2.3. Характеристика основних модулів управління програмами автоматизованого ведення обліку

КОНСТАНТИ

Константи призначені для зберігання постійної та умовно-постійної інформації. Користувач може змінювати тільки значення констант. Додавання, видалення та редагування констант можливе лише в режимі конфігурації. Константи 1С:Бухгалтерії 8.2 впливають лише на службові налаштування всієї інформаційної системи і формуються в розрізі таких розділів: «Настройка параметров учета» та «Настройка программы».

ПЛАН РАХУНКІВ

План рахунків це основна складова, яка визначає методоло­гію обліку передбачену конфігурацією програми. Перед початком експлуатації програми в обов'язковому порядку необхідно привести до по­треб користувача стан плану рахунків на основі якого надалі буде вестися бухгалтерський облік.

Враховуючи важливість плану рахунків для функціонування програ­ми зазначимо:

1. Налаштування плану рахунків з метою внесення корективів досту­пне лише у режимі конфігурування.

2. Окремі зміни плану рахунків користувачі можуть проводити не відкриваючи режиму конфігурування, а безпосередньо у робочій програмі. Дозволяється вводити нові рахунки, і до діючих рахунків відкривати додат­кові субрахунки.

Щоб переглянути план рахунків, необхідно вибрати з головного ме­ню програми розділ «Операции» і увійти в режим «План счетов» або натиснути відповідну піктограму. При необхідності вікно План рахунків викликається з різних режи­мів програми для вибору потрібного рахунка зі списку.

Наприклад: при введенні проведень рахунки даної проведення можуть вводитися з клавіатури, а можуть бути вибрані з плану рахунків шляхом натискування піктограм.

Вікно плану рахунків є таблицею, кожен рядок якої відображає визна­чений рахунок чи субрахунок бухгалтерського обліку. Для пошуку необхідного елемента користувач задає стовпчик, по якому проводитиметься пошук і вводить шифр рахунка чи його назву.

План рахунків містить такі графи:

- Крайня ліва графа плану рахунків немає назви і є службовою та містить піктограму, що відображає стан рахунка. Якщо рахунок позначено символом у вигляді коричневої крапки, то він має істотні обмеження щодо коригування властивостей у режимі 1С:Підприємство, тобто змінити налаштування аналітичного обліку можливо лише в режимі Конфігурування.

Код — містить повний код рахунка, що включає всі коди вищестоя­щих рахунків;

Наименование — містить рядок про призначення рахунка (субраху­нку);

Заб. (3). — містить ознаку забалансового рахунка. Якщо рахунок є забалансовим, то в графі Заб. встановлюється знак «√».

Акт. (А) — містить ознаку активності рахунка. Ця ознака може мати три значення: А — активний, П — пасивний, АП — активно-пасивний;

Вал. (В) — містить ознаку ведення валютного обліку і використову­ється, якщо в конфігурації встановлене ведення валютного обліку. Якщо по рахунку чи субрахунку ведеться валютний облік, то в графі Вал. ставиться знак «√»;

Кол. (К) — містить ознаку ведення кількісного обліку. Якщо по раху­нку чи субрахунку ведеться кількісний облік, то в графі Кіл. ставиться знак «√»;

Н/у – ознака податкового обліку. Якщо по раху­нку чи субрахунку ведеться податковий облік, то в графі ставиться знак «√»;

Субконто1...Субконто3 — містить види субконто рахунка. Кількість цих стовпчиків визначається набудованою у конфігурації максимальною кількістю субконто рахунків.

Крім перерахованих стовпчиків у плані рахунків можуть міститися стовпчика додаткових реквізитів рахунків, визначених у конфігурації.

СУБКОНТО

Для організації аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках ви­користовуються механізм субконто. Субконто – це будь-який об’єкт, щодо якого ведеться аналітичний облік. Вид субконто – це множина однотипних субконто вибраних за певними критеріями. Види субконто вводяться в конфігурацію для того, щоб надати бухгалтерським рахункам властивості ве­дення аналітичного обліку з використанням визначених типів даних. Склад видів субконто визначається вимогами нормативних документів і можливі­стю одержання бухгалтерських підсумків у розрізі об'єктів аналітики для складання звітності і для внутрішніх цілей підприємства. Види субконто в типовій конфігурації мають тип переліків і довідників.

Види субконто, що мають тип переліків, призначені для ведення аналітичного обліку по фіксованому набору значень, що не можуть змінюватися користувачем. Набір значень перерахувань визначений нормативними документами.

Якщо ведеться аналітичний облік по тому чи іншо­му рахунку, то у Плані рахунків хоча б одна з граф Субконто 1 ... Субконто 3 містить найменування довідників.

ДОВІДНИКИ.

Важливою складовою програми 1С:Бухгалтерія є довідники. Довідники в програмі призначені для веден­ня аналітичного обліку та для введення різноманітної інформації в первинні документи. Довідники можна запов­няти до початку введення операцій, в процесі їх введення і в процесі запов­нення документів. Найменування більшості довідників збігається з назвою відповідних їм видів субконто.

Кожному елементу довідника відповідає унікальний код, який при­своюється новому елементу довідника, що вводиться, на кожному рівні. Код може бути змінений користувачем, але повторюватися не може.

Деякі довідники містять поля, значеннями яких служать елементи інших довідників. Наприклад, при заповненні довідника Сотрудники организации бу­де використаний довідник Подразделения организации. Також, у деяких довідниках зустрічаються зумовлені елементи. Це елементи, що створені у Конфігураторі, проте всі параметри яких підлягають редагуванню у звичайному режимі. Прикладом такого елемента є об’єкт Основной склад у довіднику Склады.

Список доступних користувачу довідників визначається на етапі налаштування конфігурації програми і згодом не змінюється, хоча користувач може редагувати існуючі довідники, додаючи і забираючи з них інформа­цію.

Довідними мають ієрархічну структуру. Наприклад в довіднику «Контрагенты» може бути створено групи: «Поставщики», «Покупатели». Якщо для довідника встановлений перегляд у виді ієрархічного спис­ку, то в крайній лівій графі таблиці довідника завжди виводяться піктогра­ми, що позначають тип рядка:

- „жовта папка” - об'єкт є групою на поточному рівні Подвійне натискування мишею на позначку відкриває доступ до елементів довідника, що входить у дану групу;

- „блакитна позначка” - об'єкт є елементом довідника і не містить підоб'єктів.

Якщо елементи в довіднику відображаються не у виді ієрархічного списку, а лінійно, то заголовки груп і елементи довідника розташовуються довільно і відрізняються значком.

Переглянути довідники та внести до них корективи можна увійшов­ши в Операции головного меню та вибравши закладку Справочники, а також при введенні будь-якого первинного документу з використанням даного довідника. Для введення нового об'єкта в довідник користуються клавішею клавіатури INSERT або піктограмою «Добавить», при введенні групи піктограмою «Добавить групу», для позначення на видалення клавішею DELETE або піктограмою «Установить пометку удаления».

Після заповнення всіх реквізитів елементу довідника можна:

– записати інформацію й закрити форму за допомогою кнопки ОК або комбінації клавіш Ctrl + Enter;

– зберегти інформацію кнопкою Записать або комбінацією клавіш Ctrl + S;

– закрити вікно редагування елемента довідника кнопкою Закрыть або клавішею Esc у такому випадку система видасть запит на збереження інформації.

РЕГІСТРИ

Регістри – це таблиці для накопичення оперативних даних та отримання зведеної інформації. Дані до регістрів додаються тільки при проведенні документів. Відомості з регістрів використовуються при формуванні звітів. В 1С:Бухгалтерії використовуються регістри відомостей, регістри накопичення, регістри бухгалтерії та регістри розрахунків. Переглянути регістри можна увійшов­ши в Операции головного меню та вибравши необхідну закладку.

Регістри відомостей, як правило, доповнюють довідники. Зазвичай в них вноситься більш мінлива інформація, ніж та, що зберігається в довідниках. Регістри відомостей служать для відображення різних характеристик об'єктів довідників, але не самих об'єктів. Наприклад, регістр відомостей Коды организации узагальнює інформацію, про реєстраційні коди підприємства у різних контролюючих органах, і відображає історії їх змін на певну дату. Записи заносяться до регістрів автоматично при заповненні довідників і журналів документів, але можуть бути доповнені вручну, якщо відкрити відповідне вікно регістра.

Регістри накопичення застосовується для накопичення числових даних в розрізі декількох вимірів, тобто кожен запис фіксує зміну ресурсів, що відображає рух у регістрі. Якщо відбувається збільшення ресурсів - це рух надходження (+), відповідно зменшення – рух витрачання (-). За допомогою клавіші Enter відкривається документ-реєстратор у списку регістрів.

Регістри бухгалтерії застосовується для реєстрації бухгалтерських проведень, тобто в ньому можна переглянути усі проведення по введених бухгалтерських операціях.

Регістри розрахунків використовується для перегляду інформації щодо різних розрахунків, зокрема нарахувань заробітної плати.

ДОКУМЕНТИ

Документи в системі 1С: Підприємство 8.2 служать для відображення подій, що відбуваються на підприємстві, і в загальному випадку відповідають господарській операції. Їх назви в ряді випадків співставні з назвами реальних «паперових» документів.

Кожен документ має форму для введення даних - аналог типового бланка документа, який необхідно заповнити актуальною інформацією. Форма реалізована як вікно, що містить поля для введення та перегляду даних, наприклад: текстові поля (для введення значення з клавіатури), списки (для вибору одного з заздалегідь перерахованих значень), поля з кнопкою вибору значення з довідника, прапорці (покажчик наявності або відсутності певного властивості, діїі т. п.). Більшість документів має також друковану форму, яка збігається із загальноприйнятою стандартною формою документа, або кілька друкованих форм, якщо на підставі електронного документа можна скласти кілька паперових документів. Потрібну друкарську форму можна вибрати зі списку, що відкривається при клацанні на кнопці Печать.

ЖУРНАЛИ ДОКУМЕНТІВ

Для роботи з документами: уведення нових документів, перегляду і редагування введених раніше, позначення документів на видалення - використовуються журнали документів. Журнали розподіляються по певних розділах: Банк, Касса, Зарплата і т.п.

Крім цього, у програмі існує журнал документів "Документы", що дозволяє працювати з усіма документами, незалежно від їхньої приналежності до конкретних розділів обліку.

Для введення нового документа у журналі користуються клавішею клавіатури INSERT або піктограмою «Добавить», для позначення на видалення клавішею DELETE або піктограмою «Установить пометку удаления». Після заповнення всіх реквізитів документа можна записати інформацію й закрити форму за допомогою кнопки ОК або комбінації клавіш Ctrl + Enter; зберегти інформацію кнопкою Записать або комбінацією клавіш Ctrl + S; закрити вікно редагування елемента довідника кнопкою Закрыть або клавішею Esc у такому випадку система видасть запит на збереження інформації.

БУХГАЛТЕРСЬКІ ОПЕРАЦІЇ

Для відображення даних про господарську діяльність організації в бухга­лтерському обліку використовують операції. Кожна операція містить одну чи кілька проведень.

Бухгалтерські операції можна вводити вручну за допомогою закладки «Операции, введенные вручную» з меню «Операции» або ж формувати автоматично при проведенні певного документа.

ЖУРНАЛ ОПЕРАЦІЙ І ЖУРНАЛ ПРОВЕДЕНЬ

Журнал операцій служить для перегляду списку введених бухгалтерських операцій. Кожна операція відображається в журналі одним рядком, що містить найбільш важливу інформацію про операцію: дату, вид документа, зміст, суму операції і т.д. У журналі операцій існує можливість перегляду проведень поточної операції. Журнал проведень є засобом перегляду проведень уведених бухгалтерських операцій.

ЗВІТИ

Для одержання підсумкової інформації в різних розрізах у типовій конфі­гурації використовуються звіти. Для доступу до звітів типової конфігурації служать пункт меню «Отчеты» головного меню програми.

Звіти поділяються на стандартні, спеціалізовані, регламентовані.

Стандартні звіти призначені для одержання узагальненої і деталізованої інформації з будь-яких розділів бухгалтерського обліку. За допомогою стандартних звітів можна одержувати синтетичну й аналітичну інформацію про залиш­ки й обороти за будь-якими рахунками і субрахунками із плану рахунків у су­мовому і кількісному вимірнику.

В свою чергу стандартні звіти поділяються на зведені та детальні. Зведені звіти формуються на основі бухгалтерських підсумків, детальні ж будуються на основі зареєстрованих в інформаційні базі проведень. Прикладом зведених звітів можуть бути: оборотно-сальдова відомість, аналіз рахунку, шахівка, а детальних: картка рахунка, картка субконто.

Спеціалізовані звіти орі­єнтовані на конкретний розділ бухгалтерського обліку. До спеціалізованих звітів у типовій конфігурації належать: касова книга, книга доходів платника єдиного податку, т.п.

Регламентованими називаються звіти, форма і порядок складання яких встановлюється на законодавчому рівні. До них належать:

• форми фінансової звітності;

• звітність до фондів соціального страхування;

• податкові декларації та розрахунки;

• статистична звітність;

• довідкова інформація.

Регламентовані звіти формуються для подання контролюючим органам (у податкову інспекцію, фонди соціального страхування, органам статис­тики). Набір регламентованих звітів регулярно обновляється і поширюється се­ред зареєстрованих користувачів програми.

До основних можливостей регламентованої звітності можна віднести:

- настроювання складу звіту;

- заповнення показників звітності вручну та автоматично за даними інформаційної бази;

- редагування автоматично заповнених показників;

- розшифрування заповнених показників;

- виведення друкованої форми звіту;

- вивантаження звітів для їх подачі в електронній формі.