5.4. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба рф, гербов субъектов рф.

Бланки документов с воспроизведением Государственного гер­ба РФ и гербов субъектов РФ (далее гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии тех­нических и технологических возможностей для изготовления ука­занного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На них типо­графским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров.

Учет ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме, при этом используются следующие реквизиты.

При поступлении бланков:

• наименование вида гербового бланка;

• дата поступления;

• номер сопроводительного документа;

• наименование организации-поставщика гербовых бланков;

• количество экземпляров;

• серии и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков:

• наименование вида гербового бланка;

• количество экземпляров;

• наименование структурного подразделения организации, фами­лия и инициалы должностного лица-получателя гербовых бланков;

• расписка в получении;

• примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с от­меткой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гер­бовых бланков возлагают на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распоряди­тельным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых блан­ков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распоря­дительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах по­сле последней записи. В случае обнаружения нарушений при изго­товлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом и доводит до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначен­ных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Тренировочные задания

- составление глоссария: (оформление документов, бланк документа, шаблон документа);

- оформите реквизит «гриф утверждения документа»;

- оформите реквизит «подпись» для случаев, когда:

А) документ подготовлен двумя организациями и его под­писывают лица равных должностей;

Б) документ подписывают несколько должностных лиц одной организации.

Вопросы для повторения

1. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служеб­ных документов?

2. Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.

3. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

4. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

5. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?

6. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?

7. Каковы порядок датирования документа и виды дат?

8. Какими способами оформляется утверждение документа?

9. Какие требования предъявляются к заголовку?

10. Каков порядок оформления приложений к документу?

11. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?

12. Как оформляется согласование документа?

 13. Укажите этапы подготовки документа.

14. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?

15. Из каких смысловых частей состоит текст документа и как они располагаются в тексте?

16. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?

17. Какие программы могут использоваться при подготовке докумен­тов на компьютере?

18. Какая постоянная информация должна быть заложена в компью­тер для составления документов?

19. Каковы особенности составления таблиц на компьютере?

20. Какие преимущества дает компьютер в оформлении текста?