6.4. Планирование внедрения новшества

Как уже отмечалось, качественное планирование внедрения – одно из важнейших условий эффективности проводимых изменений. План – это модель деятельности, определяющая совокупность действий и связей между ними, реализация которых позволит достичь желаемого результата (цели).

Назначение планирования состоит в том, чтобы:

• устранить отрицательный эффект неопределенности;

• сосредоточить внимание на главных задачах;

• добиться экономичного функционирования;

• облегчить контроль;

• облегчить координацию.

План выполняет функцию средства контроля за ситуацией и ее анализа; он необходим, для того, чтобы как можно раньше начать реагировать на нежелательные изменения. План действий приобретает особо важное значение, когда во внедрении новшества участвует не один человек, а группа. Тогда он становится средством согласования и координации их действий.

При разработке плана внедрения новшества необходимо определить:

• состав действий, необходимых и достаточных для достижения поставленных целей внедрения (что должно быть сделано);

• ожидаемые результаты действий (что получено в результате действий);

• сроки начала и окончания действий (когда должны быть выполнены действия);

• ответственных исполнителей (кто исполнитель).

Чтобы план внедрения новшества мог эффективнее выполнять свое назначение, он должен отвечать определенным требованиям:

1. обеспечивать полноту состава действий, необходимых для достижения поставленной цели;

2. устанавливать связи между действиями и тем самым обеспечивать их скоординированность и согласованность по содержанию и срокам выполнения;

3. быть реалистичным с точки зрения ресурсного обеспечения и сроков реализации;

4. обладать чувствительностью к сбоям, т.е. возможным отклонениям от запланированных целей за счет контролируемости процесса по промежуточным результатам.

5. быть рационально детализированным, т.е. устанавливать такой временной интервал между контролируемыми промежуточными целями, когда оптимизируется соотношение между затратами усилий на контроль и его результативностью.

Основные недостатки многих планов состоят в том, что они не обеспечивают полноты состава действий, необходимых для достижения поставленных целей, не фиксируют связи между мероприятиями, не определяют или определяют неконкретно промежуточные цели.

Наиболее сложно при планировании инновационных процессов достичь полноты состава действий. "Забывание" каких-то действий приводит к значительному увеличению длительности реализации новвоведений. По мере выполнения работы, неполнота действий обнаруживается, и план существенно дорабатывается и изменяется по ходу выполнения. На выполнение каждого нового действия, включенного в план, требуется дополнительное время. Например, если осваивается новая педагогическая технология, но в плане забыта необходимость обучения преподавателей на специальных курсах, то внедрение новшества может быть отложено на целый год, так как нужно подстраиваться под сроки проведения соответствующих курсов.

Если состав и логическая последовательность действий определены, то на следующем этапе планирования нужно определить исполнителей и составить план-график реализации нововведения. Основная задача, решаемая на этом этапе, – обеспечение рационального распределения и координирование всех предусматриваемых действий во времени. Этим, как и полнотой действий, достигается реалистичность плана по срокам.

Распределить запланированные действия во времени – значит не только определить продолжительность выполнения каждого из них, но и согласовать их между собой по срокам. Одни действия могут выполняться только последовательно друг за другом, а другие параллельно. Рациональное распределение действий позволяет добиться равномерной загруженности участников проекта, не допускать неритмичности и "авралов" в работе. Для решения этой задачи используется так называемая ленточная диаграмма Гантта, пример которой представлен на рисунке 10. Справа выписываются наименования предусматриваемых планом действий, а по горизонтальной оси откладываются временные интервалы. Длина отрезка обозначает продолжительность выполнения действия.

Составление графика Гантта начинается с определения тех действий, которые могут быть начаты сразу, т. е. не требуют, чтобы до их начала были выполнены какие-то другие. Предположим, что это действия № 1 и № 3. На график наносятся отрезки, соответствующие их длительности (темные отрезки). Действие № 2 может быть начато только по окончании действия №1. Поэтому момент его начала совпадает с моментом окончания действия № 1. От этой точки откладывается отрезок, соответствующей продолжительности действия №2. Действие № 4 начинается после завершения действий № 2 и № 3. Как видно из рисунка, действие № 3 может быть выполнено раньше, чем действие № 2, поэтому реально его результат потребуется позже. Это означает, что по действию №3 имеется резерв (его величина обозначена светлым отрезком) и момент его начала может быть сдвинут на величину резерва. Процедура составления графика в дальнейшем аналогична описанной выше. Из рисунка видно, что действие № 7 начинается после завершения действия № 4, а действие № 6 – после действия № 5, действие № 8 – после окончания действий №6 и №7, причем по действию № 6 имеется резерв. Таким образом, определяется общая продолжительность реализации инновационного проекта. Если она по каким-то причинам не устраивает руководителей, то они должны решать за счет сокращения продолжительности каких действий можно уменьшить продолжительность всего проекта.

	Годы и месяцы
Работы	2000 год						2001 год
	8	9		10	11	2	1	2	3	4		5	6	7	8	9
1........................
..........................
2........................
..........................
3........................
..........................
4........................
..........................
5........................
..........................
6........................
..........................
7........................
..........................
8........................
..........................

Продолжительность работы

Резерв времени

Рис. 10. Ленточная диаграмма Гантта

С помощью планирования по методике Гантта можно добиться не только реалистичности плана по срокам, но и сокращения сроков исполнения планов. Календарный план-график Гантта наглядно показывает, что сбои в сроках реализации одного действия отразятся на всей цепочке и могут привести к другим сбоям. Таким образом, четкое представление о связях между действиями позволяет заранее предвидеть проблемы, которые будут возникать из-за отклонений от плана, и принять необходимые меры для их недопущения.