Тема 9. Составление и оформление справочно-информационных документов

Цель изучения темы: обеспечить усвоение студентами понятия и правил составления и оформления справочно-информационных документов.

Задачи изучения темы:

- уяснить назначение и перечень справочно-информационных документов;

- рассмотреть виды справочно-информационных документов;

- проанализировать порядок составления и оформления протокола;

- раскрыть порядок составления и оформления докладных, объяснительных записок и заявлений;

- усвоить правила ведения деловой переписки;

- уяснить процедуру составления и оформления актов, справок, договоров и доверенностей;

- дать понятие и раскрыть правила оформления сводки, заключения, перечня и списка;

- проанализировать особенности составления и оформления телеграмм, телефонограмм, факсограмм и электронного сообщения.

9. 1. Протокол.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От про­токолов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некото­рых административных органов и органов охраны общественного порядка, а также протоколы договорного типа - протоколы разно­гласий, согласования цены и др.

Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись. Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

Протокол оформляется по форме общего бланка. В его форму­ляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида до­кумента (ПРОТОКОЛ), дата, номер, место заседания, гриф утвер­ждения (при необходимости), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательно­го оформления или подписания протокола. В том случае, если за­седание продолжается несколько дней, дата оформляется следую­щим образом 22-24.03.2000.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года.

В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоя­лось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа. Название вида заседания согласуется с названием коллеги­ального органа.

Текст протокола состоит из двух частей:

- первая - вводная, где указаны фамилия и инициалы председа­тельствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

- вторая - основная, фиксирующая ход заседания.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - Фамилия и инициалы; секретарь - Фамилия и инициалы (При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается.); присутствовали - Фамилия и инициалы присутствующих в алфавитном порядке. Приглашенные перечисляются с указанием полной должности.

Далее следует ПОВЕСТКА ДНЯ. В этой части протокола пере­числяются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих во­просов, с указанием времени их обсуждения, оформленная как са­мостоятельный документ и разосланная заранее участникам засе­дания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствую­щих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела располагается по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Содержание выступлений излагается от третьего лица единст­венного числа. После каждого выступления, если имеются, за­писываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Завершающая часть каждого пункта повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постанов­ляющая часть решений должна быть конкретна и содержать: кому что сделать и к какому сроку.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания. В остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, от­ражать работу по принятию решения.

Полностью подготовленный протокол подписывает­ся председателем и секретарем.