Использование расширенного фильтра
Расширенный фильтр позволяет устанавливать более сложные критерии фильтрации, например, задавать условия, соединенные оператором ИЛИ, сразу для нескольких полей, более двух условий для одного поля и вычисляемые условия.
Для команды Расширенный фильтр условия отбора записей (строк) из списка задаются в отдельном диапазоне рабочего листа. Диапазон условий может состоять минимум из двух строк (рис. 23). Первая строка должна содержать имена полей списка, для которых задаются условия, а вторая и последующие - сами условия отбора. При отборе записей для отдельных условных строк строятся результирующие списки, для каждого из которых одновременно выполняются все условия в соответствующей условной строке.
Рисунок 23. Расширенный автофильтр.
Чтобы снова вывести все записи следует в меню Данные - Фильтр выбрать пункт Отобразить все.
Формы данных
При просмотре, изменении, добавлении и удалении записей в списке данных, а также при поиске записей по определенному критерию удобно использовать форму данных, которая позволяет выводить на экран и корректировать любую запись списка. При модификации полей записи в форме, изменяется содержимое соответствующих ячеек списка. Форму для работы со списком можно сформировать командой Данные – Форма, предварительно установив курсорную рамку на любую ячейку списка. После выбора этой команды в меню на экран выводится окно формы (рис. 24), в котором поля списка представлены одноименными строками с атрибутами одной записи. Для перехода к другим записям списка в форме используются кнопки перехода и полоса прокрутки, а для перемещения по полям формы - мышь и клавиши Tab (вниз), Shift+Tab (вверх).
Рисунок 24. Форма данных.
Работа со списком выполняется с помощью следующих кнопок формы:
Добавить - используется для очищения полей формы перед вводом новой записи и добавления новой записи в конец списка (после первого щелчка по этой кнопке производят ввод данных в очищенные поля формы, после второго - введенная запись добавляется в конец списка).
Удалить - удаляет отображаемую в форме запись (при этом остальные записи списка сдвигаются, заполняя освободившееся место).
Вернуть - отменяет все изменения, произведенные в отображаемой записи до завершения редактирования, т.е. перед нажатием клавиши Enter.
Назад - выводит предыдущую запись списка, а если задан критерий отбора (кнопка Критерии), то - предыдущую запись из тех, которые удовлетворяют заданному критерию.
Далее - выводит следующую запись списка или следующую запись, удовлетворяющую заданному критерию отбора (кнопка Критерии).
Критерии - очищает поля формы и переводит ее в режим ввода критериев отбора записей.
Правка - служит для выхода из режима ввода критериев, эта кнопка появляется после нажатия кнопки Критерии.
Очистить - удаляет существующие критерии, эта кнопка появляется после нажатия кнопки Критерии.
Закрыть - закрывает форму данных.
Критериями отбора для текстовых полей формы могут быть символьные константы, например, имя Иван для поля ИМЯ или название города для поля ГОРОД. В Excel критерий отбора для текстового поля можно вводить не только целым словом, но и частью слова с символами подстановки (* - заменяет любое число символов в слове, а ? - один символ в слове). Если поиск проводится по первым буквам слова, символы подстановки можно не использовать. Например, одна буква, введенная в качестве критерия в текстовое поле формы, рассматривается как начальная буква слова в соответствующем поле (без учета регистра).
При установке критериев для числовых полей можно использовать соответствующие константы (например, числа или даты) и выражения со следующими операторами сравнения:
= - равно;
<> - не равно;
< - меньше;
> - больше;
<= - меньше или равно;
>= - больше или равно.
Итоги
В Excel имеется несколько возможностей для вычисления итогов. Например, для выделенного диапазона ячеек производится автоматическое вычисление итогов в строке состояния. По умолчанию в области автоитогов строки состояния формируется сумма значений в выделенных ячейках, но итоговую функцию можно изменить путем выбора в контекстном меню (рис. 25), которое выводится на экран щелчком правой кнопки мыши в области автоитогов (на рисунке это область с суммой выделенных ячеек).
П
ри
анализе списков вычисление итогов можно
производить путем записи
соответствующих функций в итоговые
ячейки, но удобнее вычислять итоги
путем построения сводных таблиц или с
помощью команды Данные-Итоги.
В первом случае подготовительная
обработка списка не требуется, во втором
- список предварительно нужно отсортировать
по полю, которое будет
использовано для группировки записей
списка.
Команда Данные-Итоги вставляет в список строки промежуточных (для групп) и общих (для всего списка) итогов, причем для подведения итогов можно использовать различные итоговые функции:
Сумма - суммирует числа в группе и в столбце;
К
Рисунок 25. Автоитоги.
Среднее - вычисляет среднее арифметическое значение группы;
Максимум - определяет наибольшее значение в группе и в столбце;
Минимум - определяет наименьшее значение в группе и в столбце;
Произведение - вычисляет произведение всех значений в группе и в столбце;
Количество чисел - вычисляет количество ячеек с числами в группе ив столбце;
Смещенное отклонение - формирует смещенную оценку среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных;
Несмещенное отклонение - формирует несмещенную оценку среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных;
Смещенная дисперсия - формирует смещенную оценку дисперсии генеральной совокупности по выборке данных;
Н
есмещенная
дисперсия
- формирует несмещенную оценку дисперсии
генеральной
совокупности по выборке данных.
Д
Рисунок 26. Диалоговое
окно Промежуточные итоги