2.2. Підготовка робочої таблиці

Робоча таблиця представляє собою специфічний узагальнюючий бухгалтерський реєстр, який містить три секції: Пробний баланс; Трансформаційну секцію та сектор фінансових звітів (Рис. 2.3).

Назви рахунків	Пробний баланс		Трансформація		Трансформований Пробний баланс		Звіт про прибутки та збитки		Балансовий звіт
	Дт	Кр	Дт	Кр	Дт	Кр	Дт	Кр	Дт	Кр

Рис.2.3. Схема Робочої таблиці

Пробний баланс — це перелік усіх рахунків Головної книги, що мають сальдо на кінець облікового періоду .

Трансформаційна секція складається з двох частин: перша відображає безпосередню трансформацію рахунків Пробного балансу, а друга — сальдо рахунків після трансформації.

Сектор фінансових звітів містить Звіт про прибутки та збитки за обліковий період та Балансовий звіт станом на дату закінчення облікового періоду. Звіт про прибутки та збитки є переліком доходів певного періоду та витрат певного періоду. Отже, рахунки, на яких облічуються ці об’єкти, повинні відкриватися на початку облікового періоду й закриватися наприкінці цього періоду. Таким чином, рахунки доходів та витрат не повинні мати перехідного сальдо між періодами. Такі рахунки називають номінальними. Балансовий звіт містить перелік сальдо рахунків активів, зобов’язань та капіталу власника. Ці рахунки мають перехідне сальдо з одного облікового періоду до іншого. Вони називаються реальними рахунками.

Пробний баланс, перенесений до Робочої таблиці з Головної книги, містить як реальні, так і номінальні рахунки. Всі рахунки згруповані у п’ять розділів: активи, зобов’язання, капітал власника, доходи та витрати.

Трансформація виявляє усі витрати та доходи облікового періоду. Трансформація витрат полягає у:

• виокремленні з раніше понесених витрат тих, що стосуються саме облікового періоду;

• нарахуванні витрат.

Серед рахунків активів є рахунки, які містять раніше понесені витрати. Це рахунки запасів, авансованих витрат та обладнання. Витрати на ці об’єкти обліку були сплачені раніше, проте не всі вони є „спожитими” (або вичерпаними) в обліковому періоді. Вартість запасів, придбаних за обліковий період, може бути не повністю використана у діяльності організації в обліковому періоді. У нашому прикладі придбано офісні матеріали на суму $ 350. На кінець періоду матеріали на руках становили $ 200. Отже, вартість використаних за період матеріалів становить: $ 350 - $ 200 = $ 150.Таким чином, витрати на матеріали за період склали $ 150. Ця величина буде відображена у Звіті про прибутки та збитки за період. Це означає, що вартість використаних за період матеріалів мусить бути списана з рахунку „Офісні матеріали” на рахунок „Витрати на офісні матеріали”. У відповідності до плану аналізу господарських операцій списання запасів має такий вигляд (Рис. 2.4):

до Звіту про прибутки та збитки

Рахунок, задіяний у операції	Категорія рахунку	Зміни у рахунку: + чи -	Правила дебетів та кредитів
Витрати на запаси	витрати	+	Дт
Запаси	актив	-	Кт
до Балансового звіту

Рис. 2.4. Операція списання запасів.

Оскільки наведений приклад є першим прикладом трансформації, а у Робочій таблиці трансформаційні проведення позначаються літерами, то бухгалтерське проведення цієї операції має вигляд:

(А) Дт 517 Витрати на офісні матеріали $ 150

Кт 115 Офісні матеріали $ 150.

Наступним прикладом трансформації є відокремлення інформації стосовно авансованих платежів. За своєю економічною сутністю вони є витратами наступних періодів. Отже, частина авансованих витрат повинна бути віднесена у тій частині, яка вичерпалась в обліковому періоді, до витрат такого періоду. У нашому прикладі на початку облікового періоду сплачено авансом орендну плату за три місяці у сумі $ 900. Отже, щомісячна сума вичерпання авансованих витрат становить: $ 900 / 3 = $ 300. Таким чином, по закінченні першого місяця кварталу реальна величина авансованої суми орендної плати вже становитиме $ 600, а решта - $ 300 — це є витрати облікового періоду на орендну плату. Виходячи з цього, сума у $ 600 авансованої орендної плати повинна бути відображена на відповідному рахунку у складі активів Балансового звіту на кінець періоду, а величина витрат облікового періоду на орендну плату у сумі $ 300 — у Звіті про прибутки та збитки облікового періоду. У відповідності до плану аналізу господарських операцій відображення витрат на оренду має такий вигляд (Рис. 2.5):

---до Звіту про прибутки та збитки

Рахунок, задіяний у операції	Категорія рахунку	Зміни у рахунку: + чи -	Правила дебетів та кредитів
Витрати на орендну плату	витрати	+	Дт
Авансована орендна плата	актив	-	Кт
до Балансового звіту

Рис. 2.5. Операцій відображення витрат на оренду

Бухгалтерське проведення цієї операції має вигляд:

(Б) Дт 514 Витрати на орендну плату $ 300

Кт 114 Авансована орендна плата $ 300.

Сума, сплачена за обладнання при його придбанні, повинна бути повернута за період експлуатації обладнання. Частина цієї вартості сприяла отриманню доходу облікового періоду, а, отже, і повинна бути включена до витрат періоду. Разом з тим, сума, сплачена при придбанні обладнання, не може бути зміненою, оскільки операція по придбанню відбулася саме за цією сумою (й підтверджується відповідними документами). Ця сума називається історичною вартістю, або первісною вартістю обладнання. Саме вона була відображена у Загальному журналі при реєстрації операції з придбання обладнання. Вартість обладнання, що сприяла отриманню доходу облікового періоду повинна бути включеною до витрат цього періоду. Ця частина дістала назву спрацювання, або знос. Знос, таким чином, є частиною раніше сплаченої вартості обладнання при його придбанні, яка (частина) локалізуються у витратах облікового періоду. Визначення суми зносу для конкретного облікового періоду визначається податковими правилами. Зокрема Податкова Інспекція Канади має низку специфічних правил визначення розміру зносу з метою визначення величини спрацювання з метою оподаткування. Для фінансових звітів може бути використано декілька методів нарахування зносу, найпростіший з яких — прямолінійний. Він засновується на таких припущеннях:

• вартість обладнання розподіляється рівномірно між обліковими періодами його використання;

• після закінчення терміну використання обладнання має ліквідаційну вартість.

У нашому прикладі придбано обладнання для надання послуг вартістю $ 3,000, розраховане на 5 років експлуатації й очікувана ліквідаційна вартість якого становить $ 0. Виходячи з наведених даних, сума, що має бути відшкодована власником за п’ять років експлуатації, становить:

первісна вартість - ліквідаційна вартість = $ 3,000 - $ 0 = $ 3,000.

Щорічна сума становитиме одну п’яту від визначеної вище, або: (первісна вартість - ліквідаційна вартість) / очікуваний термін експлуатації = ($ 3,000 - $ 0)/ 5 років = $ 600. Місячна сума зносу становитиме дванадцяту частину, або:

$ 600 / 12 місяців = $ 50.

Саме ця сума і становить витрати на знос облікового періоду й має бути відображена у Звіті про прибутки та збитки.

Ця сума буде накопичуватися з місяця в місяць протягом 5 років й наприкінці цього періоду досягне суми у $ 3,000. Рахунок, на якому буде облічуватися накопичуваний знос, називається „Накопичений знос обладнання для надання послуг”. Він показує, яку суму первісної вартості втратило обладнання. Отже, він є уточнюючим, або контрарним, рахунком до рахунку „Обладнання для надання послуг”. Балансовий звіт має відображати як історичну вартість, так і накопичений знос обладнання, що ілюструється наведеним фрагментом балансового звіту (Рис. 2.6).