Культура служебной документации классификация и общая характеристика служебных документов

Слово документ происходит от латинского слова document, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо {произведение искусства - документ эпохи и т.п.).

В языковом отношении документ ~ это текст, отличающийся регламентированным характером составления и сочетающий в себе традиционные и индивидуальные черты. В композиции документа выделяются оформляющая (автор, дата, адрес, заглавие и т.п.) и текстовая (содержание) части.

Главная задача, которая стоит сейчас перед документалистикой, - это не только сокращение количества документации, но и сокращение объема документа, содержащего, тем не менее, полную информацию. Один из способов сокращения объема документов заключается в уплотнении информации за счет четкого языка: максимум определенной информации в минимуме слов.

На основе языкового исследования выяснилось, что все документы, циркулирующие в учреждениях, в основном делятся на три группы:

1) экономико-статистические;

2) научно-технические;

3) организационно-распорядительные.

Документы первой и наиболее многочисленной группы передают информацию в цифрах и таблицах. В основе языковой обработки этих документов лежит грамматика статистических предложений. При использовании грамматики статистических предложений можно легко формализовать процесс составления таблиц.

Документы второй группы передают научную информацию. Имеется в виду информация с математическими символами, формулами, графиками, чертежами, рисунками, схемами, библиографиями. В научно-технической документации стандартизированы закономерности, правила, сокращения слов (аббревиатуры), отчасти терминология, выработаны стандартные конструкции описания формул и рисунков. В основе обработки научно-информационных документов лежит использование рекомендаций по стандартной обработке языка текста, стандартного конструирования описаний иллюстраций, формул и справочного аппарата.

Документы третьей группы (приказы, протоколы, акты, справки, заявки, служебные письма и др.) передают управленческую, организационную информацию. В основе языковой обработки этих документов лежит стандартизация языковых средств, выработка устойчивых синтаксических конструкций, трафаретных текстов.

В специальной литературе организационно-распорядительные документы называют также управленческими, или служебными.

Существует около 60 видов служебных документов. Они делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

1) личные,

2) директивные и распорядительные,

3) административно-организационные,

4) информационно-справочные,

5) деловые письма,

6) финансовые и учетные документы.

К личным документа относятся заявления, доверенности, автобиография.

Заявление - это документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).

Автобиография - это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. Сведения о совей жизни в автобиографии даются в хронологическом порядке.

К распорядительным документам относятся постановления, распоряжение, приказ.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, созданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, рядового случая.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия; по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.

Текст приказа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей, которая вводит в существо рассматриваемого вопроса и содержит факты, события, оценки, и распорядительной, которая излагается в повелительной форме.

К административно-организационным документам относятся планы, уставы, правила, отчеты, контракты (договоры) и др.

Контракт (договор) - это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

К информационно-справочным документам относятся справки и докладные записки.

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и резюмирующая, где излагаются предложения, просьбы.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Содержание деловых писем достаточно разнообразно и определяется многочисленными производственными ситуациями, вызывающими необходимость в переписке.

По тематическому признаку проводится условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

К коммерческим письмам относятся: письмо-запрос, ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ на предложение, письмо-подтверждение заказа, письмо-отказ от поставки товара, письмо-рекламация, письмо-ответ на рекламацию.

К собственно деловым письмам относятся: сопроводительное письмо, письмо-приглашение, гарантийное письмо и некоторые другие. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Таковы основные виды служебных документов. Образцы служебных документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте "Организационно-распорядительная документация. Основные положения".