МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОРОНЕЖСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ И УПРАВЛЯЮЩИХ СИСТЕМ

СОЗДАНИЕ ТЕКСТОВОЙ ЧАСТИ

ТЕХНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Методические указания

к практическим занятиям по курсу

“Информатика”

Для студентов, обучающихся по направлениям

657900 ‑ “Автоматизированные технологии производства”

специальности 210200 – “Автоматизация технологических процессов и производств (пищевой и химической промышленности)”

и 651900 ‑ “Автоматизация и управление”

специальности 210100 ‑ “Управление и информатика в технических системах”,

дневной формы обучения

ВОРОНЕЖ

2003

УДК 681.3.06

Создание текстовой части технических документов: Метод. указания к практическим занятиям по курсу “Информатика”/ Воронеж. гос. технол. акад.; Сост. С.М. Габович, Г.Н. Безрядина, О.В. Локтева. Воронеж, 2003. 36 с.

Методические указания разработаны в соответствии с требованиями ООП подготовки инженера по направлениям 657900 ‑ “Автоматизированные технологии производства” специальности 210200 – “Автоматизация технологических процессов и производств (в пищевой и химической промышленности)” и 651900 ‑ “Автоматизация и управление” специальности 210100 ‑ “Управление и информатика в технических системах”, дневной формы обучения. Они предназначены для формирования теоретических знаний и практических навыков создания текстовой части технических документов сопровождения инженерных задач дисциплины цикла ЕН. Содержат общую структуру организационных и технических документов с учетом основных компонентов, методики использования типовых операций текстового процессора при их создании, а также задание для самостоятельного выполнения.

Составители: доцент С.М. ГАБОВИЧ,

ст. преподаватель Г.Н. БЕЗРЯДИНА,

программист О.В. ЛОКТЕВА

Научный редактор д.т.н. В.Ф. ЛЕБЕДЕВ

Рецензент доцент И.К. ЧЕРНЫХ

Печатается по решению

редакционно-издательского совета

Воронежской государственной технологической академии

 Габович С.М.,

Безрядина Г.Н.,

Локтева О.В., 2003

 Воронеж. гос. технол. акад., 2003

Оригинал-макет данного издания является собственностью Воронежской государственной технологической академии, его репродуцирование (воспроизведение) любым способом без согласия академии запрещается.

Цель: овладение приемами и методами создания текстовой части технических документов с использованием текстового процессора MS Word.

Порядок выполнения работы

1. Изучить методические указания.

2. Ответить на контрольные вопросы.

3. Уяснить основные характеристики документа.

4. Изучить средства создания документа.

5. Активизировать текстовый процессор MS Word.

6. Изучить структуру интерфейса.

7. Уяснить технологию создания текстовой части документа.

8. Выполнить индивидуальное задание.

9. Сохранить результаты, как документ в личной папке.

10. Защитить работу.

1. Общие положения

Документ – информационный продукт (изделие) в словесно-графической форме реализующий обмен данными между изготовителем и потребителем.

Д окументы разнообразны по назначению и объему. Их конкретная комбинация обуславливает особенность создаваемого документа:

Организационные – документы регламентирующие правовую и функциональную деятельность предприятия (учреждения).

Типичные примеры – приказы, распоряжения, служебные (докладные, объяснительные) записки. Основные характеристики – специфика структуры, малые объемы (1-3 страницы).

Технические – документы, определяющие (разъясняющие) назначение, правила и методики использования созданных материальных (интеллектуальных) изделий.

Типичные примеры – пояснительные записки, нормативные материалы, расчетно-графические работы, инструкции по использованию, методические разработки. Основные характеристики – универсальность общей структуры, значительные объемы (десятки – сотни страниц).

Каждый документ, независимо от назначения, обладает единой укрупненной структурой, определяющей последовательность частей:

• заголовочной;

• излагающей;

• завершающей.

Г рафическое изображение общей структуры документа имеет вид:

1. Титульная часть

Титульная часть (заголовок, обозначение) – начальный компонент документа, фиксирующий его основные характеристики ‑ организацию-создателя, авторов, название (тему, цель), место и дату создания.

Назначение документа обуславливает какие из перечисленных элементов (все или некоторые) содержит его титульная часть. Иначе говоря, структура титульной части документа определяется его назначением.

Для организационных документов титульная часть выполняется в верхней части первого листа (Приложения 1, 2).

Для технических документов – формируется отдельной страницей. Общая структура титульных листов этой группы идентична. Отличия определяются конкретным назначением документа и соответствующим государственным стандартом.

Типовые примеры – обложки изданий технической литературы, методических указаний, расчетно-графических работ, индивидуальных заданий (Приложение 3; обложка методических указаний).

2. Излагающая часть

Излагающая часть – основной компонент документа, раскрывающий его цели и задачи.

У большинства технических документов ‑ соединение типовых элементов:

• текста;

• формульных зависимостей;

• таблиц;

• графических изображений.

Определение содержимого и структуры излагающей части ‑ первая стадия предмашинной подготовки документа.

Она, с учетом предполагаемых объемов, позволяет определить структуру излагающей части как последовательность разделов.

Раздел (глава) – основной структурный компонент описательной (излагающей) части, реализующий одну из общих целей документа.

Каждый раздел имеет типовое оформление:

• заголовок;

• содержимое (текстовая часть).

Заголовок – обозначение (наименование) раздела.

Структура заголовка:

N  Наименование раздела,

где N – номер раздела в ряду других (десятичная цифра или целое число от 1 и далее);

Наименование раздела – краткое обозначение (характеристика) содержимого раздела;

 – разделитель номера и наименования.

Заголовок располагается в отдельной строке (строках), начинаясь с абзаца и выполняется символами улучшенного начертания. Он предваряет текстовую часть и отделяется от нее и вышерасположенного текста дополнительными пустыми строками.

В заголовке запрещаются:

• переносы слов в наименованиях;

• использование точек после номера раздела и его наименования.

Содержимое (текстовая часть) – основной компонент раздела, излагающий цель, средства (пути) их достижения и выводы (результаты).

Иначе говоря, текст – основополагающий компонент документа, формулирующий его смысловую нагрузку.

С помощью текста формируется вся описательная часть, объединяя в единое целое остальные элементы документа.

Смысловое содержание раздела в целом (его текстовой части) есть последовательность типовых фрагментов – введение (вводная часть), изложение сути, выводы (результаты).

Изложение должно быть ясным, четким, исчерпывающим в соответствии с целью раздела.

Разделы больших объемов с выраженными подцелями структурируются на подразделы.

Подраздел – детализирующий структурный компонент описательной части, реализующий одну из подцелей раздела.

Оформление подраздела:

• подзаголовок;

• содержимое.

Подзаголовок – элемент обозначающий (именующий) подраздел.

Структура подзаголовка:

N.N1  Наименование подраздела,

где N – номер раздела с подразделами;

N1 – номер подраздела в разделе (десятичная цифра или целое число от 1 и далее);

Наименование подраздела – краткое обозначение (характеристика) сути (содержимого) подраздела;

. – разделитель номеров раздела и подраздела;

 – разделитель номера и наименования.

Оформление подзаголовка аналогично рассмотренному для заголовков, с учетом измененной структуры. Как и заголовок, он располагается отдельной строкой (строками).

Внимание! В многотиражной технической литературе:

• конечная точка обозначения номера раздела (подраздела) обязательна (см. с. 3, 5, 9);

• заголовок располагается по центру строки.

Содержимое – основной компонент подраздела, излагающий его назначение.

Смысловое содержание подраздела, как и раздела в целом есть последовательность типовых фрагментов (введения, изложения, выводов).

Как и в разделе, изложение должно быть ясным, четким, исчерпывающим в соответствии с целью подраздела.

Внимание! Структурирование рассмотренных фрагментов излагающей части позволяет сделать вывод о возможности дальнейшей детализации подразделов на более мелкие компоненты (параграфы, пункты, подпункты) в соответствии с имеющимися подцелями по аналогичным методикам.

Примеры детализации подразделов (см. с. 14, 15).

Текстовая часть раздела, подраздела, параграфа, пункта оформляется последовательностью абзацев.

Абзац ‑ типовой блок реализации текстовой части.

Абзац представляет собой небольшой текстовый фрагмент с конкретным смысловым содержанием. Физически начинается с отступа и оформляется, в большинстве случаев,последовательностью (совокупностью) предложений реализующих его.

Типичный пример – выделенное курсивом (см. выше).

Увеличение степени детализации абзаца предполагает появление предложений.

Простейший абзац состоит из одного предложения.

Предложение – традиционный элемент реализации конкретной мысли, оформленной как единое целое.

Предложение реализуется последовательностью слов разделенной пробелами и, при необходимости, знаками препинания. Начинается с заглавной буквы и заканчивается точкой.

Слово – обозначение (описание) единичного понятия. Является основой всех разговорных языков. Слово формируется последовательностью символов (букв). Ограничивается в предложении пробелами или знаками препинания.

Символ ‑ единичный знак формирования слов (предложений).

В качестве символов используются буквы алфавита конкретного языка, цифры, знаки препинания, математических операций и т. п.

Буквы используются в заглавном (прописном) и строчном вариантах написания, в соответствии с правилами грамматики.