Некоторые корпоративные правила и традиции компании «Пальмира-Рута»:

• Начало работы — ровно в 9.00.

• Канцелярские принадлежности отмечены корпоративной символикой.

• Обращение к коллегам и клиентам на «вы», по имени или по имени-отчеству — в соответствии с иерархией.

• Рабочая одежда единого корпоративного стиля; обувь — «Монарх» и «Брукс».

• В пятницу в одежде допустим casual style при отсутствии в этот день переговоров или сложных рабочих заданий.

• Рядовые работники имеют свободный доступ в кабинеты топ-менеджеров.

• Поощрение здорового образа жизни сотрудников, негласный запрет на курение.

• Коллективное празднование дня рождения компании.

• Поощрение лояльности сотрудников.

• Уважительное отношение к ветеранам компании.

Внутренний pr

В «Пальмире-Руте» большое внимание уделяется развитию корпоративного духа — преданности идеалам компании, культуре межличностного общения. Корпоративный дух воспитывается через приобщение сотрудников к делам компании, создание благоприятной психологической атмосферы на рабочем месте и т. д. Внутренний PR направлен на поддержку и развитие корпоративной культуры, на формирование корпоративных ценностей, которые принимаются каждым членом коллектива и задают ориентиры поведения, нормы общения с клиентами и коллегами.

Грамотно разработанная программа внутреннего PR — обязательная составляющая деятельности руководителя HR-службы. Средства PR могут использоваться для организации внутренних и внешних информационных потоков компании, формирования имиджа, гармонизации взаимоотношений в коллективе.

Внутреннее информирование (внутренний PR) рассматривается нами как очень эффективный метод формирования и поддержки командного духа, положительного отношения сотрудников к компании, развития творческой инициативы сотрудников. Свободный обмен необходимой для работы информацией способствует установлению благоприятного психологического климата, когда для людей важны взаимопонимание и чувство общности интересов.

При разработке и внедрении системы внутреннего PR мы ставим перед собой следующие задачи :

• Формировать у сотрудников позитивное представление о компании, ее целях и задачах, способах взаимодействия.

• Показывать роль каждого работника в компании, подчеркивать их важность и незаменимость.

• Разъяснять и пропагандировать ценности компании.

• Обеспечивать качественный обмен информацией (точный, четкий), своевременную оперативную обратную связь «руководство — персонал».

• Способствовать более тесному и эффективному взаимодействию сотрудников различных подразделений и уровней.

• Развивать командный дух.

• Предотвращать конфликтные ситуации, своевременно реагировать на них, находить оптимальные пути разрешения конфликтов.

• Развивать доверие и взаимопонимание между работниками, содействовать сотрудничеству, взаимопомощи, открытости, возникновению доверительных отношений, свободному обмену мнениями.

• Совершенствовать коммуникативные навыки работников, повышать продуктивность делового и межличностного взаимодействия.

Организуя каналы для обеспечения внутренних информационных потоков и эффективной коммуникации, следует обращать внимание на такие моменты:

• Тщательно отбирать сообщаемую сотрудникам информацию.

• Точно определять целевую аудиторию сообщений (все работники, сотрудники некоторых подразделений или конкретного отдела).

• Выбирать наиболее эффективные формы и методы информирования (личные письма, общие приказы, статьи в корпоративной газете, сообщения на внутреннем сайте и т. п.).

Как ключевое звено формирования и поддержки корпоративной культуры именно служба персонала несет ответственность за организацию и обеспечение всей системы внутреннего информирования работников. За регулярное и своевременное предоставление необходимой информации отвечают сотрудники, непосредственно выполняющие определенную работу, конкретное мероприятие ( табл. 2 ).

Табл. 2. Порядок предоставления информации в службу персонала

Вид информации	Ответственные за предоставление информации
В корпоративных новостях освещаются:   цели компании реорганизации и изменения общекорпоративные приказы и распоряжения изменения законодательной базы предстоящие и проведенные корпоративные мероприятия визиты гостей и партнеров отмечаемые в компании праздники достижения сотрудников, подразделений и компании в целом	члены совета учредителей генеральный директор члены совета директоров
Роль компании на рынке:   развитие компании сравнительный анализ результатов ее работы участие в выставках, конференциях, семинарах публикации о компании в СМИ спонсорство и шефская помощь	генеральный директор члены совета директоров представители профильных департаментов
Достижения компании:   выполнение поставленных планов привлечение новых клиентов и партнеров отзывы клиентов информация о победах в соревнованиях, занятых в рейтингах местах улучшения в инфраструктуре (повышение качества связи, новые офисы, транспорт и др.) фоторепортажи с корпоративных вечеринок, мероприятий (стенгазеты)	генеральный директор члены совета директоров представители профильных департаментов
Лучшая практика:   передовой опыт новые методики, технологии, процессы	генеральный директор члены совета директоров руководители отделов и подразделений компании
Новости отдела по работе с персоналом:   прием новых сотрудников (стажировка, испытательный срок, оформление на постоянную работу) кадровые перемещения (назначения, переводы, увольнения) результаты аттестации обучение и тестирование поздравления сотрудников (дни рождения, свадьбы, рождение детей, повышение по службе и т. п.) победители соревнований результаты проведенных опросов (обратная связь) новинки корпоративной библиотеки	директор по персоналу менеджер по персоналу заведующий службой протокола секретарь

При организации работы в области внутреннего PR важны как сроки, так и эффективность формы донесения сведений. Эти вопросы в нашей компании описаны, формализованы и утверждены на уровне высшего руководства. Для внутренних коммуникаций у нас используются электронная почта, корпоративная газета, совещания, информационные меморандумы, корпоративный веб-сайт, возможности интернет. В таблице 3 приведены требования о принятых в нашей компании формах подачи PR-материалов.

Табл. 3. Формы подачи PR-материалов в службу персонала

Способ донесения информации	Ответственные за информирование	Сроки
Выпуск и распространение внутрикорпоративной газеты (дайджеста)	служба персонала сотрудники профильных департаментов	Один раз в месяц (утверждается директором по персоналу)
Информация на доске объявлений	служба персонала	В течение одной недели (информация обновляется, как минимум, дважды в неделю)
Размещение информации на корпоративном интернет-сайте и в корпоративной сети	служба персонала веб-администратор	В течение рабочего дня после получения информации
Организация корпоративных мероприятий	служба персонала	Ежемесячно
Информация о проводимых семинарах, тренингах	служба персонала	Ежемесячно
Опросы сотрудников и информирование о результатах исследований	служба персонала	В течение трех рабочих дней после получения и обработки всех ответов
Срочное (оперативное) извещение	секретарь (телефонограмма или корпоративная почта)	Сразу после распоряжения руководства
Итоговый (полугодовой, сезонный) отчет о достижениях компании. Основные результаты работы. Мероприятия, корпоративные события и т. д.	члены совета директоров директор по персоналу руководители подразделений	Один раз в сезон (осенне-зимний, весенне-летний), по итогам сезона

Обязательное условие качественного обмена информацией — организация внутренних каналов коммуникации между всеми подразделениями компании. Изменения, происходящие в «Пальмире-Руте» (реструктуризация, введение в действие новых законов и положений, проведение тренингов, обмен опытом, лучшая практика, новости, информация от совета директоров и т. п.), доводятся до сведения всех наших сотрудников в течение трех дней.

Коммуникация — это двусторонний процесс, основным элементом которого является регулярная обратная связь. Она обеспечивается систематическим проведением опросов сотрудников, фокус-групп, встреч с руководителями, «горячих» линий с помощью интернета.

На внутреннем интернет-портале «Пальмира-Руты» содержится вся информация о компании, начиная с истории ее создания. Там имеются стратегические планы, данные о товарных коллекциях, последних изменениях и новых документах. Кроме того, сотрудникам доступны свежие новости, форум для общения — это помогает успешно бороться с «информацией сарафанного радио», то есть, со слухами и домыслами.

Нами регулярно проводятся опросы работников, при этом всех обязательно извещают о результатах. Для эффективного использования внутреннего интернет-портала доступ к нему обеспечен каждому сотруднику, включая технический персонал. Также нами используется ресурс «хайтек-центра».

Внутренняя информация строго конфиденциальна, она предназначена исключительно для внутреннего использования. Права доступа к тем или иным сведениям, содержащим коммерческую тайну, для каждого работника определяются индивидуально.

 

Приложение

Система «Анонимный хайтек-центр»

Для содействия профессионализму и личностному росту сотрудников центрального офиса ООО СП «Пальмира-Рута», укрепления их лояльности к компании, а также с целью повышения уровня автоматизации рабочих процессов целесообразно создать в помещении центрального офиса «хайтек-центр». Он представляет собой отдельное рабочее место, техническими возможностями которого может воспользоваться любой работник центрального офиса или сотрудник торговых сетей компании.

Оснащение «хайтек-центра» включает в себя:

• персональный компьютер с доступом в интернет;

• сканер;

• цветной принтер,

• факсимильный аппарат;

• расходные материалы: цветную и плотную бумагу, фирменные бланки;

• инструкции по использованию техники и программного обеспечения, пособия для пользователей (например, для работы с программами ABBYY Fine Reader, Internet Explorer и т. д.).

Цели создания «хайтек-центра»

Многим сотрудникам компании необходимо сканировать документы, обрабатывать их, распечатывать на принтере и т. д. Свободный доступ к техническим средствам, позволяющим работать с документами, имеется не во всех отделах. Использование техники в рабочих и личных целях сотрудниками различных служб ведет к сбоям плановой работы отделов, имеющих необходимые технические средства. Создание «хайтек-центра» решит эти проблемы, а благодаря открытому доступу к интернет сотрудники компании смогут пользоваться неограниченными информационными возможностями Всемирной паутины.

Порядок работы «хайтек-центра»

Каждый сотрудник должен получить личный код доступа для входа в систему. Это позволит IT-службе контролировать безопасность ее использования. В течение рабочего дня персонал имеет право доступа к «хайтек-центру» для решения производственных проблем.

Во время обеденного перерыва и после окончания рабочего дня (с 3:00 до 4:00 и с 8:00 до 9:00) любой сотрудник может получить доступ к ресурсам «хайтек-центра» для решения проблем личного характера. При этом все обязаны соблюдать правила использования компьютерной техники, а также правила охраны конфиденциальной информации.

Ответственные за работу «хайтек-центра»:

• служба персонала;

• IT-служба:

• системный администратор;

• директор IT-службы (контроль безопасности).

Источник - журнал Менеджер по персоналу