Практическое занятие № 4

Документирование трудовых правоотношений

Тема 1.3. Кадровая документация. Договорно-правовая документация

ЦЕЛЬ: формирование навыков по оформлению документов по трудовым правоотношениям

ЗАДАНИЕ 1.

Составьте резюме для соискания должности бухгалтера по следующей форме:

РЕЗЮМЕ

1. Ф.И.О.

2. Дата и место рождения.

3. Семейное положение.

4. Адрес, телефон.

5. Образование (укажите, какое учебное заведение Вы окончили и когда; а также те, в которых Вы учились (и сколько времени), но не окончили).

6. Специальность по образованию (укажите все дипломы, свидетельства и т.п., которые Вы имеете).

7. Опыт работы (укажите, какого рода работой Вам приходилось заниматься, в каких организациях, на каких должностях и в течение какого времени).

8. Награды, отличия, рекомендации (укажите имеющиеся у Вас награды, грамоты, дипломы победителя конкурсов и т.д. Если у Вас есть рекомендации или характеристики, полезно указать их также).

9. Дополнительная информация (можно указать любые дополнительные сведения, которые представят Вас в выгодном свете – например, о Ваших умениях и навыках, участии в общественной жизни и др.).

10. Хобби

ЗАДАНИЕ 2 (ситуация)

Руководитель СП «Аврора» собирается принять на работу опытного менеджера, который представил руководителю следующие документы: личное заявление о приеме на работу, трудовой контракт между СП «Аврора» и автором, копию диплома и выписку из трудовой книжки.

В качестве референта подготовьте проект документа на подпись директору.

Контрольные вопросы:

1. Какие виды документов относятся к документам по личному составу?

2. Какие записи вносят в трудовую книжку?

3. Какие требования предъявляются к оформлению автобиографии, характеристики?

Практическое занятие № 5

Хранение документов.

Тема 2.2. Осуществление хранения и поиска документов. Подготовка документов к архивному хранению. Цель: освоить организацию храненияд окументов задание

На рабочем столе секретаря-референта следующие документы:

• Приказ руководителя организации о проведении профилактического ремонта в котельной;

• Акт о списании ксерокса;

• Письмо генеральному директору ООО "Прогресс";

• Письмо от уральского завода " Синтез" - поставщика сырья;

• Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;

• Письмо - запрос от ООО “Прогресс”;

• Акт обследования технического состояния котельного оборудования;

• Приказ о приёме нового сотрудника;

• Приказ о командировании сотрудников на уральский завод "Синтез";

• Протокол совещания начальников цехов с представителями уральского завода "Синтез";

• Договор с уральским заводом "Синтез" о поставке сырья;

• Поздравление с юбилеем организации от поставщиков;

• Поздравление с профессиональным праздником из министерства.

1. Проведите регистрацию документов в журнале. Недостающие данные и реквизиты укажите самостоятельно:

2. Разместите эти документы в имеющиеся папки (скоросшиватели, регистраторы), заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице.

Плановые и отчетные документы

Обращения граждан

Протоколы

Входящие документы

Исходящие документы

Приказы по личному

Приказы по основной деятельности

3. Ответьте на вопросы:

1. Какой признак формирования дел Вы использовали в каждом случае?

2. Достаточно ли у Вас папок или нужно завести еще?

3. Как их озаглавить?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 6

Работа с шаблонами Microsoft Office.

Тема 2.3. Использование ПЭВМ в делопроизводстве.

ЦЕЛЬ: Формирование навыков по оформлению основных реквизитов документов при их компьютерном создании.

ЗАДАНИЕ

Оформите на компьютере один из предложенных документов.

1. Департамент образования города Нью-Васюки просит директора кулинарного техникума предоставить справку о приёме студентов в текущем учебном году (с указанием числа поступивших на дневное, вечернее и заочное отделение).

Составьте справку и оформите её по всем правилам, недостающие данные придумайте сами.

2. Ниже приведен текст докладной записки, написанной инженером конструкторского бюро начальнику проектного отдела Жукову В.В. Отредактируйте докладную записку, попробуйте сократить её без ущерба для содержания.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Обращаю Ваше внимание на то, что в нашем конструкторском бюро подготовка технической документации, которую мы готовим для различных заказчиков, осуществляется недопустимо медленно. Чертежи изготавливаются вручную, что делает работу инженеров-проектировщиков малопроизводительной. Требуется держать большой штат чертёжников (желающих на такую работу сегодня находится немного).

Допускается много ошибок при копировании и проверке чертежей. Как правило, затягивается процесс согласования чертежей с другими отделами.

Как известно, в передовых проектных учреждениях используются уже давно системы компьютерного проектирования.

Считаю, что нашей организации необходимо приобрести современные системы проектирования. Это повысит эффективность работы конструкторских бюро и всего отдела в целом.

Предполагаю, что затраты на новую технику окупятся через 2-3 года.

Инженер КБ №2 И.П. Шариков

3. Ознакомьтесь с текстом письма-предложения ЗАО "Строительный век", направляемого директору гостиницы "Турист".

Вставьте пропущенные слова (выделите их каким-либо другим цветом). Правильно расположите реквизиты, укажите недостающие из них (по своему усмотрению).

Окончательно оформите документ по всем правилам.

ЗАО "Строительный век"

От 12.05.01 г.

Г. ПСКОВ, ул. Чапаева, 16а

ОГРН115776001078, ИНН/КПП 7708044/7700106

тел. 12-06-04 Гостиница "Турист"

директору Шумейко И.Т.

  Наше предприятие ..................различные ремонтно-строительные работы. Качество наших ..................удовлетворяет самых .................заказчиков.

Мы используем ................ технологии и .................... материалы.

Готовы оказать Вам ..................... по капитальному ремонту, реконструкции помещений и зданий. Стоимость работ ниже, чем .............

С уважением.

Заместитель директора по маркетингу Потапов Р.Т.

4. Ниже представлен проект приказа. Отредактируйте этот проект и оформите его по всем правилам. Недостающие данные и реквизиты укажите самостоятельно.

ЗАВОД «ЭЛЕКТРОМАШ»

Приказ № 184 от 16 марта 2001 года

Москва

Об организации занятий по повышению квалификации

   В соответствии с  Уставом  предприятия приказываю:

 а) организовать на заводе трехмесячные курсы по повышению квалификации руководящих и инженерно-технических работников по прилагаемой программе курсов на 48 учебных часов; б) утвердить контингент работников согласно прилагаемому списку; в) установить день занятий на курсах – вторник; продолжительность занятий – 4 академических часа; г) контроль за работой занятий и общее методическое руководство возложить на главного инженера В.С.Архипову.

Приложение: 1) Программа курсов на 3 листах в 2 экземплярах и 2) Список контингента работников завода на 2 листах в 2 экземплярах.

Директор завода А.И Ефремов

4. Отредактируйте предложенный текст, придерживаясь официально-делового стиля. Напишите и художественно оформите письмо-поздравление фирме с её юбилеем:

Г-ну Коллинзу

Директору фирмы «Флой»

Наша фирма «Линоко» от всей души поздравляет фирму «Флой» и Вас лично по поводу небольшого, но значимого юбилея – 25-летия со дня основания. Позвольте выразить наилучшие пожелания в связи с этим.

А также мы хотели бы воспользоваться представленной так любезно здесь возможностью и поблагодарить от всего сердца Вас лично и Вашу фирму за прекрасное сотрудничество с нами в течение этих долгих лет.

Директор фирмы «Линоко» Д.Хансен

Контрольные вопросы:

1. Что понимается под технологии автоматизированной обработки документации?

2. Что понимается под хранением документов в электронной форме?

3. Какими путями документы могут поступать в автоматизированную систему делопроизводства?

4. Каковы принципы упорядочения (систематизации) хранения файлов в компьютере?

5. Для чего нужна антивирусная защита?

6. Что вы знаете об использовании телекоммуникационных технологий в электронном обороте?