5.3 Редактирование данных

Предположим, что в списке заказов допущена ошибка, например, срок выполнения заказа 22222 не 1 февраля 2000 г., а 1 марта 2000 г. Чтобы автоматически исправить ошибку в таблице Заказы, исправьте ее в сформирован­ном запросе.

1. Удалить ошибочные данные с помощью Delete, исправьте ошибку и нажмите Enter, чтобы со­хранить запись.

2. Закрыть окно запроса.

3. В Области переходов найдите таблицу Заказы и двойным щелчком откройте её. Ошибка в таблице окажется исправленной.

4. Закрыть окно таблицы.

5.4 Отбор полей по нескольким условиям

Access предлагает возможность сузить поиск в БД с помощью условия отбора полей. Иногда необходи­мо выбрать из таблицы данные, удовлетворяющие несколь­ким условиям одновременно.

Предположим, что нужно выбрать из таблицы зака­зов заказы на журналы для заказчика 3254. Здесь требуется выполнение двух условий для выбора записи из таблицы.

Посмотрим, как это выпол­нить.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти

Рисунок 42

вкладку Создание, щёлкнуть на кнопке Конструктор запросов. В появившемся окне Добавление таблицы выбрать таблицу Заказы. Закрыть это окно.

2. Добавить в бланк запроса поляКодЗаказчика и Название. Отключите их вывод на экран. В качестве условия отбора для поля КодЗаказчика введите 3254, а условием для поля Название задайте Журналы.

Рисунок 43

Добавьте также все поля таб­лицы для вывода их на экран, как показано на рисунке 43.

3. Сохраните запрос, щелкнув на кнопке Сохранить. Присвойте запросу имя 3254-Журналы. Щелкните на кнопке Выполнить. Access найдет две записи из таблицы Заказы, как показано на рисунке 44.

Ксожалению, наш запрос выводит только код заказчика. Несомненно, удобнее работать с названиями фирм заказчиков, а не с их кодами. Для создания запроса, выводящего название фирмы заказчика, необходимо воспользоваться двумя таблицами.

1. Откройте запрос 3254-Журналы в режиме конструктора, воспользовавшись кнопкой Вид, смотрите рисунок 45.

2. Щелкните на кнопке Отобразить таб-

Рисунок 44

лицу на панели инструментов . Из появившегося списка в окнеОтобразить таблицу двойным щелчком выберите таб­лицу Заказчики и закройте окно. Обра-тите внимание, что между полями КодЗаказчика в двух таблицах существу­ет связь, созданная нами ранее. Теперь в окне конст­руктора запросов представлены списки полей двух таб­лиц, связа-нных по полю КодЗаказчика.

Рисунок 45

3. Дважды щелкните на полеФирма в таблице Заказ-чики, чтобы внести его в бланк запроса.

4. Запустите выполнение запроса. Access выведет на

экран заказы на журналы, выполняемые для фирмы «Альфа» (рисунок 46).

5. Сохраните и закройте запрос.

Рисунок 46

Таким образом, создано два запроса на выборку. Познакомимся с запросом на изменение, при помощи которого можно не только изменять данные, но и создавать новые таблицы.

5.5 Обновление записей

Конечно, вы можете вносить исправления прямо в таблице, однако удобнее создаватьзапросы на обновление. Их пре­имущество вы оцените при работе с большими таблицами. Предположим, что в одном из отделов нашего предприятия изменился номер рабочего телефона: вместо номера 138-19-10 теперь используется 320-36-55. Сейчас мы создадим запрос для изменения текущего номера телефона отдела.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Создание. Нажать на кнопку Конструктор запросов. Появилось окно Добавление таблицы. Добавить таблицу Сотрудники и закрыть окно Добавление таблицы. В бланк запроса добавьте поле РабочийТелефон. Нажмите на кнопку Тип запроса: обновление (рисунок 47).

Рисунок 47

2. В строке свойстваОбновление наберите новое значение поля Рабочий телефон, а именно 320-36-55.

3. В строке свойства Условие отбора введите 1381910.

4. Щелкните на кнопке Выполнить, Access выполнит запрос и попросит подтвердить обновление дан­ных.

Рисунок 48

5. Щелкните на кнопке Да.

6.Откройте запрос Рабочие телефоны сотрудни­ков. В двух записях значение поля Рабочий телефон ис­правлено на новое, как на рисунке 48.

7. Закройте окно нового запроса, не сохраняя изменений.

Выполнение запроса, заблокированного из-за режима отключения содержимого.

По умолчанию приложение Access блокирует все запросы на изменение (запросы на обновление, добавление, удаление и создание таблицы) кроме тех случаев, когда база данных находится в надежном расположении или подписана и имеет состояние доверенной. Если эти условия не выполнены, можно разрешить запросы для текущей базы данных, нажав кнопку Включить содержимое на панели сообщений.

Если при попытке выполнения запроса на изменение ничего не происходит, проверьте, не появляется ли в строке состояния Access следующее сообщение: