5. Отправка товара из магазина в Центр Дистрибуции/в другой магазин/Склад Временного Хранения

1. Отправку товара вправе осуществлять только сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности и ознакомившийся с процедурой отправки товара, предоставляемой Подразделением по распределению товара (Replenishment). В большинстве случаев таким сотрудником является Кладовщик/Старший кладовщик, а в его отсутствие любой уполномоченный Директором или Территориальным менеджером по управлению розничной сетью сотрудник магазина – далее Ответственный за отправку товара сотрудник.

2. Отправка товара со стороны магазина должна подтверждаться наличием соответствующих отметок об отгрузке товара в товарно-транспортных документах (печать магазина, подпись и расшифровка подписи), поставленных Директором/Заместителем директора/Администратором торгового зала магазина и Ответственным за отправку товара сотрудником. Со стороны перевозчика получение товара/грузовых мест (ГМ) должно подтверждаться наличием подписи водителя в соответствующих товарно-транспортных документах.

3. В процессе физической отправки товара, а также до/во время/ после подписания соответствующих товарно-транспортных документов Директору/Ответственному за отправку товара сотруднику запрещено оставлять товар без контроля (во избежание возникновения фактов умышленной порчи/кражи товара водителем/третьими лицами).

4. Сотрудник подразделения по распределению товара один раз в неделю формирует отчет по конкретным магазинам с указанием артикулов, подлежащих перемещению, и обеспечивает рассылку данного отчета по магазинам розничной сети.

5. Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан обеспечить перемещение товара в количестве и в сроки, определенные в соответствующих отчетах. При получении отчета с информацией о необходимости перемещения товара в другой магазин/Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”/Аутсорсинговый склад производится их фактическое перемещение и полное списание в Информационной системе «1С» в установленные сроки (в случае наличия в магазине товара, указанного в отчете).

6. Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан контролировать своевременную отправку товара в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”/другой магазин/Аутсорсинговый склад только тех артикулов, которые находятся в отчете, предоставленном сотрудником подразделения по распределению товара. В случае отправки артикулов, отсутствующих в отчете, аналогичные вещи будут присланы обратно в магазин со следующей поставкой.

7. В исключительных случаях, когда количество новых артикулов, поступивших в магазин в поставках, существенно отличается от количества, необходимого к перемещению по данным файла регламентирующего отправку товара, Директор магазина обязан обратиться в Подразделение по распределению товара с вопросом о дальнейших действиях.

8. При отправке в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”/Аутсорсинговый склад ООО “АДИДАС” Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник должен делать раздельные отправки товара в соответствии с указаниями Эксперта по товару по категориям (Адидас, Рибок, РокПорт) и с учетом сезонности товара (зима/лето) при этом на них следует оформлять отдельные расходные накладные, так как в дальнейшем данный товар будет отправлен разным адресатам. Инструкция по организации отправок рассылается Подразделением по распределению товара.

9. При отправке товара из магазина в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”/Аутсорсинговый склад ООО “АДИДАС” Директору/Ответственному за отправку товара сотруднику запрещено упаковывать в один короб обувь и текстиль.

10. Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник при подготовке товара к отправке обязан осуществить перемещение отправляемого товара в Информационной системе «1С» в одну зону хранения. В противном случае, товар будет невозможно израсходовать из Информационной системы «1С».

11. Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан обеспечить наличие на каждой единице товара соответствующей этикетки со штрих – кодом. Этикетка должна располагаться таким образом, чтобы её можно было легко найти и отсканировать сотрудникам магазина – получателя товара. Каждая единица текстиля должна быть упакована в отдельный полиэтиленовый пакет.

12. Директору/Ответственному за отправку товара сотруднику запрещено сдувать мячи (выпускать из них воздух) во избежание потери их товарного вида.

13. Перед тем, как упаковать товар в короба, Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан обеспечить наличие картонных подкладок: на дне короба и сверху (на товаре) - для защиты изделий при вскрытии коробов в магазине – получателе товара.

14. Подготовка к отправке небольшого по объему товара (носки, шапки, напульсники и т.п.) происходит следующим образом: товар сортируется по-артикульно, каждый артикул складывается в отдельный пакет.

15. Для отправки товара в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”/другой магазин/Аутсорсинговый склад ООО “АДИДАС” Директору/Ответственному за отправку товара сотруднику необходимо оформить заявку на заказ транспортного средства (см. Приложение 5). Заполненная заявка установленной формы должна быть отправлена Директором/Ответственным за отправку товара сотрудником на электронный адрес: [e-mail]

16. Директору/Ответственному за отправку товара сотруднику запрещается осуществлять заказ транспортного средства каким-либо способом, отличным от способа, определенного в пункте 5 п настоящего Руководства. В случае самостоятельного заказа транспортного средства для перевозки товаров (без оформления заявки и информирования сотрудников транспортной группы), ущерб, причиненный компании несанкционированным заказом, взыскивается с сотрудника магазина, оформившего такой заказ.

17. До момента отправления заполненной заявки на заказ транспортного средства в Транспортную группу Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”, Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан согласовать дату отправки товара с Директором дисконтного магазина.

18. В случае размещения Директором/Ответственным за отправку товара сотрудником заявки на перевозку до 14:00, срок её исполнения по Москве и московской области – 1 день с момента размещения, в регионах – 3 дня. В случае размещения заявки после 14:00 указанные сроки сдвигаются на один день: Москва и московская область – 2 дня, регионы – 4 дня. Необходимо учитывать, что выполнение региональных заявок в субботу и воскресенье осуществляется лишь по предварительной договоренности с Диспетчером Транспортной группы Центра Дистрибуции, так как автоматическая программа по приему заявок самостоятельно переносит даты подачи транспорта в случае размещения заявки на выходные дни с последующим уведомлением магазина-отправителя.

19. При упаковке коробов Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник должен обеспечить проклеивание стыков специальными пломбами (см. Приложение 5), содержащими штамп магазина, а также подписи Директора, сотрудника, формировавшего отправку и сотрудника, производившего установку пломб. Пломбы необходимо приклеивать на бумажную основу короба и проклеивать их сверху широким скотчем. Пломбы должны быть размещены снизу и сверху короба (в месте стыка открывающихся частей короба). На каждой стороне короба должно быть не менее 3 подписанных и проштампованных пломб. В качестве клея необходимо использовать клей ПВА.

20. В случае необходимости, Директор после согласования с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью и Менеджером по управлению регионом заказывает специализированный скотч безопасности для упаковки товара и минимизации потерь (в рамках бюджета хозяйственных расходов магазина).

21. Для отправки товара Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан сформировать следующий комплект товарно-транспортных документов в электронном виде:

• Расходную накладную;

• Товарно-транспортную накладную;

• Электронную накладную.

22. ТТН формируются с помощью Информационной системы «1С» и должны содержать корректные адреса (фактический и юридический), наименование и банковские реквизиты Грузополучателя/Грузоотправителя/Плательщика, название компании Перевозчика (который фактически был заказан сотрудниками Транспортной группы Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”), количество загруженных мест (коробов), паспортные данные водителя, государственный номер автомобиля и прицепа. Расходная накладная и Электронная накладная также формируются с помощью Информационной системе «1С».

23. Расходная накладная на товар должна содержать правильные адреса (фактический и юридический) и наименование реального грузополучателя товара, номера и содержимое коробов.

24. После формирования и учета документов в электронном виде, запрещается ручное изменение каких-либо полей документов в формате Excel. Данные документов, учтенных в 1:С и данные печатных форм документов должны быть полностью идентичны.

25. В документах обязательно должно содержаться количество ГМ в отправке. Запрещается отправка товара без указания в ТТН общего количества коробов (ГМ).

26. Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан обеспечить полное соответствие количества фактически упакованных в короба единиц товаров, количеству, указанному в Расходной накладной, Электронной накладной и ТТН.

27. При отправке товара Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан сформировать в бумажном виде: Товарно-транспортную накладную(далее – ТТН):

• если отправка товара осуществляется в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”/Аутсорсинговый склад ООО “АДИДАС” - в 4-х экземплярах. При этом 1 (пер-вый) экземпляр ТТН остается в магазине - отправителе товара, 2 (второй), 3 (третий) и 4 (четвертый) экземпляры передаются водителю. Все экземпляры ТТН должны быть подписа-ны водителем (с указанием ФИО водителя) в графе “Груз к перевозке принял” Товарного раздела и в графе “Принял водитель – экспедитор” и “Сдал водитель-экспедитор” Транс-портного раздела ТТН;

• во всех остальных случаях - в 4-х экземплярах. При этом 1 (первый) экземпляр ТТН остается в магазине - отправителе товара, 2 (второй) и 3 (третий) экземпляры передаются водителю, а 4 (четвертый) кладется на дно коробки с порядковым номером «1» (данная коробка помечается маркером со всех сторон надписью крупным шрифтом «Документы»). Все экземпляры ТТН должны быть подписаны водителем (с указанием ФИО водителя) в графе “Груз к перевозке принял” Товарного раздела и в графе “Принял водитель – экспедитор” и “Сдал водитель-экспедитор” Транспортного раздела ТТН

28. Каждый короб (грузовое место) должен содержать транспортную маркировку – уникальный порядковый номер (нумерация сквозная, запрещено сбрасывать счетчик порядковых номеров в 1:С), общее количество коробов в отправке и номер соответствующей учтенной расходной накладной (форма BOX-mark, см. Приложение 5). На каждый короб (грузовое место) Директором/Ответственным за отправку товара сотрудником должны быть наклеены следующие документы:

• Пак-лист короба с указанием номера соответствующей учтенной расходной накладной;

• BOX-mark с указанием номера соответствующей учтенной расходной накладной;

• Пломбы с подписями сотрудников и штампом магазина (см. Приложение 5)

• Последовательный оригинальный номер коробки со штрих-кодом, сформированный Информационной программой “1С”.

29. Если в магазине установлена версия 1:С 9.6.1 или выше, формирование Пак-листа и BOX-mark проводится автоматически с использованием функции программы «Упаковочный лист (по коробкам)». В случае наличия в магазине других версий 1:С, BOX-mark формируется в программе Excel( см. Приложение 5).

30. Расходная накладная на товар должна быть учтена Директором/Ответственным за отправку товара сотрудником только в момент физической загрузки коробов в транспортное средство для их отправки из магазина. Директору/Ответственному за отправку товара сотруднику запрещено учитывать расходные накладные на отправку товара до момента фактического прибытия транспортного средства в магазин. Также учет расходной накладной не может быть произведен другими сотрудниками магазина, кроме определенных в настоящем пункте.

31. Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник незамедлительно после фактической отправки товара должен уведомить получателя товара об осуществлении отгрузки. Уведомление производится путем написания электронного письма с указанием фактического времени и даты загрузки транспортного средства, а также номера заявки (DA), который магазин получает от робота в ответ на размещенную заявку на заказ машины. Информационное письмо направляется следующим адресатам:

• в случае отгрузки товара в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”/Аутсорсинговый склад ООО “АДИДАС”: [e-mail];

• в случае отгрузки товара в магазин: на электронную почту магазина – получателя товара и [e-mail].

32. Если в магазине установлена версия программы 1:С 9.6.1 или выше, после учета расходной накладной на отправку товара в другой магазин, Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник магазина обязан подтвердить запрос системы на отправку электронной версии накладной (FP) магазину-получателю товара.

Если в магазине установлена версия 1:С ниже 9.6.1, Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник магазина незамедлительно после учета расходной накладной на отправку товара, обязан сделать выгрузку данных из 1:С в папку M:\dat\XXXXX\tooffice, (где xxxxx- клиентский код магазина), затем скопировать из указанной папки файлы электронных накладных (*.uh и *.us) и отправить данные файлы по электронной почте магазину-получателю товара.

33. Не зависимо от версии 1:С, установленной в магазине, сразупосле учета в 1:С расходной накладной на отправку товара в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”/Аутсорсинговый склад ООО “АДИДАС”, Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник магазина обязан произвести выгрузку данных из 1:С в офисную систему по протоколуFTP.

34. Если товар перемещается в другой магазин, допускается отправка груза без маркировки коробов при условии, если экспедитором при отправке товара выступает сотрудник магазина-отправителя, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Возникшие расхождения документального и фактического наличия товара должны быть устранены в день отправки путем создания соответствующих приходных/расходных накладных участников движения товара. При этом предоставление акта расхождений не требуется.

35. В случае обнаружения грузополучателем товара с внутритарным несоответствием количества/размеров/артикулов и т.д. Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник магазина – отправителя товара должен осуществить коррекцию соответствующей Расходной накладной в Информационной системе “1С” путем создания новых Приходных/Расходных накладных с соответствующими ссылками на номера корректируемых Расходных накладных. При этом в случаях отправки товара в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”/Аутсорсинговый склад ООО “АДИДАС” Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник должен создать корректирующую Приходную накладную, в точности соответствующею по артикулам, количеству и размерам товара неправильной Расходной накладной, после чего учесть правильную Расходную накладную.

36. Директору/Ответственному за отправку товара сотруднику запрещено создание корректирующих Приходных/Расходных накладных к поставкам, которые уже были отгружены из их магазина, но ещё не получены грузополучателем товара.

37. После фактической загрузки коробов в транспортное средство, Директор/Ответственный за от-правку товара сотрудник обязан самостоятельно опломбировать отправляемый груз пломбой, имеющейся в магазине либо пломбой, полученной от водителя. Номер устанавливаемой пломбы должен быть обязательно указан в ТТН. Если пломба отсутствует, необходимо опломбировать автотранспортное средство с использованием оборудования для опломбирования инкассационных сумок (жгут, полба, пломбиратор). При этом необходимо обеспечить обжатие пломбы таким образом, чтобы номер оттиска отчетливо просматривался. В таком случае в ТТН указывается номер оттиска.

38. В случае осуществления Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара самостоятельно опломбировать кузов транспортного средства пломбой, находящейся в конверте с товарно-транспортными документами для следующего получателя товара. Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник должен проверить соответствие номера устанавливаемой пломбы номеру пломбы, указанной в ТТН следующего получателя товара. Если номер в ТТН не указан, Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник обязан самостоятельно указать в ТТН следующего получателя товара номер пломбы, устанавливаемой на транспортное средство после выгрузки товара.

39. В зависимости от объема поставки Директор/Ответственный за отправку товара сотрудник магазина обязан обеспечить загрузку товара из транспортного средства в течение следующего времени (с момента подачи транспортного средства к месту разгрузки):

• в течение 1 часа (до 100 коробов);

• в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов);

• в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов);

• в течение 4 часов (свыше 300 коробов).

Простоем транспортного средства будет являться увеличение времени разгрузки товара, указанного выше и зафиксированное соответствующей отметкой в ТТН.

40. В случае простоя транспортного средства по вине сотрудника магазина (в т.ч. посредством несвоевременной разгрузки/загрузки поданного транспортного средства), ООО “АДИДАС” может взыскать с данного сотрудника неустойку, выставленную транспортной компанией.

41. Любое перемещение товара должно быть одобрено сотрудниками Подразделения по распределению товара и диспетчером транспортной группы.

42. Все перемещения товара должны быть, по-возможности, осуществлены совместно с плановой поставкой товара в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”.