1.3. Завершающая часть
Завершающая часть – выходные характеристики документа, подписи авторов, объем, вид носителя, тираж, издательство.
Завершающая часть ‑ физически конечный компонент документа. По объему компактен, от нескольких строк до одной (нескольких) страниц, в зависимости от назначения и характера документа.
В организационых документах (заявления, объяснительные, докладные записки) завершающая часть ограничивается подписью исполнителя (автора) и датой создания (Приложение 1, Приложение 2).
В объемных технических документах (научно-техническая литература, пояснительные записки к инженерным и экономическим работам и т. п.), выполненных типографским способом, оформляется отдельной страницей и представляет собой выходные данные (объем, тираж, издательство и т. п.).
Рассмотренные структурные компоненты, блоки и элементы представления информации-описания позволяют перейти к средствам создания документов (их текстовой части).
2. Средства создания документа
В течении длительного времени оформление информации-описания выполнялось рукописным методом, либо средствами книгопечатания. С конца XIX века эти методы дополнились машинописным (механические и электрические пишущие машины) оформлением. С конца XX века широкое распространение получило создание документов с помощью ЭВМ. На начало XXI века этот вид оформления практически вытеснил все предыдущие.
Документ, как и любое изделие, создается взаимодействием компонентов – материала, средств обработки и методов (технологий) их взаимодействия.
При использовании ЭВМ для создания информации-описания под средствами понимаются технические и программные.
2.1. Технические средства
Условно представим технические средства (инструменты) создания документа, как взаимодействие трех компонентов ЭВМ:
клавиатура – для ввода информации;
оперативная память – для временного хранения ее;
дисплей – для отображения.
Схема
взаимодействия явно не отображает
обязательных компонентов процессора
(устройства управления и арифметико-логического
устройства), но подразумевает их наличие
и участие в работе.
Клавиатура – средство организации интерфейса пользователя с ЭВМ, ввода буквенно-цифровой информации и управления процессом создания документа (ввод, редактирование, форматирование, сохранение).
О
бщий
вид клавиатуры рабочей станции (ПЭВМ
типа IBM):
Детализируем ее в соответствии с функциями четырьмя основными группами.
П
ервая
группа (центральная часть)–
основной блок пульта, используемый для
формирования практически всех компонентов
текстового документа. Рабочие элементы
‑ символьные и управляющие клавиши.
Назначение и использование управляющих клавиш:
Таb – перемещение на 8 позиций вправо;
Caps Lock – включение/отключение режима заглавных букв;
Shift – кратковременная смена активного регистра;
Alt и Ctrl – клавиши формирования составных команд (Alt+; Ctrl+;
‑ вызов основного меню Windows (активизация кнопки «Пуск»);
Enter – перевод курсора в начала следующей строки;
‑ вызов контекстного меню.
В
торая
группа (правая часть пульта) –
цифровые клавиши (0 – 9), символы
арифметических действий (+, -,*, /) и
десятичная точка (.). Группа дублирует
большинство символов верхнего ряда
основного блока, создавая дополнительные
удобства пользователю. Работоспособность
этой группы подтверждается свечением
индикатора Num.
Если свечение отсутствует (группа
отключена) ‑ активизация ее
осуществляется однократным нажатием
клавиши Num
Lock.
Отключение группы производится повторным
нажатием клавиши Num
Lock.
Третья группа ‑ функциональные клавиши. Располагаются в верхнем ряду пульта.
П
ри
работе с Word
практически не используются, дублируя
следующие операции:
Esc (Escape) – отмена последнего действия (операции);
F1‑вызов справки;
F2+Ctrl‑предварительный
просмотр документа (дублирует кнопку
на стандартной панели инструментов);
F4+Ctrl‑ запрос пользователю на сохранение документа;
F4+Alt‑прекращение работы с Word (дублирует кнопку в заголовке окна)
F5‑вызов подменю «Найти и заменить»;
F5+Alt‑уменьшение размера окна Word;
F7‑вызов подменю «Проверка правописания»;
F8‑включение режима «Выделение» (дублирует кнопку ВДЛ в строке состояния).
F8+Alt‑вызов подменю «Макрос» (при создании текстового документа средней сложности не используется);
F12‑вызов подменю «Сохранение документа» (дублирует кнопку на стандартной панели инструментов);
F12+Ctrl‑вызов подменю «Открытие документа» (дублирует кнопку на панели форматирования).
Четвертая группа – клавиши подгруппы управления курсором (верхняя, средняя, нижняя).
Верхняя группа – в Word практически не используется.
P
rint
Screen
– перенос
содержимого экрана в буфер;
Scroll Lock – прокрутка;
Pause – временная приостановка выполняемого действия.
Средняя группа ‑ управление курсором поблочно и выполнение операций «замена/вставка» и «ликвидация».
I
nsert
– переключить
«замена/вставка»
Home – переместить в начало строки;
Page Up – переместить в начало предыдущей страницы;
Delete – удалить;
End – переместить в конец строки;
Page Down –– переместить в начало следующей страницы;
Использование некоторых клавиш возможно в сочетании с другими (управляющими). Типовые комбинации:
Ctrl + Home– перемещение в начало документа;
Ctrl + End – перемещение в конец документа;
Н
ижняя
группа – посимвольное управление
курсором.
перемещение на строку вверх;
перемешение на символ вправо;
перемещение на строку вниз;
перемещение на один символ влево.
Использование клавиш пульта позволяет формировать содержимое создаваемого документа.
Буфер – участок оперативной памяти ЭВМ, резервируемый для размещения содержимого документа.
Создается в ОП ЭВМ активизированным текстовым процессором. До начала создания документа объем буфера равен размеру одной текстовой строки. При увеличении количества введенного (набранного) текста буфер Word (его объем) также автоматически увеличивается.
Буфер обеспечивает возможность использования содержимого документа для корректировки, контроля и перезаписи на долговременный носитель.
Дисплей (монитор) – средство организации визуального интерфейса пользователя с ЭВМ.
Обеспечивает контроль обрабатываемой информации, в частности, вводимых символов (созданного фрагмента документа). При вводе контроль обеспечивается эхопечатью (копией) символа, веденного с пульта и размещенного в очередной ячейке текстового буфера.
В общем случае индицирует содержимое некоторой части (всего) текстового буфера активизированного Word.