Начальник відділу кадрів підпис в.В. Коростельов
Візи:
Заступник начальника
відділу кадрів підпис В.І. Лапенко
Юрист підпис П.В. Ігольник
З наказом ознайомлений:
Головний спеціаліст
відділу кадрів підпис Л.М. Волосенко
!!! Примітка: практично всі організаційні накази обов’язково мають два останні пункти: до відома кого довести та на кого покласти контроль за виконанням наказу.
4. Складіть доповідну записку бухгалтера Тимошиної І.П. головному бухгалтеру фірми «Рубін» Бабічеву Н.П. від 15.09.2012 про проведену Тимошиною І.П. перевірку виконання наказу директора фірми № 92 від 12.01.2012 «Про стан бухгалтерського обліку на будівництві бази відпочинку в районі Синіх озер». В наказі були вказані конкретні терміни ліквідації недоліків, виявлених в січні 2012 року. У доповідній записці має бути зазначено виконання всіх пунктів наказу, за винятком пунктів про організацію рівномірної щоденної здачі робітниками нарядів бухгалтеру. Виявлено, що 25 лютого 2012 року було здано тільки 35,2% всіх нарядів. Решта нарядів здані першого березня 2012 року. За графіком термін здачі останніх нарядів за минулий місяць встановлено першого числа наступного місяця. Інші дані вкажіть самостійно.
Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.
Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.
Доповідна записка складається з таких реквізитів:
1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про…).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).
Оформлення доповідної записки:
Головному бухгалтеру
фірми «Рубін»
Бабічеву Н.П.
бухгалтера Тимошиної І.П.
15.09.2012
Про проведену перевірку виконання наказу
Доповідна записка
Відповідно до наказу фірми № 92 від 12.01.2012 «Про стан бухгалтерського обліку на будівництві бази відпочинку в районі Синіх озер» перевірка Тимошиною І.П. проведена. Щодо термінів ліквідації недоліків, встановлено, що 25 лютого 2012 року було здано тільки 35,2% всіх нарядів. Решта нарядів здані першого березня 2012 року.
Вказані у наказі конкретні терміни ліквідації недоліків, виявлених в січні 2012 року виконані за винятком організації рівномірної щоденної здачі робітниками нарядів бухгалтеру.
Бухгалтер підпис І.П. Тимошина
5. Складіть телефонограму, яка направляється керівникам підприємств регіону про необхідність централізації розрахунків з працівниками підприємства. До обов'язків облікових працівників цехів повинно входити лише оформлення первинних документів з обліку виробітку. Необхідно подати пропозицію про перегляд штатів працівників в цехах і бухгалтерії з розрахунку загального скорочення штатів не менш ніж на 20%. Інші дані вкажіть самостійно.
Телефонограма - це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) й містить розпорядження, інформацію вищих органів.
Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.
На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.
Реквізити:
Назва виду документа.
Номер.
Дата.
Адресант.
Адресат.
Текст.
Підпис.
Оформлення телефонограми
Телефонограма № 123
Від 19.04.12 год. 16 хв. 17
Від кого: Міністерство фінансів України
Телефон: 221-22-11
Кому: керівникам підприємств регіону про необхідність централізації розрахунків з працівниками підприємства. (Іваненко І.В., Павлов.Д.В.)
Передав: Петренко В.Б.
Прийняв: Сидоренко Б.І.
До обов'язків облікових працівників цехів повинно входити лише оформлення первинних документів з обліку виробітку.
Подати пропозицію про перегляд штатів працівників в цехах і бухгалтерії з розрахунку загального скорочення штатів не менш ніж на 20%.
Ознайомлений: підпис І.В. Іваненко