Министерство образования российской федерации
«МАТИ» – Российский государственный технологический
университет им. К.Э. Циолковского
Кафедра «Технология производства двигателей летательных аппаратов»
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
по курсу:« Делопроизводство »
Москва 2001
Содержание
Исходные понятия делопроизводства 3
Документ и его функции 3
Этапы делопроизводства в России 3
Унификация и стандартизация управленческих документов 4
Документирование 4
Общие нормы и правила оформления документов 4
Размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве 4
Размеры полей используемые в документах 5
Нумерация страниц в документах 5
Способы оформления дат 5
Сокращения слов, допускаемые в документах 6
Оформление в документах написания чисел 6
Написание физических величин 7
Выполнение в документах написания математических формул 7
Таблицы и выводы 7
Оформление в документах знаков препинания и символов 9
Корректурные знаки использующиеся при правке деловых документов 9
Виды документов и их классификация 10
Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов 12
Оформление реквизитов документов 12
Бланк документа 18
Оформление докладной, служебной и объяснительной записки 19
Оформление документации по личному составу 21
Состав кадровой документации 21
Документация, используемая при приеме на работу 21
Резюме 21
Автобиография 22
Заявление о приёме на работу 22
Трудовой контракт (договор) 23
Трудовая книжка 25
Состав документации, используемый при увольнении работника 26
Заявление о предоставлении отпуска 27
Приказ 27
Характеристика 28
Документооборот 28
Понятие документооборота и его основные этапы 28
Какие документы обращаются в организации 29
Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации 33
Правила регистрации и индексирования документов. 34
Организация контроля за исполнением документов 35
Систематизация и хранение документов в организации 36
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ 37
Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации 37
Архивный фонд Российской Федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы 40
Использование документов архива 41
Литература 45
Приложение 1 47
Приложение 2 48
Приложение 3 49
Приложение 4 52
Приложение 5 53
Приложение 6 54
Делопроизводство
Исходные понятия делопроизводства
Делопроизводством называют деятельность, охватывающую документирование и организацию работы с документами [7] или другими словами человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием (рис. 1). Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения и использованию архивных документов относят к архивному делу.
Рис. 1. Классификация делопроизводства.