- •Министерство образования российской федерации
- •Исходные понятия делопроизводства
- •Документ и его функции
- •Этапы делопроизводства в России
- •Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Документирование Общие нормы и правила оформления документов Размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве
- •Размеры полей используемые в документах
- •Нумерация страниц в документах
- •Способы оформления дат
- •Сокращения слов, допускаемые в документах
- •Оформление в документах написания чисел
- •Написание физических величин
- •Выполнение в документах написания математических формул
- •Таблицы и выводы
- •Оформление в документах знаков препинания и символов
- •Корректурные знаки использующиеся при правке деловых документов
- •Виды документов и их классификация
- •Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •Оформление реквизитов документов
- •27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Бланк документа
- •Оформление докладной, служебной и объяснительной записки
- •Оформление документации по личному составу Состав кадровой документации
- •Документация, используемая при приеме на работу
- •Автобиография
- •Заявление о приёме на работу
- •Трудовой контракт (договор)
- •Трудовой контракт
- •Трудовая книжка
- •Состав документации, используемый при увольнении работника
- •Заявление о предоставлении отпуска
- •Характеристика
- •Документооборот Понятие документооборота и его основные этапы
- •Какие документы обращаются в организации
- •Информационно-поисковая система (ипс) для работы с документами организации
- •Правила регистрации и индексирования документов.
- •Организация контроля за исполнением документов
- •Систематизация и хранение документов в организации
- •Архивное хранение документов и дел Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации
- •Архивный фонд Российской Федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы
- •Использование документов архива
- •Литература
- •Приложение 5
- •Приложение 6
Документ и его функции
Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".
Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.[7] Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
Этапы делопроизводства в России
В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.
Унификация и стандартизация управленческих документов
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).
С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 [3], внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.
Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).