;

- способом дополнительных проводок;

- способом "красное сторно".

Корректурный способ - ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но приуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и приуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

Если в записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ "красное сторно", суть которого состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

В первичные документы, кроме кассовых и банковских исправления могут вноситься по согласованию с участниками хозяйственных операций

При неравенстве дебетовых и кредитовых оборотов по синтетическим счетам ошибку выявляют способом выборки.

Отчетные документы

Результат работы бухгалтера – это отчетность.

Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

Отчетность – это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Промежуточная квартальная отчетность содержит бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках.

Годовая отчетность содержит:

- бухгалтерский баланс (форма 1);

- отчет о прибылях и убытках (форма 2);

- отчет об изменении капитала (форма 3);

- отчет о движении денежных средств (форма 4);

- приложение к бухгалтерскому балансу (форма 5);

- пояснительная записка.

Основные требования к отчетности:

- достоверность – отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить;

- полнота – отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованные лиц и включать в себя комментарии;

- нейтральность – отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;

- преемственность – последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.