Сводные таблицы

Средством для работы со списком данных является сводная таблица (таблица глобальных итогов). Сводная таблица - это специальный тип итоговой таблицы, при создании которой можно задавать ее организацию, выбирать поля для вычисления итогов и тип итоговых функций. После создания сводной таблицы ее можно модифицировать для удобства анализа данных, например, транспонировать заголовки столбцов в заголовки строк и наоборот.

Сводная таблица для списка данных формируется с помощью Мастера сводных таблиц, который запускается командой Сводная таблица из меню Данные. При создании сводной таблицы для списка Excel, перед запуском Мастера сводных таблиц следует выделить любую ячейку этого списка (одну).

Мастер сводных таблиц создает таблицу за четыре шага:

1. Задание типа источника данных.

2. Указание местонахождения исходных данных.

3. Задание макета таблицы и выбор итоговой функции.

4. Указание места для размещения таблицы.

На первом шаге, после запуска Мастера сводных таблиц на экран выводится следующее диалоговое окно (рис. 27).

Рисунок 27. Создание сводной таблицы.

Задание типа источника данных.

Если сводная таблица создается для текущего списка Excel, то установки данного окна менять не нужно и следует сразу перейти ко второму шагу, щелкнув мышью по кнопке Далее.

Рисунок 28. Указание местонахождения исходных данных.

На втором шаге нужно указать, где расположены исходные данные для сводной таблицы. Если источником данных является список Excel, то на этом шаге на экран выводится диалоговое окно, представленное на рисунке 28. Причем в этом окне уже будет указан адрес списка данных, если перед запуском мастера была выделена одна ячейка этого списка. Для указания другого диапазона нужно щелкнуть мышью по кнопке в строке Диапазон (при этом окно свернется в строку) и выделить требуемый диапазон, обязательно включив в него заголовки полей списка. Для перехода к следующему шагу создания сводной таблицы нужно восстановить окно, повторно щелкнув мышью по кнопке в строке Диапазон, и нажать в нем кнопку Далее.

Рисунок 29. Задание макета таблицы и выбор итоговой функции

На третьем шаге на экран выводится диалоговое окно для задания макета сводной таблицы (работа с макетом выводится на экран кнопкой Макет). Условное изображение макета сводной таблицы (рис. 29) расположено в центре этого окна и содержит три основных области Столбец, Строка и Данные. Область Страница используется для создания многомерной сводной таблицы, все страницы которой размещаются на одном листе. Справа от макета таблицы расположены кнопки с названиями полей списка данных (диапазон данных с этими полями был задан на втором шаге). Кнопки используются для формирования структуры сводной таблицы путем их перетаскивания мышью в различные области макета таблицы (в одну область можно перетащить сразу несколько кнопок). По умолчанию Мастер сводных таблиц суммирует числовые значения в области данных, поэтому там отображается надпись «Сумма по полю Всего» (для нечисловых значений мастер вычисляет их количество). Для смены итоговой функции нужно дважды щелкнуть мышью по новому имени поля в области данных, в появившемся на экране окне (рис. 30) выбрать необходимую операцию (на рисунке выбрана операция Среднее) и нажать на кнопку ОК.

Для перехода к последнему шагу, после формирования структуры сводной таблицы, нужно в окне с макетом таблицы нажать кнопку Далее.

На четвертом шаге работы Мастера сводных таблиц на экран выводится окно (рис. 31), в котором нужно указать место размещения сводной таблицы. Предпочтительным вариантом является выбор нового листа для сводной таблицы.

Рисунок 30. Смена итоговой функции.

Рисунок 31. Указание места для размещения таблицы.

Чтобы поместить сводную таблицу на существующий лист в последнем окне Мастера сводных таблиц, кроме установки соответствующего переключателя, требуется указать диапазон для размещения таблицы в строке ввода.

Результат работы Мастера сводных таблиц (первый вариант сводной таблицы) выводится на экран после нажатия кнопки Готово. Пример сводной таблицы представлен на рис. 32.

Рисунок 32. Пример сводной таблицы.

Далее сводную таблицу можно модифицировать путем перетаскивания полей из одних областей в другие при помощи мыши. Таким же способом можно изменять порядок следования и группировку полей в области строк или столбцов.

Реорганизация сводной таблицы выполняется для упрощения работы с данными, для получения более детальной информации или конкретного среза данных для просмотра и анализа. Для фильтрации информации удобно использовать значения полей в области страниц. Например, если в таблице на рисунке 32 перетащить поле район в область страниц (левый верхний угол листа), то сводная таблица примет вид, показанный на рисунке 33. В такой компактной таблице можно просматривать данные списка по отдельным районам города (верхнее ниспадающее меню, открывается кнопкой ).

Рисунок 33. Реорганизованная сводная таблица.