Удаление данных
Содержимое выделенной ячейки или группы ячеек можно удалить клавишей Delete, командой Содержимое из меню Правка-Очистить или командой Очистить содержимое контекстного меню (выводится на экран щелчком правой кнопки мыши по выделенным ячейкам). Командами меню Правка-Очистить можно также задать другие варианты очистки:
Все - удаляет содержимое и отменяет форматирование ячейки;
Форматы - отменяет только форматирование ячейки;
Примечания - удаляет вставленное в ячейку примечание.
Автоматизация ввода данных
Excel предоставляет несколько возможностей позволяющих упростить и ускорить процесс ввода данных, к которым кроме копирования относятся также автозаполнение, автозавершение, выбор из списка и т.д.
Автозаполнение
Одной из возможностей Microsoft Excel является построение последовательностей. В программе предусмотрена возможность построения последовательностей календарных дат, интервалов времени, числовых рядов (арифметических и геометрических прогрессий). В режиме автозаполнения можно построить любую последовательность значений с постоянным приращением, включая комбинации чисел и текста.
Для
выполнения операции автозаполнение
следует выделить ячейку, содержащую
исходное значение и переместить курсор
мыши (белый крестик)
на маркер заполнения – черный прямоугольник
в правом нижнем
углу рамки выделения
.
Когда указатель мыши примет вид черного
крестика,
нужно выполнить левое (при нажатой левой
кнопке мыши) или правое (при нажатой
правой кнопке мыши) перетаскивание
содержимого ячейки
в любом направлении (влево, вправо, вверх
или вниз). Результат левого
перетаскивания зависит от содержимого
ячейки.
Если перетаскиваемая ячейка содержит текстовое значение, то текст будет копироваться в новые ячейки (рис. 4а). Если ячейка содержит число, то левое перетаскивание позволяет скопировать значения (рис. 4,а), а левое перетаскивание при нажатой клавише Ctrl – проиндексировать их в арифметической прогрессии с разностью, равной единице (рис. 4, б). Для увеличения значений в ячейках нужно перетаскивать маркер заполнения вправо или вниз. Для уменьшения значений – влево или вверх. Арифметическую прогрессию в Excel удобнее задавать двумя первыми значениями, тогда шаг приращения вычисляется автоматически, как разность между этими значениями.
а) б)
Рисунок 4. Результаты копирования содержимого ячеек
перетаскиванием левым (а) и правым (б).
Если ячейка содержит числовое значение и текст, то при левом перетаскивании текст будет копироваться, а числовое значение изменяться (рис. 5).
Рисунок 5. Копирование буквенно-цифровой информации.
Для ячейки, содержащей текстовые компоненты даты (название месяца или дня недели) или числовые значения даты и времени, то при левом перетаскивании будет построен соответствующий ряд изменяющихся значений (рис. 6).
Рисунок 6. Заполнение ячеек предопределенной информацией.
Если исходная ячейка содержит формулу, то результат операции автозаполнение будет зависеть от типа ссылок в формуле. Абсолютные адреса ячеек (подробнее информация в теме «Способы адресации ячеек») меняться не будут, в относительных адресах изменятся идентификаторы строк или столбцов, в зависимости от направления заполнения.
При правом перетаскивании после отпускания кнопки, на экран выводится меню, в котором можно выбрать варианты заполнения ячеек:
Копировать ячейки - значение ячеек копируется;
Заполнить - выделенные ячейки заполняются в арифметической прогрессии с разностью, равной единице;
Заполнить только форматы – копируется только формат;
Заполнить только значения – копируется только значение;
Прогрессия - позволяет выбрать тип и шаг прогрессии;
Заполнить по дням;
Заполнить по рабочим дням;
Заполнить по месяцам;
Заполнить по годам.
Последние четыре варианта позволяют выбрать шаг изменения значений для даты, который может быть равен одному дню или одному рабочему дню, одному месяцу и одному году.