2.2. Программные средства

Обязательное условие использования ЭВМ для создания информации-описания – оснащение ее специальными средствами формирования текстовых и графических компонентов.

Компанией Microsoft разработан и внедрен прикладной пакет MS Office, предназначенный для обработки информации широко используемых видов и типов. Один из компонентов интегрированного пакета ‑ текстовый процессор Word.

2.2.1. Назначение текстового процессора ms Word

MS Word используется для создания текстовых документов различного уровня сложности. Он позволяет создавать все компоненты любого документа (формировать текст; создавать формулы; выполнять таблицы; строить графики; оформлять другие компоненты документации).

Значительные возможности, по созданию текстовой и графической документации, обусловили стандартное название «текстовый процессор», вместо привычного «редактор».

Word – современный текстовый процессор, предоставляющий широкие возможности для выполнения каждого из перечисленных компонентов документа. Главное достоинство в организации диалога с пользователем ‑ дружественные ему наборы средств (программных модулей). С их помощью реализуются возможные требования по структуре, архитектуре, детализации, расположению и другим характеристикам создаваемых фрагментов документа.

Word, как программный модуль, постоянно хранится на одном из дисков долговременной памяти в виде отдельного файла. Перед началом работы его необходимо активизировать, т.е. запустить.

2.2.2. Активизация процессора ms Word

Активизация (запуск) Word как и любой программы ‑ перемещение копии с долговременного носителя информации (магнитного или лазерного диска) в оперативную память ЭВМ.

Операционная система Windows позволяет активизировать любую прикладную программу, хранящуюся в долговременной памяти ЭВМ одной из типовых методик. Выбор методики определяется содержанием рабочего стола – наличием, либо отсутствием на нем соответствующего ярлыка. Если ярлык отсутствует – используется классическая методика (кнопка «Пуск»).

Классическая методика:

• активизировать кнопку «Пуск» (установить на нее указатель манипулятора и щелкнуть его левой клавишей);

• проконтролировать открытие главного меню;

• выбрать раздел «Программы» и активизировать его;

• проконтролировать открытие подменю «Программы»;

• в ыбрать подпункт Microsoft Word (результат выполненных действий имеет вид)

• активизировать Microsoft Word однократным щелчком левой клавиши манипулятора.

Наличие ярлыка на рабочем столе позволяет выполнить запуск упрощенно.

Упрощенная методика активизации Word:

• установить указатель на ярлык Microsoft Word

• активизировать его двукратным щелчком левой клавиши мыши.

Результат любого варианта – перемещение копии Word в оперативную память ЭВМ и ее автоматический запуск. При этом на экране монитора последовательно высвечивается заставка Word, а затем его рабочее окно.

Окно представляет пользовательский интерфейс Word.

2 .2.3. Пользовательский интерфейс Word

Интерфейс организует общение пользователя с текстовым процессором и формируется последовательностью компонентов:

• название активизированного модуля (1);

• основное меню (2);

• панели инструментов (3);

• основное окно (4)

• строка состояния (5);

• панель управления ОС Windows (6).

Название – имя (заголовок) активизированного программного модуля.

Для текстового редактора (процессора) название активизированной программы дополняется именем создаваемого (обрабатываемого) документа (модуля).

Активизация текстового процессора Word сопровождается созданием (открытием) в ОП текстового буфера, содержимое которого определяет второй компонент заголовка.

П римеры заголовков:

Первый определяет активизацию процессора Word для создания нового текстового документа (по умолчанию название «Документ1»). Второй ‑ свидетельствует, что Word готов к обработке (редактированию) документа «методичка», содержимое которого уже находится в буфере.

Справа в строке «Название» располагаются типовые кнопки управления любым окном пакета Office:

• свернуть ( );

• изменить размер (площадь) ();

• закрыть ().

Активизация кнопки (свернуть) приводит к закрытию окна Word, при этом его ярлык автоматически размещается на панели управления (задач) Windows, что позволяет повторно открыть его однократным щелчком.

Дружественность к пользователю предусматривает два размера окна Word (полноэкранный и сжатый, уменьшенный).

Первоначальный запуск Word формирует полноэкранное окно, предоставляя возможность пользователю лишь уменьшить его, однократным щелчком кнопки  (изменить размер). Повторное нажатие кнопки приведет к возврату в полноэкранный режим.

Внимание! Последняя из настроек размеров окна пользователем сохраняется даже при деактивизации Word.

Кнопка  – простейшее средство прекращения работы с текстовым процессором (см. с. 31).

Основное меню – перечень основных групп действий, предлагаемых текстовым процессором пользователю для создания, редактирования и форматирования документов.

В се группы (разделы) поименованы:

‑ системное меню программного модуля MS Word;

Файл – раздел обеспечивающий основные операции работы с файлами пользователя и список последних (четырех) из использованных (вызванных).

Правка ‑ раздел обеспечивающий основные операции корректировки (редактирования) активизированного в Word документа.

Вид – группа основных операций формирования рабочего окна Word и обрабатываемого документа. Обеспечивает добавление (ликвидацию) панелей инструментов конкретных специализированных областей, улучшающих интерфейс пользователя с активизированным программным модулем.

Вставка – группа операций внедрения в активизированный документ специфических объектов улучшающих и облегчающих его использование (рисунки, диаграммы, символы отсутствующие на клавиатуре, внешние файлы).

Формат ‑ раздел обеспечивающий основные операции расположения документа на выбранном носителе (электронная и бумажная версии).

Сервис ‑ раздел основных операций специфической обработки документа (проверка правописания, языковый словарь, статистические данные и т. п.).

Таблица – группа операций по созданию и обработке табличной информации в документе.

Окно – группа операций формирования и корректировки окна текстового процессора.

? ‑ раздел стандартных справочных материалов предоставляемых пользователю Word.

Активизация требуемого раздела (группы) может выполняться различными способами, основных – два:

• установить указатель манипулятора на требуемый раздел и однократно щелкнуть левой клавишей мыши.

• нажать клавишу Alt и, удерживая ее, нажать буквенную клавишу, подчеркнутую в имени раздела (с учетом требуемой раскладки клавиатуры).

Результат любого ‑ открытие ниспадающего подменю выбранного раздела. Так, активизация раздела «Файл» подтверждается открытием подменю:

Работа с пунктами подменю, осуществляется аналогично рассмотренной для меню.

Панели инструментов – линейные совокупности стандартных действий (операций) при работе с активизированным модулем (текстовым процессором).

В большинстве случаев активизация Word сопровождается наличием трех панелей:

• стандартной (основной);

• форматирования;

• рисования.

Первые две располагаются непосредственно под основным меню, а панель рисования ‑ под основным окном.

Панели сформированы как последовательность кнопок, определяющих конкретное действие (операцию).

О сновная (стандартная) панель имеет вид:

Она дублирует наиболее используемые пункты основного меню: обработка файлов (1), просмотр документа и правописание (2), операции редактирования (3), управление выполненными действиями (4), работа с web-документами (5), формирование табличной информации (6), управление панелью рисования, просмотр схемы документа и его непечатных символов (7), масштаб изображения документа на экране (8), справка (?).

Назначение каждой кнопки этой и других панелей подтверждается подсказкой (названием). Подсказка возникает на экране при задержке указателя манипулятора на кнопке в течении 2-3 с.

П анель форматирования располагается под основной и имеет вид:

Она предлагает пользователю подокна и кнопки, позволяющие эффективно выбирать: вид документа (1), гарнитуру шрифта (2), размеры шрифта (3), варианты начертания символов (4), расположение строк на странице (5), создание списков и абзацев (6), обозначение границ и цвета (7).

П анель рисования предназначена для создания графических фрагментов документа и имеет вид:

Назначение и использование ее компонентов рассматривается в методических указаниях «Внедрение объектов в текстовый документ»

Количество панелей и их назначение определяется системным программистом при установке Word и изменяется пользователем при необходимости по следующей методике:

• активизировать пункт «Сервис» основного меню;

• выбрать и активизировать подпункт «Настройка»;

• проконтролировать открытие одноименного окна;

• активизировать на вкладке «Панели инструментов» флажки нужных панелей ;

• проконтролировать их отображение в окне Word и откорректировать место расположения;

• закрыть окно «Настройка».

Добавлять отсутствующие кнопки на панель инструментов (например, ввода верхних и нижних индексов) позволяет вкладка «Команды» окна «Настройка». Методика:

• открыть окно «Настройка» через пункт «Сервис»;

• активизировать вкладку «Команды»;

• выбрать в окне «Категории» требуемый раздел;

• выбрать в окне команды нужную кнопку;

• указать кнопку, нажать левую клавишу мыши и удерживая ее, переместить кнопку в желаемую точку любой видимой панели инструментов (место вставки указывается курсором);

• проконтролировать появление кнопки на панели инструментов;

• закрыть окно настройки.

Внимание! Доступ к окну «Настройка» панелей инструментов возможен также через пункт (подпункты) основного меню Вид/Панели инструментов/Настройка, или вызовом контекстного меню любой из видимых панелей инструментов.

О сновное окно – площадь экрана, предназначенная для формирования создаваемого (корректируемого) документа.

Цвет основного поля ‑ как правило белый.

Слева и сверху поля располагаются линейки установки его размеров, по отношению к максимально возможному.

Размер активной (светлой) части линейки определяет реальную область создаваемого документа, по отношению к общей площади окна.

При открытии Word, размер активных линеек определяется ранее установленными параметрами страницы.

Корректировка предлагаемой рабочей области (активных размеров линеек) доступна пользователям (см. методические указания «Редактирование и форматирование документов»).

Если размеры документа в буфере по вертикали (горизонтали) больше чем основное окно Word, справа и снизу окна появляются полосы прокрутки – средства обеспечивающие просмотр документа. Размер движка определяет возможность использования полосы прокрутки ‑ чем меньше движок, тем больше размер документа (возможность его перемещения) по отношению к окну. Если движок занимает всю полосу прокрутки, то перемещение документа на этом направлении невозможно (размер документа равен или меньше размера окна).

Положение движка на полосе прокрутки показывает расположение индицируемого фрагмента документа.

В общем случае перемещение документа по экрану возможно с использованием:

• движков;

• кнопок.

Методика перемещения с помощью движка:

• указать горизонтальный (вертикальный) движок;

• щелкнуть левой клавишей мыши и, удерживая ее, переместить движок в нужном направлении, контролируя индицируемый на экране фрагмент;

• отпустить клавишу по достижении результата.

Методика перемещения с помощью кнопок (1):

• установить указатель на кнопку выбранного направления;

• щелкнуть левой клавишей мыши и удерживая ее контролировать индицируемый на экране фрагмент;

• отпустить клавишу по достижении результата.

Постраничное перемещение вверх/вниз выполняется кнопками (2 и 4) единичными щелчками по каждой из них.

Перемещение между типовыми объектами (при их наличии в документе) выполняется по следующей методике:

• активизировать кнопку 3;

• проконтролировать открытие подменю типовых объектов;

• выбрать и активизировать необходимый;

• осуществить последовательным нажатием кнопки 2 (4) поиск ближайших копий объектов в начальной (конечной) части документа.

Кнопки (5) позволяют выбрать вид представления документа, дублируя аналогичные подпункты пункта «Вид» основного меню.

Строка состояния – совокупность компонентов, фиксирующих статистические данные создаваемого документа.

О бщий вид строки состояния:

Назначение элементов: нумерация текущей страницы (1); номер раздела (2); действительный номер активной страницы/общее количество страниц документа (3); положение курсора на странице ‑ расстояние по вертикали от верхнего края ее, номер строки, позиция символа в ней (4); режимы обработки документа – запись, исправление, выделение, замена (5).

Панель управления (панель задач) операционной системы – инструмент организации диалога пользователя с Windows.

Панель обеспечивает классический вариант управления программным модулями активизацией кнопки «Пуск» и индицирует заголовки выполняемых задач (см. курс «Основы системного обеспечения ЭВМ»).

Пример общего вида панели при активизации Word:

Р ассмотренные компоненты укрупненно определяют общий вид экрана при активизации текстового процессора Word, позволяя приступить к созданию текстового документа.

3. Технология создания текстовой части документа

Активизированный Word в совокупности с ЭВМ предоставляет пользователю инструменты (средства) создания документов различной сложности.

Любой технический документ средней сложности объединяет типовые фрагменты: текстовые, формульные, графические, табличные. Текстовый компонент ‑ основной, определяющий. Его создание – начало работы с документом.

Этапы создания:

• ввод, формирование текста;

• редактирование набранного текста;

• форматирование отредактированного текста;

• внедрение (при необходимости) не текстовых компонентов;

• сохранение документа.