- •Введение
- •Запуск программы. Окно табличного процессора
- •Создание, сохранение и загрузка с диска рабочих книг
- •Создание нового документа
- •Сохранение документа
- •Загрузка рабочей книги
- •Операции с рабочими листами
- •Вставка и удаление рабочих листов
- •Перемещение и копирование рабочих листов
- •Переименование рабочих листов
- •Защита информации
- •Операции с ячейками таблицы
- •Выделение ячеек
- •Ввод и редактирование данных
- •Копирование и перемещение данных
- •Удаление данных
- •Автоматизация ввода данных
- •Автозаполнение
- •Автозавершение
- •Выбор из списка
- •Форматирование ячеек
- •Объединение ячеек
- •Установка границ и фона ячеек
- •Условное форматирование ячеек
- •Коррекция высоты строк и ширины столбцов
- •Использование формул и функций
- •Формулы
- •Способы адресации ячеек
- •Функции
- •Автосуммирование
- •Редактирование формул и функций
- •Выполнение логических функций
- •Создание примечаний
- •Работа со справочной системой Microsoft Excel
- •Диаграммы и графики
- •Создание диаграмм
- •Редактирование диаграмм
- •Форматирование диаграмм
- •Обработка данных
- •Закрепление областей
- •Сортировка данных
- •Применение автофильтра
- •Использование расширенного фильтра
- •Формы данных
- •Сводные таблицы
- •Консолидация данных
- •Создание колонтитулов
- •Содержание
Обработка данных
Одной из задач, решаемых с помощью электронных таблиц, является создание и ведение списков. Списками в табличных процессорах называются простейшие базы данных, состоящие из строк - записей и столбцов - полей. Классическими примерами списков являются телефонные книги и списки адресов. Для работы со списками в Excel служат специальные функции и средства - сортировка, фильтрация, итоги и сводные таблицы.
Закрепление областей
При просмотре данных таблиц, содержащих большое количество строк и (или) столбцов, заголовки таблиц и сами данные могут не помещаться в область экрана. Для устранения этого недостатка области таблицы следует закрепить, что позволяет при просмотре областей списка одновременно видеть на экране часть его заголовка и расположенные слева столбцы. С целью закрепления областей вызовите команду Окно/Закрепить области. При этом закрепляются ячейки выше и левее ячейки, в которой стояла курсорная рамка. Пример одновременного отображения различных областей таблицы приведен на рисунке 20. Курсорная рамка стояла в ячейке D1.
Для отмены закрепления областей следует выполнить команду Окно/Снять закрепление областей.
Рисунок 20. Лист с закрепленными областями
Сортировка данных
Сортировка позволяет представить списочные данные в требуемой последовательности для облегчения поиска и анализа информации. Текстовые данные можно располагать в алфавитном или в обратном алфавитном порядке, а числовые в порядке возрастания или убывания. Одновременно можно отсортировать данные по трем различным полям списка.
Для сортировки данных следует установить курсорную рамку в любую ячейку сортируемого поля таблицы и выполнить команду Данные - Сортировка. При этом в строке ввода области Сортировать по появившегося диалогового окна будет вставлено имя сортируемого поля таблицы (другое поле можно выбрать в списке, который открывается здесь же кнопкой ). Тип сортировки задается переключателями области Сортировать по. Строки ввода областей Затем по и В последнюю очередь по служат для указания полей сортируемых во вторую и в третью очередь.
Для сортировки данных в выделенном поле можно также использовать кнопки панели инструментов Стандартная.
Excel позволяет сортировать данные не только во всей таблице, но и в выделенном диапазоне смежных ячеек, например, в выделенных строках или в выбранной части поля.
Применение автофильтра
Фильтрация используется для быстрого поиска информации в больших списках, фильтр позволяет выводить на просмотр только информацию, отмечающую установленному условию (условиям).
Фильтр можно установить командами Автофильтр и Расширенный фильтр из меню Данные – Фильтр (рис. 21), кроме того, критерии фильтрации могут быть заданы в специальной экранной форме, предназначенной для работы с отдельными записями списка (форма для списка выводится на экран по команде Данные - Форма).
Рисунок 21. Выбор условия для фильтрации.
Для установки автофильтра нужно поместить курсорную рамку внутри списка и выполнить команду Данные – Фильтр - Автофильтр (повторный выбор этой команды отменяет автофильтр). После этого для каждого столбца будет построен список возможных критериев вывода информации и в заголовках каждого столбца появятся кнопки автофильтра , с помощью которых эти списки открываются. Каждый из указанных списков содержит перечень неповторяющихся значений поля (для фильтрации по содержимому поля) и следующие команды:
Все - вывод всех записей. Используется для отмены условий автофильтра в выбранном поле;
Первые десять... - вывод на экран диалогового окна Наложение условия по списку, при помощи которого можно выбрать произвольное количество записей с наибольшими или наименьшими значениями выбранного поля;
Условие... - вывод на экран диалогового окна Пользовательский автофильтр (рис. 22) для задания сложных условий выборки с использованием 12 различных операторов («больше», «меньше или равно», «начинается с», «содержит» и т.д.). Пользовательский автофильтр позволяет установить один или два критерия выборки объединенных логическими операциями И или ИЛИ.
Рисунок 22. Пользовательский автофильтр.
С помощью автофильтра можно задать условия выборки для нескольких полей списка, в этом случае фильтрация производится по объединенному критерию (условия соединяются оператором И), т.е. выводимая информация будет удовлетворять всем установленным условиям.